個資同意書怎麼寫？第 8 條告知事項、範本全文、哪些情況一定要書面同意，以及線上收同意的做法

個資同意書是企業向客戶、學員或員工蒐集個人資料時，用來證明「我告知了、對方也同意了」的文件。個人資料保護法第 8 條要求蒐集時明確告知六件事：蒐集者名稱、蒐集目的、個資類別、利用的期間地區對象及方式、當事人能行使的權利，以及不提供會有什麼影響。一般個資在告知後取得同意（或雙方本來就有契約關係）就能蒐集；病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查、犯罪前科這六類特種個資，必須拿到當事人的書面同意，特定目的以外的利用則要另外取得單獨的同意。

我們在替自家的線上簽署工具整理範本庫時，「個資使用同意書」是用途最廣的一份：診所收病歷、補習班收學生資料、活動主辦收報名表、公司人資收新進員工的履歷和緊急聯絡人，全都用得到。整理過程我們把個資法第 3、6、7、8、19、20 條逐條對過全國法規資料庫原文，發現大家卡住的地方很集中：告知事項漏一項、目的寫得太空泛、同意跟服務綁在一起、未成年人自己簽。下面照這個順序拆開講。

最常被問的一題先回答：網站已經有隱私權政策，還要不要另外簽？隱私權政策能完成「告知」，但蒐集特種個資、要做目的外利用、或你需要拿出「這個人確實同意了」的證據時，政策頁做不到。個資法第 7 條第 4 項寫得很直白：蒐集者就當事人同意的事實，應負舉證責任。出事時要拿得出東西的是你。

個資同意書要寫哪些事項：第 8 條六項告知對照表

答案先給：第 8 條第 1 項列了六款，第一款是蒐集者名稱，後面五款才是實質內容。很多範本寫「五項告知事項」，指的就是這五款；名稱那一款一樣不能省，否則當事人根本不知道資料交給了誰。

第四款最容易只寫一半。期間、地區、對象、方式是四個要素，少一個就不完整。資料存在國外雲端主機時，地區要寫出國家；有委外的系統業者、物流或金流，對象要寫出類型。跨境這段如果你的系統用的是海外 SaaS，可以搭配SaaS 跨境資料傳輸合規指南一起看。

當事人權利那一欄，不能寫成「同意放棄」

第 3 條列了五項權利：查詢或請求閱覽、請求製給複製本、請求補充或更正、請求停止蒐集處理或利用、請求刪除，而且條文明寫不得預先拋棄或以特約限制。同意書裡寫「當事人同意不再要求刪除」，這句本身就沒有效力，還會讓主管機關覺得你的告知不老實。

什麼情況可以不告知

第 8 條第 2 項有六種免告知情形，包括法律規定可免告知、為了履行法定義務、當事人明知應告知的內容、非營利且對當事人顯然沒有不利影響等。對一般公司、店家來說，收客戶資料是為了做生意，幾乎碰不到這些例外，乖乖告知最省事。

哪些情況告知就夠，哪些一定要書面同意

一句話分清楚：一般個資「告知＋同意」或「告知＋契約關係」就能收；特種個資要書面同意；拿去做原本目的以外的事，要再取得一次單獨的同意。下面這張表把常見情境攤開。

特種個資這一列最常被低估。美睫店問過敏史、潛水教練收健康聲明、健身房問病史，收的都是第 6 條的健康相關資料。條文規定這種書面同意要準用第 7 條並「以書面為之」，口頭說好或隱私權政策帶過都不算。相關的情境範本可以看美睫同意書和潛水活動同意書，兩篇都有健康詢問欄位的寫法。

書面不等於紙本。個資法施行細則第 14 條寫明：第 6 條的書面同意，依電子簽章法的規定可以用電子文件為之。電子簽章法第 5 條則規定，法令要求書面的文件，內容能完整呈現、日後能取出查驗，就能用電子文件。電子簽名在什麼條件下有效，電子簽名法律效力那篇有完整整理。

講到這裡，範本寫好之後還有一段很實際的問題：怎麼發給每一位客戶或員工簽，而且事後查得到「誰、在什麼時候、同意了哪一版內容」。這件事我們自己有現成的工具。秒簽 SpeedSign（看它長什麼樣）是恆遠自行開發的線上簽署工具，範本庫裡就有一份個資使用同意書，五個告知欄位已經排好，你在編輯器裡填入自己的目的、類別和期間就能寄出。對方收到邀請信、輸入信箱驗證碼後在手機上簽名，不用註冊；秒簽會把同意條款存全文，稽核軌跡記下開啟、讀到末尾、簽署的時間與 IP，簽完的 PDF 最後一頁附簽署證明書。免費註冊就能用；想先問你的流程適不適合，也可以直接在 LINE 跟我們聊。

