進銷存自己做完整指南:Excel / Google Sheet / Airtable / Notion 4 條 DIY 路徑與 5 個崩塌訊號

早上九點,你打開 Excel,看到三個版本的庫存表並排攤在桌上——一份是上週倉庫盤點手抄回來的、一份是業務寫單時自己改的、一份是會計月底結算用的。客戶剛回 LINE 說剛剛訂的東西「現在還有貨嗎」,你滑了滑那三張表,三個數字三個答案,問倉庫他說再讓他算一下。你心裡浮現一個念頭:這套東西,到底還能撐多久?

這篇要回答的就是這個問題——進銷存自己做,你還能用 Excel / Google Sheet / Airtable / Notion 撐多久?什麼時候是 DIY 路徑的天花板?什麼時候才是真的該升級成客製化系統的時機?我們在歷年 30+ 個系統客製化諮詢中,進銷存是出現頻率最高的需求之一,絕大多數客戶來找我們的時候,通常是「DIY 撐到撞牆」這個時間點才動身。所以這篇刻意把 DIY 4 條路徑的能耐攤開來講,你可以拿著它先自己撐——撐不住的時候,再來找我們聊也來得及。

順帶說一句:這篇不販賣焦慮、也不會收尾叫你「立刻找廠商」。讀完你就算決定繼續用 Excel,我們也沒意見——只要你看完了崩塌訊號清單、知道自己現在站在哪一段。背景數字也擺著供參考——Gartner 2025 ERP 採用調查指出 全球中型企業仍有約 38% 的進銷存與訂單流程是「半手動 + 試算表 + 人對人」的混合作法,真正全自動串接 ERP 的占比並沒有大家想的那麼高。換句話說,用 Excel / Sheet 撐進銷存目前仍是分布內的常態做法,要做的事情是看清楚天花板在哪、才不會撐到突然崩。

先做 5 題自我檢測:你公司現在在哪個階段

下面 5 題用 30 秒回答,先把自己定位清楚。每題只能選一個答案,記下你答 A / B / C 的次數,文末告訴你該走哪條路。

Q1:你最近一次「庫存數字對不上」是多久以前?

• A. 不太記得了,半年內好像沒發生過
• B. 上個月才發生一次,還在追原因
• C. 上週才發生,而且這個月已經兩次

Q2:現在有幾個人會「同時改同一份庫存表」?

• A. 1 個——只有我或會計改
• B. 2-3 個——業務、倉管、會計各自有版本
• C. 4 個以上——而且常常吵架

Q3:客戶下單時,你能多快回答「現在還有多少貨」?

• A. 打開表 30 秒內回答
• B. 要打電話問倉庫、5 分鐘內回
• C. 「我幫你查一下,晚點回你」

Q4:月底結帳時,庫存帳對倉庫實際數字要花多少時間?

• A. 半天內搞定
• B. 1-2 天,常常熬夜
• C. 3 天以上,而且最後乾脆「以實際盤點為準」放棄對帳

Q5:你目前的進銷存工具,要新增一個欄位(如客戶折扣、商品批號)需要多久?

• A. 自己加一欄,5 分鐘的事
• B. 要跟會計、倉管討論,改完還要訓練大家用新欄位
• C. 已經放棄改了,直接用備註欄硬塞

計分方式很簡單。A 多於 3 題 → 你還在 DIY 適用期,繼續往下讀挑工具;A 和 B 混合 → 你站在崩塌訊號的邊緣,該開始準備升級評估;C 多於 2 題 → 你已經撞牆了,DIY 路徑救不了你,要嚴肅評估客製化或現成 ERP,這篇文末會給你判斷框架。

Excel:最熟悉的工具,也是最容易爆掉的那一個

Excel 是 95% 中小企業進銷存的起點——上手最快、不用學新東西、老闆會計都會用。但它也是 4 條路徑裡最容易在 6-12 個月內爆掉的那一條。

能做什麼

• 單一檔案、單人維護的基本進銷存:商品檔、進貨單、銷貨單、即時庫存數
• 用 SUMIF / VLOOKUP / 樞紐分析做月底結算
• 搭配 Power Query 可以拉 ERP 報表做進階分析
• Excel + VBA 可以做按鈕、自動編號、簡單表單(但需要懂 VBA 的人)

