招生系統怎麼規劃？公幼與學校的名額、優先順位、抽籤、候補遞補，到教育局怎麼發包

招生系統怎麼規劃，第一步不在畫面，在規則。公立幼兒園、非營利幼兒園或學校的線上招生，真正要系統扛的是五件事：名額怎麼分、誰先錄取、同一順位滿額怎麼抽籤、放棄之後怎麼遞補、身分文件誰來審。這五件事的規則寫清楚、寫成白紙黑字，系統就做得出來；規則還在承辦人的腦袋裡，再漂亮的報名頁也撐不過招生季。

我們今年接下一個全市規模的公幼與非營利幼兒園招生系統建置案，從需求訪談一路做到現在，最深的體會是：家長看到的只有報名表，教育局和園所背後要處理的是一整套錄取規則，而且每一條都牽涉孩子能不能入學。這篇把規劃時要先回答的問題整理出來，寫給教育局承辦、園所行政與學校資訊組，最後也談教育局或學校要怎麼把這類系統發包出去。

先講範圍。這篇談的是「招生入學」：有名額上限、有法定優先順位、要公開抽籤的那種。如果你要找的是活動、講座或課程報名，名額先搶先贏、收費報到為主，可以看我們另一篇線上報名系統怎麼選；售票加入場驗票，看票券售票與活動報名系統開發指南。

公幼與非營利幼兒園有一條最上位的規則寫在法律裡。幼兒教育及照顧法第 7 條第 4 項規定，公立幼兒園及非營利幼兒園應優先招收需要協助幼兒；第 5 項再把優先招收的辦法交給各級主管機關自己訂。也就是說，每個縣市的優先順位、要附的證明、抽籤方式都可能不一樣，招生系統沒辦法買一套全國通用版直接裝上去。

招生系統要管的是錄取規則，報名表只是入口

先給結論：一套招生系統的難度，大部分落在「規則怎麼變成程式」這一段。下表把招生作業拆成六個環節，左邊是承辦人要先回答的規則問題，右邊是系統要做到的事，最後一欄是做錯時家長會怎麼感受到。

這張表也是規劃會議的議程。六個環節逐條問完，大概就知道這個縣市、這間學校的招生有多少「例外」，例外越多，越不適合拿現成的報名工具硬套。

名額、分齡與優先順位：先把錄取順序寫成一張表

最該先做的一件事，是把錄取順序寫成一張由上往下排的表，每一列只有一個條件。系統的排序邏輯就照這張表跑，承辦人也能拿著同一張表跟家長解釋。

以臺北市為例，臺北市公立幼兒園及非營利幼兒園優先招收需要協助幼兒入園辦法第 4 條列出可以登記優先入園的四款對象，第 6 條規定登記超額時依第 4 條各款順序錄取，同一款無法全部錄取時，以公開抽籤決定錄取名單與備取名單順序。北市的114 學年度公立幼兒園招生問答集則說明一般生採分齡辦理，依 5、4、3 歲的順序錄取，另外還有兄弟姊妹、新住民家長等其他優先錄取資格。

把這些規則攤平，大概會長成下面這樣。這只是用臺北市公開規則示範「表要怎麼寫」，各縣市的款次、名稱與順序請以當年度招生簡章為準。

寫這張表時有三個地方最常漏掉。第一是「時間條件」：北市問答集寫明，法定需要協助幼兒要在招生辦理階段登記才享有優先資格，到了備取階段就以一般生資格辦理，系統要能依階段切換規則。第二是年齡的切點日期，同一個孩子差一天出生，可能就落在不同年齡別。第三是設籍條件與例外，例如北市規定幼兒須與父母一方等人共同設籍，但原住民、經社政機關安置的幼兒等可以免設籍，這些例外如果沒有寫進規則表，系統只能交給人工逐筆判斷。

準公共幼兒園是與政府合作的私立幼兒園，招生方式依各縣市與各園的規定，跟公幼、非營利幼兒園的全市招生不一定走同一套流程；規劃時要不要納入，請先跟主管科室確認。至於園所平日的收托、繳費、親師聯絡這類日常管理，屬於另一種系統，可以參考我們寫的幼兒園管理系統開發指南。

這件事我們正在做：高雄市幼兒園招生系統的抽籤作業就是依身分別順位進行，需求訪談時用逐條對照的方式跟機關確認業務規則，確認之後書面凍結才進開發。把規則寫成表、雙方簽認，是我們認為整個專案裡最省錢的一步。