個資同意書範本全文（粗體處換成你的資料）

這份範本照第 8 條六款排列，另外加了特種個資與行銷兩個獨立勾選欄，以及法定代理人簽名欄。用不到的段落可以刪，但六項告知不要刪。

個人資料蒐集、處理及利用同意書

蒐集者：○○股份有限公司（統一編號 ○○○○○○○○）（以下稱本公司）

一、蒐集目的：本公司蒐集您的個人資料，用於辦理○○課程報名、上課通知、收據開立與學員服務。本公司不會將您的資料用於上述目的以外的用途；如需另作他用，將另行取得您的同意。

二、個人資料類別：姓名、出生年月日、手機號碼、電子郵件、通訊地址、緊急聯絡人姓名及電話。

三、利用期間、地區、對象及方式：期間為自蒐集日起至課程結束後二年止；地區為中華民國境內（本公司使用之雲端主機位於○○）；對象為本公司及受本公司委託處理資料之報名系統、金流與郵件寄送服務業者；方式為以電子檔或紙本保存、處理及利用，並採取適當之安全維護措施。期間屆滿或目的消失時，本公司將主動刪除或停止處理利用。

四、您的權利及行使方式：依個人資料保護法第三條，您得就您的個人資料請求查詢或閱覽、製給複製本、補充或更正、停止蒐集處理或利用、刪除。行使上述權利，請以電子郵件寄至privacy@○○.com.tw，本公司將依法定期限回覆。查詢、閱覽或製給複製本得酌收必要成本費用。

五、不提供之影響：您可自由選擇提供與否。若未提供手機號碼與電子郵件，本公司將無法寄送上課通知與課程異動訊息；其餘欄位未提供，不影響您報名課程。

六、特種個人資料書面同意（有蒐集才保留本條）：本公司為確認學員可安全參與體能課程，需蒐集您的健康狀況與過敏史。□ 我同意本公司於前述目的範圍內蒐集、處理及利用上述資料。

七、行銷利用同意（獨立勾選，不影響報名）：□ 我同意本公司以電子郵件或簡訊寄送課程與活動資訊。您可隨時以信中退訂連結或寄信至上述信箱拒絕，本公司將立即停止。

本人已詳閱並瞭解上述告知事項，同意本公司依上述範圍蒐集、處理及利用本人之個人資料。

當事人簽名：＿＿＿＿＿＿　日期：＿＿年＿＿月＿＿日

當事人未滿十八歲者，法定代理人簽名：＿＿＿＿＿＿　與當事人關係：＿＿＿＿

各行業最大的差別在目的、類別與期間三欄，下面這張表是診所、補習班、活動主辦、公司人資四種常見情境的填法參考。

活動現場會拍照的話，照片牽涉的是肖像權，跟個資同意分開處理比較清楚，欄位怎麼寫可以看肖像權同意書範本。人資到職時常一次簽好幾份文件，加班同意這類勞動法文件的寫法在自願加班同意書有整理，兩份文件目的不同，不要合成一張。

四種寫了等於沒寫的個資同意書

先講結論：同意書有沒有用，看的是對方「被告知清楚後，自己做了選擇」。下面四種寫法都在這一點上出問題。

概括同意一切用途

「本公司業務所需」「相關服務」這種寫法看起來保險，實際上最危險。金管會 101 年 10 月 24 日的函就點名銀行業告知書內容過於概括，沒有依實際業務告知目的、資料類別與利用對象，「恐未符合明確告知之要件」。第 5 條也要求蒐集要跟目的有正當合理的關聯。目的寫得越空，之後任何一種利用都可能被主張超出範圍。

漏寫不提供的影響

這是範本最常缺的一段。第 8 條第 1 項第 6 款要求告知「不提供將對其權益之影響」，少了它，告知就不完整。違反第 8 條的非公務機關，第 48 條規定由主管機關先命限期改正，屆期未改正才按次處新臺幣 2 萬到 20 萬元罰鍰。這筆錢不大，麻煩的是改正期間要回頭補告知每一位已經收過資料的人。

