設備保養紀錄表 Excel 範本：必備欄位、保養週期怎麼排，改成掃碼填寫的設備管理做法

設備保養紀錄表最少要記六件事：保養日期、哪一台設備、保養或檢查了哪個部分、用什麼方法、結果正常還是異常、誰做的，異常的話再加一欄改善措施。這六項剛好就是《職業安全衛生管理辦法》對定期檢查紀錄的要求。用 Excel 做的話，建議拆成「設備清單、保養計畫、保養紀錄、零件更換」四張工作表，下次保養日交給公式算，下一節附一份照這個結構做好的 Excel 範本，可以直接下載。

最近來找我們談 MES 和工廠管理系統的老闆，聊到設備這一塊，十個有八個的回答都一樣：「保養有在做，紀錄在 Excel 裡，不過那份檔案只有某某人會更新。」我們幫工廠盤點流程時，常常翻到一份三年前建的保養表，最後一筆停在半年前，機台旁邊的紙本點檢卡反而寫得比較勤。表格本身沒問題，問題是填寫的人、時間點和地點對不上。

所以這篇照順序講：保養紀錄表要有哪些欄位、日常保養、定期保養和預防保養怎麼排週期、Excel 範本怎麼用、Excel 撐到什麼程度會開始漏，最後是機台貼 QR code、手機掃碼填保養的做法，以及保養資料怎麼接到稼動率和 MES。整個 MES 要怎麼規劃，可以先看 MES 系統完整指南。

先講一個常被忽略的法規面。堆高機、衝剪機械、電氣設備、壓力容器這類設備，職業安全衛生管理辦法第 80 條 規定定期檢查要留紀錄而且保存三年；勞動檢查員到廠時，拿不出紀錄就是缺失。換句話說，保養紀錄表除了管機台，也是工廠的合規文件，欄位一開始就要設計對。

設備保養紀錄表 Excel 範本速覽：一份檔案拆四張表

先給結論：一張大表什麼都塞，三個月後一定沒人看得懂。把「設備是誰、要做什麼、做了什麼、換了什麼」拆開，每張表只回答一個問題，之後要篩選、統計、改成系統都容易。

範本裡的三台示範設備（CNC 綜合加工機、空壓機、電動堆高機）可以直接刪掉換成你的設備。如果你們現場其實比較常做的是每班巡一遍、看有沒有異常，那屬於巡檢，表格長得不太一樣，可以參考 巡檢表範本與掃碼巡檢的做法。

設備保養紀錄表必備欄位：法規六項再加四欄

必備欄位的答案很短：法規要求的六項一個都不能少，再加上設備編號、停機時間、更換零件、覆核人四欄，這份紀錄才同時過得了勞檢、也算得出設備成本。

「判定基準」這件事值得多講一句。保養計畫裡每個項目都要寫清楚什麼狀態算正常，例如「油位在上下限刻度之間」「主軸跳動量在原廠規格內」。少了這一欄，同一台機器早班說正常、晚班說異常，紀錄就失去意義。

欄位定好之後，下一個問題通常是「誰來填、什麼時候填」。工廠管理系統怎麼把保養、報工、異常串在同一個畫面，我們做過生產力管理系統，幫傳統製造業建立生產可見性、異常管理與產能效益分析；如果你想先聊聊自己工廠的狀況，也可以直接 加 LINE 跟我們說。

日常保養、定期保養、預防保養怎麼排週期

先講結論：日常保養交給操作員每班或每天做，定期保養照法規和原廠手冊的週期由保全人員做，預防保養看設備的實際狀況提早換件。三種保養寫在同一份保養計畫裡，用「保養類型」欄位分開。

法定週期是最低標準，排計畫時直接抄進去。幾個工廠常見設備的例子：

• 堆高機：第 17 條 規定每年整體定期檢查一次，每月檢查制動、離合、方向、油壓、貨叉與鍊條。
• 衝剪機械：第 26 條 規定每年檢查離合器、制動裝置、曲柄軸、一行程一停止機構等。
• 低壓電氣設備：第 31 條 規定每年做受電盤與分電盤動作試驗、絕緣與接地電阻檢查。
• 第二種壓力容器（很多空壓機儲氣槽屬於這類）：第 35 條 規定每年檢查本體、安全閥與壓力表。

另外，第 79 條 要求雇主訂定自動檢查計畫，所以這份保養計畫本身也要存檔。法定以外的項目，就照原廠手冊的保養週期排；手冊找不到的老機台，先用三個月觀察故障紀錄，再回頭訂週期。

我們的看法比較直接：中小工廠一開始不需要做複雜的預測性維護。先把日常保養做到每天有人簽、定期保養做到不逾期，故障停機通常就會明顯下降。量測值累積半年以上，再談預防保養要提早多久換件，那時候才有資料可以判斷。