招生抽籤怎麼做才經得起家長檢視

先講答案：抽籤要做到三件事，結果才站得住。抽之前名單要鎖定並留存，抽的過程要能事後重演出一模一樣的結果，抽完的正備取名單要自動產生，中間不經過人工搬資料。三件事少一件，出事時就說不清楚。

人工環節出錯的代價很高。公視 2023 年報導過一個案例：臺北市一所實驗中學的國中部入學抽籤，因為學校重複置入名單而進行第二次抽籤，有孩子從正取變成落榜，家長也質疑關鍵名單與抽籤過程的錄影不見了，校方事後道歉並送調查報告到教育局。這是學校入學的案例，跟幼兒園招生同樣是名額有限、結果決定孩子去哪裡讀書，問題出在名單沒有在抽籤前被鎖定與檢核。

技術上要注意的細節有這幾個：

• 名單鎖定要有證據：抽籤前把參加名單存成快照並留下雜湊值，之後任何人都能比對抽籤用的名單有沒有被動過。
• 亂數要可重演：把抽籤用的種子與參數記下來，事後用同一份名單、同一組參數重跑，結果要一模一樣。這是回應申訴最有力的證據。
• 多胞胎與綁籤：北市問答集說明雙胞胎或多胞胎可由家長在報名時選擇「一籤」或「多籤」，同學齡的兄弟姊妹也可以比照。系統要在抽籤前就把綁籤關係建好。
• 公開場合即時抽：很多縣市會在公開場合抽籤，畫面要能投影、過程要讓在場的人看得懂，抽完當場就能查詢結果。
• 全部的籤都抽完：北市問答集寫明全部的籤依順位抽出，依序排成正取生、備取生。只抽到名額數就停，後面的備取順序就沒有依據。

還有一個常被誤會的地方：有抽籤的招生，早報名並不會比較優先。2018 年臺北市第一次開放公幼線上登記時，教育局就特別向家長說明，因為是統一抽籤，第幾個登記公平性都一樣。這點對系統設計很重要，登記期間不用做「搶名額」那種高併發排隊機制，壓力反而集中在截止前最後一天與放榜查詢的那一刻；名額先搶先贏的場合才需要我們在超賣怎麼防那篇講的那套做法。

報到、放棄與候補遞補：名額最容易卡住的地方

抽完籤只完成一半。真正讓承辦人忙到招生季結束的，是報到、放棄與遞補這一段：正取的人沒報到、報到後又改變主意、同時拿到兩園正取，每一種都會讓名額卡住，後面的備取遞補不到。

北市問答集對這一段寫得很具體，值得當成規則範本：錄取生一律線上報到，逾時視同放棄；同時是公幼與非營利幼兒園正取生的，只能擇一園報到，另一園的正取資格在報到時限截止後失效；報到後想換園，要在報到期限內先放棄原本的資格。到了備取辦理階段，新登記的備取序號接在前一階段的備取名單後面，例如前一階段排到備取 30，新的抽籤結果就從備取 31 開始。

台南市則是另一種做法。聯合報 2026 年 2 月報導，台南市教育局自 115 學年度起啟用改版的公共化幼兒園招生資訊網，線上登記、系統抽籤與線上報到整合在同一個平台，家長可以在線上同步登記一間公立幼兒園及一間非營利幼兒園，同時保留現場登記，採線上與實體雙軌並行。可以同時登記兩園，就代表系統要處理「一個孩子兩邊都正取」的狀況，報到規則要跟著寫清楚。

把這些狀態整理成一張表，開發時每一種轉換都要有對應的規則與通知：

這一段最怕的是靠人工打電話遞補。一間園打電話給備取家長、等家長考慮、再打下一位，一個名額可能就耗掉好幾天，乘上全市的園所數，教育局根本無從掌握進度。系統把遞補做成自動、每個節點自動通知家長，承辦人看儀表板就知道哪裡還有缺額。