把同意綁在必要服務上

第 7 條第 2 項規定，目的外利用的同意要「單獨所為」；施行細則第 15 條補充，如果跟其他意思表示放在同一份文件，要在適當位置讓當事人知悉內容並確認同意。白話講就是：行銷、轉提供給合作夥伴這類非必要用途，要讓人可以只勾報名、不勾行銷。同一份金管會函也提醒，銀行不得因客戶拒絕簽署告知書就拒絕業務申請，告知書與同意書最好分開。

未成年人沒有法定代理人簽

個資法本身沒有規定幾歲能自己同意。國發會 108 年的函釋說得很清楚：未成年人行使個資法上的權利，回歸民法行為能力的一般規定，而且告知方式要符合孩子的年齡與理解能力。民法第 13 條規定未滿 7 歲無行為能力、滿 7 歲以上的未成年人為限制行為能力，民法第 77 條要求限制行為能力人的意思表示應得法定代理人允許。補習班、營隊收學生資料，請家長一起簽最穩，家長同意書範本裡有法定代理人欄位的完整寫法。

隱私權政策和個資同意書差在哪

分工很簡單：隱私權政策負責對所有人公開告知，個資同意書負責留下特定一個人同意的證據。兩份都要有，內容要一致。

實務上最常見的組合是：網站放隱私權政策，報名表或註冊頁加一行「我已閱讀並同意」勾選，連到完整告知內容；收特種個資或要做行銷時，再另外簽一份書面同意。勾選框要預設不打勾，而且要記錄勾選的時間和當時的條款版本，否則日後只能證明「網頁上有這段字」，證明不了這個人看過。電子合約跟紙本在證據上差在哪，電子合約是什麼那篇有比較。

我們的看法是，中小企業最該投資的是「版本」這件事。隱私權政策三年改了兩次，客戶當初同意的是哪一版？大多數公司答不出來。與其花時間把政策寫得很長，不如確保每一筆同意都對得回當時的條款全文。

當事人要撤回同意或刪除資料，怎麼處理

先給答案：當事人隨時可以請求停止利用與刪除，你要在法定期限內做出准駁決定；行銷一拒絕就要立刻停。第 3 條的五項權利不能用特約限制，所以同意書寫「不得撤回」沒有用。

「執行業務所必須」這個例外要小心用。客戶撤回行銷同意，但他還有未結清的帳款，帳務資料可以留，行銷名單一定要刪。員工離職要求刪除資料，勞動法令要求保存的薪資、出勤紀錄可以留到期限屆滿，其餘履歷、生活照就該清掉。離職時連帶要處理的帳號權限，離職員工權限回收 SOP有一份可以照抄的清單。

刪除這一步最常卡在「不知道資料散在哪裡」：報名系統一份、Excel 一份、LINE 群組截圖一份、郵件寄送平台一份。建議在同意書的對象欄列出的每一個系統，都對應一個刪除負責人，撤回請求進來時照表刪，刪完回信告知當事人。

每天收幾十份個資同意書時，紀錄要怎麼管

量小的時候，一份 PDF 簽完存在雲端資料夾就夠了。每天收幾十份以上的單位（連鎖診所、補教集團、大型活動、人力派遣），問題會變成：同意紀錄要能查、能撤回、能刪除，而且三件事要串得起來。下面是一筆同意紀錄最少要留的欄位。

這些欄位用試算表也記得起來，但「當事人撤回 → 行銷平台停寄 → 報名系統刪資料 → 回信」這條線要靠人工串，量一大就會漏。資安事故的代價有多高，可以看EVERY8D 遭駭事件解析裡的時間線與裁罰。

把同意紀錄、撤回請求和各系統的刪除動作串成一條自動化流程，屬於系統開發的範圍。我們做過線上報價加電子簽約的系統，例如汽車包膜報價與簽約系統，勾選就出單、線上簽約、簽完 LINE 通知。如果你的單位每天都在收大量同意，想把這段接進既有的會員或報名系統，我們很樂意聽你聊聊現況，一起看看從哪一段開始最划算。內部簽核和對外簽署要不要用同一套，電子簽核系統怎麼選那篇有判斷點。

另外提醒一件事：個資法在民國 114 年 11 月 11 日又修正了一批條文，包括新增第 20 條之 1 的非公務機關安全維護義務、主管機關改為個人資料保護委員會，施行日期由行政院另定。現在把同意紀錄和安全措施整理好，之後新規上路時不用一次補。