撐不住的時候長這樣

• 多人協作:同時開啟同一個檔案會跳出「唯讀」警告,業務改完倉管改不到
• 資料量:單一工作表超過 5 萬筆會變慢,超過 10 萬筆會卡到當機
• 版本錯亂:LINE 群組裡傳來傳去 V1 / V2 / V3 / 最新版_final,沒人知道哪份是正本
• 公式錯誤:VLOOKUP 抓錯一個欄位整張表崩盤,月底結算結出負庫存
• 權限失控:會計看到業務看不到的成本價、業務看到客戶資料,沒辦法分權

適合誰繼續用

單店或單倉、SKU 不到 500 個、每月進銷貨單據不到 500 筆、不超過 2 個人會動到表、不需要即時對外查詢庫存。這個級別的 Excel 還能撐——但建議搭配雲端版本控制(OneDrive 或 Google Drive)避免 V1V2V3 鬼故事。想看 Excel 自動化怎麼撐久一點,可以看我們的

如果你打算把 Excel 撐到極限,Power Query + VBA + 雲端版本控制是必修。但即使如此,Excel 路徑的天花板大約就是「單倉、單人主維護、SKU < 500」——超過這條線後,就要正視 Excel 該不該升級的 5 個崩塌訊號 這個問題,別硬撐。

Google Sheet:解決協作問題,但效能與權限是兩道隱形牆

把 Excel 的單機檔案,搬到雲端、多人即時協作——這就是 Google Sheet 對中小企業最大的升級。光是「不用再傳 LINE 對檔」這件事,就值得很多公司從 Excel 跳過來。

能做什麼

• 多人即時編輯、不用版本控制
• 用 IMPORTRANGE 跨檔案串聯資料(進貨檔、銷貨檔、庫存檔分開維護)
• 用 Google Apps Script 寫自動化:自動發出庫存警示信、自動產生報表、串接 LINE Notify
• 搭配 Looker Studio 做即時 dashboard
• 用「保護範圍」做基本權限控管(會計看得到、業務看不到成本)

撐不住的時候長這樣

• 效能:單一試算表超過 5 萬列開始卡,IMPORTRANGE 串太多檔案會出現「載入中」的死圈
• 權限:Google Sheet 的權限模型是「整檔 / 範圍」兩級,要做「每個業務只看自己負責的客戶」這種列層級權限,做不到
• 稽核:誰在什麼時候改了什麼,雖然有版本紀錄但要回溯很麻煩
• 離線:外勤倉管沒網路就動不了——這對車隊、外場補貨情境是致命的
• API:要跟外部系統(電商、POS、會計)雙向同步,要寫一堆 Apps Script,維護成本高

適合誰繼續用

2-5 人小團隊、SKU 500-2000、單倉或 2 倉、不需要列層級權限、不需要離線、外部整合需求低(或可以接受手動匯出匯入)。這個級別的 Google Sheet 是很好的中繼站——但要對「Apps Script 的維護債」有心理準備:寫的人離職、需求改了,要找人接手是個問題。

Airtable:像資料庫的試算表,適合多視圖團隊但 pricing 會嚇到你

Airtable 把 Google Sheet 那種「自由格欄位」變成正規化的關聯式資料庫——商品檔、進貨單、銷貨單、客戶檔可以用 Linked Record 串起來,跟做客製化系統的資料模型像。視圖切換、卡片牆、行事曆、Kanban 一應俱全,做進銷存可以做出「看起來蠻像系統」的成品。

能做什麼

• 關聯式資料庫:商品、進貨、銷貨、客戶、倉位用 Linked Record 串接,改一筆全部聯動
• 多視圖:同一批資料,業務看銷售看板、倉管看補貨清單、老闆看儀表板
• Automation:庫存低於閾值自動發 Slack / Email、新單自動分倉、定時跑日報
• API + Webhook 做雙向整合(電商串庫存、會計拉銷貨)
• 權限:Workspace / Base / View 三層權限,比 Google Sheet 細