資格審核與文件上傳：線上化之後，誰審、審錯怎麼改

線上報名之後，文件從紙本變成上傳檔案，審核的工作並沒有消失，只是換到園所端的後台。規劃時要先決定三件事：哪些身分要附證明、由誰審、審錯了怎麼更正。

• 分清楚哪些人免附文件：台南市的做法是設籍南市、不須另外檢附證明文件的一般入園幼兒，家長用手機或電腦就能完成報名。一般生全線上，要附證明的優先入園才進審核流程，審核量會小很多。
• 審核標準要寫進系統：同一種證明，A 園收、B 園退，申訴就會來。把每種身分要哪些文件、有效期限、什麼情況要退件補件寫成規則，審核畫面直接照規則提示。
• 補件要有期限與紀錄：退件原因、補件時間、誰審過，都要留下紀錄。之後家長申訴，承辦人翻得到完整經過。
• 更正流程要分權限：審錯要改，應該由誰改、要不要上一層核准、改完要不要重新排序，都要事先想好。抽籤之後才發現審錯，處理起來最麻煩。
• 保留現場管道：數位落差是真的。台南市、臺北市都保留現場登記，系統要讓園所人員能代為登錄，而且代登錄的資料和線上報名走同一套規則。

招生系統收的是幼兒與家長的個人資料，數量又大，蒐集時要告知哪些事項，可以參考個資同意書怎麼寫。資料存在哪裡、誰看得到、留多久，屬於系統的權限設計，下一段會談到。

家長、園所、教育局三端：各自要看到什麼

一套全市招生系統至少有三種使用者，各自要的東西差很多。先把每一端「要做什麼、要看到什麼、不能看到什麼」列出來，權限才設計得出來。

多角色系統的權限、操作紀錄與驗收要準備什麼，我們在政府標案系統開發跟企業案差在哪那篇已經寫得很細，這裡不重複。補一個招生系統特有的提醒：教育局最需要的是「不必等各園回報就掌握全市狀況」，所以儀表板的數字要跟各園後台同一份資料即時計算，不要做成各園定時上傳彙整，否則招生季最忙的那幾天，教育局看到的永遠是昨天的數字。後台報表與權限怎麼先規劃，也可以參考後台管理系統怎麼做。

教育局或學校怎麼發包招生系統：採購方式、需求書與時程

先給答案：招生系統發包，時程要從招生季往回推，需求書要寫業務規則而不只是功能清單，評選要看廠商懂不懂招生作業。三件事抓住，後面就少很多變更與爭議。

採購方式方面，資訊服務可以依政府採購法第 22 條第 1 項第 9 款，以「委託資訊服務，經公開客觀評選為優勝者」的方式辦理，評選作業準用最有利標的評選規定。我們接的高雄案就是由國小代辦教育局、採公開評選與準用最有利標決標，評選重點放在對招生作業的理解、系統規劃的完整度與履約能力，報價只是其中一項。實際要用哪一種招標方式、金額門檻怎麼算，請以機關採購單位的判斷為準。

時程是最容易被低估的。幼兒園招生的登記多半集中在春天，作業量非常集中，幾週內就要跑完登記、抽籤、報到與遞補。系統要在登記開始前完成建置、測試、資安檢測與教育訓練，往回推，決標最晚要落在前一年的年中。以高雄案為例，115 年 7 月決標，建置期到 115 年 12 月，116 年 1 月完成教育訓練，目標是 116 年招生季正式啟用。

需求書（RFP）的寫法可以參考我們的軟體 RFP 怎麼寫，招生系統要特別加進去的是下面這幾項：

資安要求要寫得具體。我們這個案子的系統承載大量幼兒與家長個資，屬於機關資通安全責任等級「高」的系統，防護與檢測依機關要求規劃，通過檢測後才上線。各等級要辦的事項見資通安全責任等級分級辦法，弱點掃描、滲透測試、壓力測試各測什麼，可以看三種資安檢測差在哪。

最後一點，需求要在開發前凍結。招生規則每年都可能微調，開發期間如果一邊做一邊改，時程一定守不住。我們的做法是逐條對照確認規則，確認後書面凍結才進開發，之後的調整走正式的變更流程，變更怎麼管可以參考軟體需求變更 SOP；從需求訪談到驗收每一步要交什麼，見系統開發流程的七個節點。

用表單、現成報名平台，還是客製招生系統：怎麼判斷

先講判斷原則：只有名額、沒有順位也不用抽籤的報名，現成工具就夠；只要牽涉法定優先順位、公開抽籤與候補遞補，而且要跨多個園所或學校共用，就值得規劃一套招生系統。

還在用表單的單一學校，可以先把前面那張錄取順序表寫出來，再看現成工具能不能照表跑。各種報名工具的功能與收費比較，我們在線上報名系統怎麼選整理過。規模到了全市或跨校，就照上一段的方式規劃發包；如果你是廠商端、正在準備投標，政府標案系統開發跟企業案差在哪會比較對口。

招生系統常見問題