免費人資系統的真實成本：4 套免費方案能撐到幾人、卡在哪、換掉要付什麼代價

先問一個會讓很多老闆愣住的問題：你現在用的那套「免費人資系統」，到底是永久免費，還是試用期還沒到期？

我們在幫客戶盤點內部工具的時候，發現這兩件事被混在一起講的比例高得驚人。老闆以為公司有一套人資系統，實際打開看，是一個共用的 Google 試算表加上一個三個月後要開始收費的雲端帳號。等到收費通知寄來，人事資料已經在裡面躺了半年，這時候要嘛付錢、要嘛搬家，兩條路都不便宜。

這篇要做的事很單純：把台灣市面上四種「免費」路線攤開來，講清楚各自撐得到幾個人、會卡在哪裡，以及要換掉的時候你實際上要付出什麼。搜「免費人資系統」這個字的人多半是在找解法，而 Ubersuggest 的台灣資料顯示這個字的廣告競爭度高達 0.91，代表有一整排廠商在搶這群人的注意力。原因不難猜：他們知道免費撐不久。

台灣真正永久免費的人資系統只有兩種

直接給答案：一種是自己用試算表拼，一種是自架開源系統。其他所有標榜免費的雲端人資系統，本質都是有期限的試用版或功能凍結版。

這張表最重要的一列是第三列。台灣主流的雲端人資系統，像 NUEIP 提供的是 30 天免費試用，104 企業大師 提供的是三個月免費，性質都是體驗期而非免費版。這件事本身沒有問題，問題在於很多公司把試用期當成正式導入，資料進去了、流程改了、員工也習慣了，到期那天才發現自己已經沒有退路。

我們的看法很直接：如果你打算用試用期撐過一年，那你不是在省錢，你是在把成本延後並且加上一筆搬遷費。真的要省，就從一開始選那兩種永久免費的路，並且事先知道它們的天花板在哪裡。

四套免費方案各自能做到哪裡

Google Sheets 自建：撐得住 10 人，撐不住月結

試算表的優點是零學習成本與完全客製。缺點在人數一過十個人就開始失控：多人同時編輯會覆蓋、公式被誤刪沒有人發現、離職員工的歷史資料跟現職混在一起。

最致命的是版本問題。當你把「本月出勤」複製成「上月出勤備份」的那一刻，就有兩份真相了。三個月後查一筆加班爭議，你會發現兩份檔案的數字不一樣，而且沒人記得哪一份才對。

OrangeHRM Starter：能管請假與出勤，管不了薪資

OrangeHRM 是全球使用者最多的開源人資系統，Starter 版本免費且開源，核心功能涵蓋員工資料、請假與工時管理。放在台灣的中小企業，它適合的場景是「我只想把請假流程從 LINE 群組搬出來」。

它撐不住的是薪資這一段。開源版本沒有台灣的勞保、健保、二代健保補充保費與勞退提繳邏輯，也沒有台灣的薪資所得扣繳級距。你可以自己寫，但那就變成一個要長期維護的開發專案，而且每次法規調整都要有人改。自架還有伺服器、備份與資安要顧，這些都是隱形人力成本。

雲端系統的試用期：功能最完整，時間最短

試用期的體驗通常是四種裡面最好的，因為廠商給的是完整版。這也是它最危險的地方：你會照著完整版去設計流程，到期後降回免費或退出，流程就斷了。

如果要用試用期，正確的用法是把它當成選型驗證，事先列好要驗的清單，時間到就做決定。想知道各家實際的功能與計價差異，可以看 人資系統推薦：台灣主流方案比較表。

政府表單工具：只管對外申報，不管內部管理

勞保局與健保署的網路申辦介面是免費的，但它處理的是「向政府申報」這一段。你公司內部的排班、加班申請、特休餘額、代理人設定，它一項都不管。把它當人資系統用，等於只做了流程的最後一哩，前面九十哩還是人工。

卡點一：月結薪資算不出來

這是免費方案最先撞到的牆，通常發生在人數十五到二十人之間，或是公司開始有變形工時、輪班津貼、業績獎金的時候。

薪資真正難的地方在規則的組合，加總反而是最簡單的一步。同一個月裡可能同時有平日加班前兩小時 1.34 倍、後面 1.67 倍、休息日出勤的另一套倍率、國定假日出勤加倍、特休折現、事病假扣薪、勞健保級距調整。這些規則各自都不難，但湊在一起用試算表寫，公式會長到沒有人敢改。

實務上會出現的畫面是這樣：算薪的人是公司待最久的那位會計，公式在她的檔案裡，她請假那個月薪資就發不出來。這已經超出系統的範疇，是實實在在的營運風險。

卡點二：勞健保與二代健保申報接不上

第二個卡點是對外申報。勞保投保薪資分級表會調、健保費率會調、二代健保補充保費的計費基礎跟一般保費不同，兼職與獎金的扣費規則又是另一套。

免費方案在這裡的問題是斷點：系統算出來的薪資，跟你要送給勞保局、健保署的資料是兩份，中間靠人工轉貼。轉貼就會錯，錯了就要更正申報，更正申報要補件、要說明，行政成本比省下來的系統費高很多。