撐不住的時候長這樣

• Pricing:Pro $24/user/month、Business $54/user/month。10 個人就 $240-540 美金/月,折台幣月燒一萬八起跳
• Record 上限:Pro 每 base 5 萬筆、Business 12.5 萬筆。電商或 B2B 累積幾年單據,3 年內爆 base
• 資料主權:資料放在 Airtable 美國機房,離職員工拉走 CSV、海外伺服器宕機你只能等
• 客製化天花板:Formula / Rollup / Lookup 能組裝的邏輯有上限,複雜的批號管理、保固期、序號追蹤,Airtable 做不出來
• API rate limit:免費版 5 req/s,Pro 也只到 10 req/s,做即時電商同步會撞牆

適合誰繼續用

5-15 人團隊、SKU 1000-5000、需要多視圖協作、預算每月願意付一萬五美金以下、不需要嚴格的台灣資料主權、能接受 record 上限的天花板。Airtable 最甜的點是「中型新創 / 行銷團隊 / 內容工作室」——進銷存本身用 Airtable 撐得久不久,看你的商品邏輯複雜度。

Notion:database 進銷存最快上手,但效能是真的不行

Notion 這兩年因為「all-in-one 工作空間」紅起來,很多新創用 Notion database 做客戶名單、用 Notion database 做專案管理——順手把進銷存也塞進去。能做嗎?能。撐得久嗎?多數情況下撐不了 12 個月。

能做什麼

• Database 自由欄位、Relation、Rollup 跟 Airtable 邏輯類似
• 跟團隊的會議筆記、客戶資料、SOP 文件放在同一個 workspace,context 切換成本最低
• Notion AI 可以做摘要、生成報表(但成本另計)
• 免費版功能就很完整,小團隊起步友善

撐不住的時候長這樣

• 效能:Database 超過 5000 筆就明顯變慢,1 萬筆載入要等 5-10 秒
• Filter 限制:多條件篩選會變慢,沒辦法做複雜查詢
• API:有 rate limit、沒辦法做即時雙向同步、批次匯入很慢
• 權限:Page 級權限,沒辦法做欄位層級權限(會計看得到、業務看不到成本)
• 稽核:沒有完整的修改歷史,想知道「誰改了庫存數」基本上查不到
• 資料模型:Rollup 嵌 Rollup 很容易卡死,複雜的多倉、批號邏輯做不出來

適合誰繼續用

3 人以內的微型新創、SKU 不到 500、單倉、進銷貨頻率低(每月 < 100 筆單據)、本來就已經把所有公司資料放在 Notion 不想分散。Notion 進銷存的最大價值在於「context 不切換」——但你要清楚這只是過渡方案,半年內就要做下一步準備。

4 條 DIY 路徑直接拉開比

下面這張表把 4 條路徑放在同一把尺上量。記得:沒有「最好」的工具,只有「適合你目前階段」的工具。

想看 Google Sheet 怎麼用 Apps Script 把進銷存自動化推到極限,我們同批新文有一篇「中小企業 Google Apps Script 自動化完整指南」會在同日下午發(排程中,屆時站內會自動串接);想看更基礎的 Excel 自動化教學 4 條路徑 也已在排程中,屆時可以直接點過去看。

5 個崩塌訊號:出現任一個,DIY 就撐不下去了

下面這 5 個訊號,只要任一個出現超過 2 次,就代表你目前的 DIY 路徑撐不住了。這時候光「換工具」救不了你,真正要面對的是「這個尺寸的工具裝不下你目前的業務複雜度」這件事。

訊號 1:庫存數對不上實體,且連兩個月找不到原因

DIY 進銷存最常見的崩塌起點。月底盤點發現帳上 100、實際 87,中間 13 個去哪了沒人知道——絕大多數情況下不是被偷,真正的原因是「過程中誰改了沒記錄」。Excel 沒有 audit log、Google Sheet 版本紀錄要逐個翻、Airtable 和 Notion 連欄位改動都未必有記錄。一旦出現,你開始懷疑所有數字,業務不信庫存表、倉管不信會計、會計不信業務——這已經是組織信任的崩塌訊號,單純當技術問題處理會錯失真正的根因。

訊號 2:客戶查貨時間從「秒回」變成「幫你查一下晚點回」

DIY 進銷存的第一個業務體感惡化指標。SKU 從 100 → 500 → 2000,單據從每月 50 → 500 → 5000,Excel 開啟越來越慢、Google Sheet 多人改卡頓、Airtable 視圖切換要等。客戶聽到「晚點回」三個字,當下心裡已經在找下一家——進銷存效能直接連到成交率。