設備保養紀錄表 Excel 範本怎麼用：公式、下拉選單與到期提醒

範本用起來只有三步：先填設備清單，再建保養計畫，每次保養完在保養紀錄新增一列。公式和下拉選單已經設好，下面是每張表自動幫你做的事。

兩個使用習慣會決定這份表能撐多久。第一，設備編號要先定規則再貼到機台上，例如「設備類別縮寫加流水號」，CNC-01、AC-01、FL-01，之後改成掃碼時這組編號直接變成 QR code 的內容。第二，保養做完要「當天」寫回 Excel，拖到週末補登，日期和量測值就開始不準。

每次定期保養完，「設備清單」的上次保養日要手動更新一次，這是 Excel 版本最容易忘的地方。忘了更新，到期提醒就失準。這也是後面會講到的 Excel 天花板之一。

Excel 設備保養紀錄表撐到什麼程度會開始漏

簡單講：設備在三、四十台以內、一兩個人負責填，Excel 夠用；超過這個規模，或要讓現場每個操作員自己填，Excel 會開始出現下面這些狀況。

多人同時編輯的問題，Microsoft 已經用雲端共同編輯解掉一部分，前提是檔案放在 OneDrive 或 SharePoint，而且大家用支援共同編輯的版本。可是現場最大的問題還在：操作員站在機台旁邊，手上沒有電腦，也不會為了打一個勾走回辦公室。

這些訊號跟其他 Excel 工作流的崩塌訊號其實是同一套，想看完整的判斷方式，可以對照 中小企業該不該丟掉 Excel 的決策框架。

機台貼 QR code、手機掃碼填設備保養紀錄怎麼做

做法一句話：每台機台貼一張印有設備編號的 QR code，操作員用手機一掃，畫面直接帶出這台設備今天該做的保養項目，逐項勾選或輸入量測值後送出，系統自動記下時間、人員和結果。

跟 Excel 版本比，差別在下面這張表：

QR code 本身很便宜，用一般標籤機就能印，耐油耐刮的材質選熱轉印標籤，做法可以參考 條碼標籤機怎麼串系統。真正要花心思的是保養計畫的資料要先整理好：每台設備有哪些項目、判定基準是什麼。這一步跟用不用系統無關，前面的 Excel 範本其實就是在幫你做這件事，之後要搬進系統時直接匯入。

異常通知之後的維修派工，如果你們的狀況比較偏「現場報修、等人來修」，可以看 報修系統怎麼選，那篇比較了 LINE 報修、表單和工單派修幾種做法。

設備保養資料怎麼接到稼動率與 MES

保養資料進系統之後，最直接的價值是算得出「每台設備因為保養和故障停了多久」，這就是稼動率裡的時間稼動那一塊。保養紀錄裡的停機分鐘數，加上報工系統記的生產時間，就能算出每台設備每個月真正在生產的比例。

稼動率的三個因子怎麼算，在 稼動率計算怎麼做 有完整拆解；現場生產時間怎麼收，看 報工系統怎麼選。把保養狀態對到批號，在 生產履歷系統怎麼做 那篇有講到怎麼串。

量測值這一塊可以再往前走一步：與其讓人每天抄溫度、看壓力表，直接裝感測器讓資料自己進系統。我們實際把溫度感測器、ESP32 Wi-Fi 模組透過 MQTT 串進系統過，馬達溫度、冷藏庫溫度超過門檻就自動通知。原理可以先看 MQTT 是什麼、ESP32 MQTT 實作 和 溫度監控系統怎麼做。如果要直接讀 PLC 或用 OPC UA、Modbus 從機台控制器拿運轉資料，這段通常由設備商處理，我們負責接收資料之後的系統端。

保養模組是 MES 的一部分，但很多工廠會先從這裡做起，因為範圍小、看得到效果。整個工廠管理系統從 Excel 走到 MES 有哪幾個階段，可以看 工廠管理系統怎麼選；要把保養、報工、品質一起規劃，再回到開頭提到的 MES 系統完整指南，從整體架構往下拆。

設備保養紀錄要用 Excel、雲端表單、套裝設備管理系統，還是客製化

先講結論：設備少、一兩個人管，用 Excel 範本；想先讓現場用手機填但不想花錢，用雲端表單加 QR code；設備多、保養流程標準，看套裝的設備管理系統（CMMS）；保養要跟報工、稼動率、生產履歷接在一起，才需要客製化。

雲端表單是很好的過渡。Google 表單或 Microsoft Forms 可以替每台設備做一張預填設備編號的表單連結，轉成 QR code 貼在機台上。缺點是保養計畫、到期日、異常通知都還要另外處理，等設備和填寫的人變多，又會回到「資料散在好幾份試算表」的老問題。這時候整個生產管理該往哪條路走，可以對照 生產管理系統怎麼選；要估客製化的預算，軟體、硬體、佈線怎麼拆在 MES 系統價格怎麼算。

有一個判斷方式很實用：數一數現場現在有幾種「紙本卡加 Excel」並存的紀錄。保養一種、巡檢一種、報工一種、首件檢驗一種，如果超過三種，表示這些紀錄遲早要放到同一個系統，單獨買一套保養軟體反而會多一座資料孤島。設備資料想從感測器開始收的工廠，可以先看 工業物聯網怎麼從感測器和 Wi-Fi 開始。

設備保養紀錄表常見問題