這一段也是自架開源方案最不划算的地方。你等於要自己追台灣的法規更新，而這些規則幾乎每年都動。雲端商用系統的價值有很大一塊就在這裡：法規改了他們改，你不用管。

卡點三：法規一改，你的公式就過期

第三個卡點最容易被低估，因為它不會在某一天爆掉，而是慢慢累積成一顆地雷。

出勤紀錄是最典型的例子。雇主必須逐日記載到分鐘，並保存到勞工離職後五年。相關罰則在近年修法後已大幅提高，未依規定備置與保存出勤紀錄的罰鍰上限從三十萬提高到四十五萬元。特休也一樣，年度終結或契約終止時未休完的天數必須折算工資發給勞工，未依法給付的罰鍰區間是二萬元到一百萬元。

用試算表管出勤的公司，最常見的漏洞是「只留彙總、沒留逐日明細」，或是離職員工的檔案被刪掉騰空間。真的被檢查的時候，拿不出五年份的逐日紀錄，罰的是實實在在的錢。

換掉要付的三種代價

很多老闆拖著不換，理由是「反正現在還撐得住」。撐得住是真的，但拖愈久換的成本愈高，而且成本有三種，只有第一種看得見。

另外提醒一件很多人算漏的事：換系統的人力成本主要落在你自己人身上，廠商報的價通常只含匯入與教育訓練。整理舊資料、決定新制度怎麼算、追著同事把缺漏補齊，這些都是內部人力。以三十人規模來說，這段內部投入大約是兩到四週、一位人資或行政的部分工時，換算下來往往跟系統年費同一個量級。編預算的時候把這塊算進去，才不會做到一半發現沒人有空推。

第三種代價最容易被忽略。人資系統跟財會系統不一樣的地方在於它承載的是「制度」，制度有歷史。某個資深員工當年談的特休條件、某個部門默許的彈性上下班，這些在試算表時代靠人記，搬進系統就必須明文化。明文化的過程往往會翻出一堆沒人想面對的問題，這也是很多換系統專案卡住的真正原因。資料搬遷的完整節奏可以參考 中小企業客製化系統資料遷移指南。

什麼公司該用免費、該直接付費、該客製化

先給結論再解釋：人數十人以下且班別單純，用免費撐沒問題；十到一百人、制度標準，直接買雲端 SaaS 最划算；超過一百人或制度有大量例外，才輪到客製化。

這張表有一條隱藏的分水嶺：你的困難是「功能不夠」還是「接不起來」。功能不夠買現成的就好，接不起來才需要客製。很多公司在這裡誤判，買了更貴的 SaaS 結果還是要人工轉檔，因為問題從頭到尾都在介接。三年總持有成本怎麼算，人資系統價格怎麼算？三種計價模式與三年 TCO 實算 有實際數字，客製與 SaaS 的長期對照則在 客製化系統 vs SaaS 三年 TCO 完整拆解。

差勤與排班如果是你最痛的那一塊，可以單獨處理，不必整套人資系統一起換。客製化員工差勤、打卡、排班系統開發指南 那篇拆過這條路的決策點與報價區間。

從免費畢業之後怎麼選

要離開免費方案的時候，最有效的準備動作是把需求寫下來，而不是先去約廠商 demo。先看 demo 你會被功能清單牽著走，寫完需求再去看，你才問得出對的問題。

需求書不用寫得很正式，把這五件事寫清楚就夠用：目前有幾種班別與工時制度、有哪些例外個案、要不要跟門禁或 ERP 介接、誰有權限看到薪資、以及未來兩年人數大概會到哪裡。這份東西也是後續比價的基準，老闆找外包前必備的客製化系統需求書寫法 有可以直接抄的欄位範本。

如果你的評估結論是要往客製走，人資系統真正難的地方通常不在薪資公式，在於多角色權限。員工看自己的、主管看部門的、人資看全部、老闆看彙總，還要處理代理人與離職後的資料保留。這類多角色權限系統我們做過同型的，像 高雄市幼兒園招生系統 就是家長、園所、教育局三端各有各的視角與權限邊界；另外 恆遠會員中樞系統 是我們自己把註冊、登入、訂閱、權限抽成共用中樞，新產品一行接入，這件事我們天天在用。

完整的人資系統客製化決策點與報價區間，客製化 HRMS 人資管理系統開發完整指南 那篇寫得比這裡細。如果你只是想確認自己該不該離開免費方案，可以把現在的狀況丟過來，我們陪你看一下卡點在哪一層、從哪裡動最划算，真的要做再談範圍跟費用。也可以先看 客製化系統開發服務。