訊號 3:有人不敢請假,因為只有他能改某一張表

DIY 進銷存最隱形的崩塌訊號:會計或業務變成「人肉資料庫」,他懂的 Excel 巨集只有他會、他維護的 Notion database 邏輯只有他知道、他寫的 Apps Script 沒人能接手。這個人請假一週,公司運作停擺;這個人離職,基本上要重做。我們在歷年諮詢中看到的案例,八成都是這個訊號爆出來才來找我們——但通常已經是離職前最後一週才急。

訊號 4:跨系統整合需求出現(電商、POS、會計、物流)

DIY 進銷存的天花板很常在「整合需求」這裡撞到。蝦皮、momo、官網,各自一個庫存;POS、會計系統、物流 API 各要對接;每個對接要寫 Apps Script 或手動 CSV 匯出匯入——人力成本指數爆炸。當你開始想「乾脆請一個工程師專門維護這些」的時候,要算一下他的薪水跟客製化系統的攤提成本,通常會發現後者更划算。具體一點看,企業端 OCR 完整指南(發票辨識、進貨單數位化)、電子發票整合外包買家指南 跟 N8N 自動化 workflow 入門 都是進銷存常見的整合配套——你會發現「整合需求 ≥ 3 個」的時候,DIY 的修補成本曲線會非常陡。

訊號 5:老闆看不到即時庫存儀表板,只能等月底報表

管理層的崩塌訊號。老闆想看「現在這 SKU 還有多少、賣得快不快、毛利率」這種即時數字,DIY 工具能做到的最多是「每天人工跑一份報表」或「Looker Studio 連 Google Sheet 看昨天的資料」。真正的即時 dashboard、跨倉合計、智能補貨建議,DIY 工具的資料模型撐不起來。老闆開始三天兩頭問「現在 X 商品還有多少」、業務每次要查半小時——這個摩擦累積到一定程度,就會變成升級壓力。

3 個常見場景:DIY 進銷存怎麼真的崩盤

下面 3 個場景沒有指向任何特定的單一客戶——它們是 PTT 創業板、Dcard 工作板、Facebook 中小企業社團還有我們諮詢中看過的「同類失敗模板」綜合版。看過的人會點頭——因為太常見了。

場景 A:電商賣家被「超賣」打到客訴爆炸

想像一個常見的場景:一家做生活雜貨的小品牌,蝦皮、momo、官網三個通路同時開,每個通路一個 Excel 庫存表,業務每天早晚各跑一次 SUMIF 加總。月底大促一爆量,客戶下單後才發現實體沒貨,3 天內超賣 47 筆——客訴湧進、3 家通路平台同時警告賣場分數下滑。回頭追原因:某個通路的 Excel 表,業務改完忘記同步到主表,連續 4 天沒更新。業務並沒有不認真,真正的問題是 DIY 工具沒辦法強制即時同步——人為失誤遲早會發生。

場景 B:工程行的「報價算錯料」連環雷

PTT Soho 板三天兩頭有人問:做工程業的小型公司,業務報價是用一張 Excel 從料件總表抓單價,料件總表是採購維護、業務直接 VLOOKUP 用。某次採購漲價改了料件總表但忘記通知業務,業務照舊報價,單接下來才發現成本飛漲——一張單虧 15 萬。事後檢討:根本原因不在採購粗心,真正的問題是「業務報價」跟「採購進料」用同一張表卻沒版本鎖,改了就改了沒有審核流程。這在 ERP 系統裡會有「料件變更需審核」的設計,在 Excel 裡只能靠人盯。

場景 C:醫美 / 保養品的「批號保固期」追蹤災難

美業相關產業特別容易踩這個雷。商品有保固期、有批號、進貨要分批管理——用 Notion database 做進貨單,每進一批新增一筆 record,但「先進先出」邏輯靠人記。半年後查倉,發現某個 SKU 有 30 罐已經過效期 3 個月——還賣給了 12 個客戶。事後一個一個聯絡換貨、賠償、加贈,公司形象重傷。Notion 本身沒問題,真正的問題是這個複雜度需要「批號 + 效期 + FIFO 邏輯」的關聯式系統,Notion 的 Relation + Rollup 做不到強制 FIFO。

這 3 個場景的共通點:工具本身沒問題,真正的問題是「工具尺寸無法承載業務複雜度」這件事被忽略了。崩塌訊號出現時硬撐,代價遠比升級系統高。

升級時機:DIY → 客製化 / 現成 ERP 的 4 個觸發點

什麼時候是「真的該升級」?判斷標準很明確:「再不升級每個月損失大於系統攤提成本」這條線出現的時候。下面 4 個觸發點是給你的判斷框架。

如果 4 個觸發點中你的公司命中 2 個或以上,就到了該嚴肅評估的階段。下一步要決定的是「往哪條路升級」——客製化、現成 ERP、還是中型 SaaS 進銷存,3 條路的取捨可以從下面這張表初步判斷:

要了解客製化 ERP 的成本怎麼算,可以看我們的延伸閱讀。

詳細的成本拆解我們寫過兩篇可以對照看——ERP 客製化開發完整成本拆解 講 4 條開發路徑與 3 個報價區間;進銷存系統客製化開發完整指南 講 5 個關鍵決策、3 個報價區間、4 個常見地雷。兩篇合著讀,你會有完整的升級成本概念。

我們的觀點:不是每家都該升級,但撐錯路會虧更慘

中小企業界一直有兩種極端聲音——一邊說「進銷存用 Excel 就夠了,系統都是業務騙錢」,一邊說「沒上 ERP 就是不專業」。我們的判斷是:兩邊都錯。

「Excel 就夠了」這句話在 SKU < 500、單倉、單人維護的情況下完全成立——這個尺寸的公司硬上 ERP,等於在浪費錢、把員工逼走。我們看過好幾個案例,小公司被業務話術洗腦上了 80 萬的 ERP,半年後員工集體抗拒、最後棄用、Excel 又拿出來。

「不上 ERP 就是不專業」這句話則是對成長中公司的危險誤導。重點在於「你站在哪一段、撐的時間有多長、撐的成本有多高」這個判斷,而不在於「ERP 上沒上」這個動作本身。我們認為:DIY 進銷存的真正風險,在於「不知道天花板在哪、不知道該什麼時候換」這個盲區——硬撐 18 個月後突然崩盤,救火成本通常是「早 6 個月升級」的 3-5 倍。

業界這幾年瘋一鍵上雲、SaaS ERP、AI 補貨——這些都不錯,但對中小企業老闆來說,真正的關鍵問題還是同一個:你的業務複雜度需要什麼尺寸的工具?如果你的進銷存只是「商品檔 + 進銷單 + 庫存數」,DIY 是合理的;一旦加上多倉、批號、保固期、跨系統整合、即時 dashboard,DIY 路徑的維護成本會超過客製化系統的開發攤提——這時候不換才是真的虧。

接下來怎麼動:從最痛的那一條流程開始就好

讀到這裡,如果你已經對自己公司在 DIY 哪一段、要不要升級有了初步判斷——那我們想說的是:不用一次到位。不需要「下個月就把進銷存全換掉」、也不需要「先花 200 萬上 ERP」。從你現在最痛的那一條流程開始就好。

可能是「業務查貨太慢」、可能是「月底結帳熬夜」、可能是「電商超賣客訴」、可能是「批號保固期追蹤」——挑一個最痛、最直接影響營收或客戶滿意度的流程,從這裡開始改。改完這條,再看下一條。

如果你已經知道自己卡在哪、想跟我們聊聊「這條流程值不值得做、怎麼做最划算」——把你現在的情況丟過來,我們陪你看一下從哪一塊開始最划算。這個階段我們陪你想,後面真的要動手再談範圍跟費用。我們不靠折扣鉤子拉客,因為「值得做、怎麼做」這個判斷本身就有價值——我們會直接告訴你。

另外,如果你的痛點是「現有 ERP 太貴、撐 DIY 又快爆了」——這個夾在中間的窘境,可以先看我們的 中小企業何時該汰換 Excel(6 崩塌訊號 / 4 升級路徑 / 3 報價區間) 的升級路徑章節;如果你的需求其實是「想把流程接到 AI 自動跑」,可以看我們的 AI 系統開發服務 怎麼接。