專案管理系統怎麼選？Trello、Asana、Jira 等 SaaS 與客製化比較，跨部門任務、甘特圖與工時怎麼管

專案管理系統是把「誰在做什麼、什麼時候要交、做了多久、檔案放哪」收在同一個地方的工具。10 到 100 人的公司常見的選擇有五種：Trello 這類看板型、Asana 或 monday 這類甘特型、Jira 這類開發型、ERP 裡的專案模組，以及客製化系統。多數團隊用現成 SaaS 就夠，要不要客製，看的是專案資料要不要跟報價、請款、工時薪資串在一起，以及客戶要不要進來看進度。

我們自己每天就在管專案：恆遠的工作是做客製化系統，每個案子都要拆階段、設檢查點、追工時，再對到報價與請款。這篇用我們排專案的實際做法當底，把五種專案管理系統攤開比較，附上 Trello、Asana、Jira、monday 官網查得到的定價試算，最後講什麼情況該從 SaaS 換成客製化，以及導入時最常踩的坑。

專案管理系統管哪些事：任務、時程、權限、工時、檔案一張表看完

先看結論。專案管理系統的工作可以拆成五件事，每一件都對應到主管或 PM 現在用 LINE 群組、Excel 和雲端硬碟在補的動作。

五件事裡，任務和時程是所有 SaaS 的基本功；權限、工時和跟其他系統的串接，才是各家拉開差距、也是會走到客製化的地方。如果你現在就有具體的狀況想問，可以直接 加 LINE 跟我們聊，把團隊人數和現在卡住的地方丟過來就好。

另外要先分清楚一件事：專案管理系統管的是「事情」，差勤系統管的是「人有沒有上班」。兩者常被混在一起買，後面講工時時會再拆開。只想找打卡排班的話，差勤系統開發指南 會比較對題。

專案管理系統比較：看板型、甘特型、開發型、ERP 模組與客製化

一句話分工：看板型管「現在誰在做什麼」，甘特型管「每件事什麼時候要完成」，開發型管「軟體的需求與 bug」，ERP 模組管「專案的錢」，客製化管「你們公司特有的流程」。下面這張表把五種攤開比。

看到這裡會發現，五種工具管的東西有重疊，但重心差很多。很多公司的痛點出在「買了甘特型的工具，卻想拿它算專案毛利」，或「買了 Jira，卻要業務和會計一起用」。工具本身沒問題，是買錯類型。

選型時最容易被忽略的是「資源撞期」。同一個設計師同時掛在三個專案上，每個 PM 都以為他這週有空，這種衝突在看板型工具裡完全看不出來。資源與時程的衝突偵測，我們做過同型的邏輯：影視器材租賃與檔期系統 用檔期大表加即時可用量引擎，千筆預訂數秒載入、撞期自動偵測。器材換成人力，道理一樣。你的情況如果類似，找我們聊會比從零描述需求快很多。

Trello、Asana、Jira、monday 怎麼收費：10 人和 50 人一年要花多少

先講結論：四家都是「每人每月」計價，10 人團隊一年大約 600 到 3,000 美元，50 人就乘以 5。差距主要來自你需要的功能落在哪個方案。下表是 2026-10-26 從各家官網查到的公開價格，幣別都是美元，年繳價為主。

價格會變動，簽約前請以官網當下的頁面為準；Jira 的金額是官網結構化資料標示的參考價，實際依人數級距計算。用上表的年繳價試算，算式是「單價 × 人數 × 12 個月」，例如 Asana Advanced 10 人一年 = 24.99 × 10 × 12 = 2,998.8 美元。

這張表要看的是右邊那一欄：如果你需要甘特圖加工時，選項會直接跳到 monday Pro 或 Asana Advanced，50 人一年是 11,400 到 15,000 美元左右，換算台幣大約三十多萬到四十多萬。這個數字就是之後評估客製化的對照基準。SaaS 跟客製化放三年一起算的方法，可以參考 客製化系統 vs SaaS 三年 TCO 拆解；公司已經訂了一堆工具、想先整理的話，SaaS 訂閱大清算 有完整的判斷矩陣。

什麼時候現成專案管理系統就夠用，什麼時候該客製化

先講結論：專案只在團隊內部流動、不碰錢、不讓外人進來，現成 SaaS 幾乎一定夠用，不需要客製。開始出現下面這幾個訊號，才值得認真評估客製化。

這五個訊號中了一個，通常先用 SaaS 加串接撐著就好；中了兩到三個，而且每個月都在花人力搬資料，客製化的帳就算得過來。現成系統跟公司流程對不上的完整判斷方法，我們在 現成 ERP 與 SaaS 為什麼總是不符需求 整理過；用 Ragic 這類表單資料庫自己搭的團隊，可以看 Ragic 評價：用到什麼程度該換。

我們的立場比較直接：很多公司太早客製化。團隊 15 人以下、專案不碰錢，花幾十萬做一套專案管理系統，換來的多半只是一個長得比較像自己的 Trello。客製化的價值出在「串接」與「權限」，任務清單本身用現成工具就好。

流程類系統的取捨邏輯其實很像。採購要串請購、簽核和對帳，會計要串報價與請款，判斷方式跟專案管理同一套，可以對照 採購系統怎麼選 和 會計系統怎麼選；需要簽核關卡的，看 電子簽核系統怎麼選。

跨部門任務、甘特圖與工時，在專案管理系統裡實際怎麼管

工具選好之後，真正決定好不好用的是三件事的設定方式。這三件事也是我們自己排專案時最花心思的地方。

跨部門任務：交接點要有人簽收

跨部門任務最常出事的地方在交接。業務把需求丟給設計，設計做完丟給工程，中間每一次交接都可能掉東西。做法是把交接本身做成一個任務：上一棒標記完成時，系統自動建立下一棒的任務並通知負責人，下一棒按下「已接手」才算交接完成。沒人接手超過一天，就通知 PM。

我們自己的專案是用「階段」加「檢查點」在管：每個階段有幾個檢查點，檢查點掛著必須完成的任務，日期到了任務還沒完成，就主動通知專案經理。這個做法讓延誤在第一個檢查點就被看到，不會拖到交付前一週。外包專案的里程碑怎麼設，可以參考 不懂技術的老闆怎麼管好外包開發專案；PM 該由廠商還是業主出，看 軟體外包 PM 配置指南。

甘特圖：先設依賴，再談美觀

甘特圖有用的前提是任務之間有依賴關係。沒有設依賴的甘特圖只是一張漂亮的時間表，前面延誤兩天，後面不會動，看起來一切正常。設定時至少要做到三件事：任務之間標明「完成後才能開始」、每個任務有負責人、關鍵路徑上的任務標出來。這樣某個任務延誤時，系統才算得出交期會被推多久。

圖裡最常卡住的是「客戶確認」那一關。把客戶確認做成有截止日的任務，客戶沒回覆時系統提醒 PM 去追，就能少掉大半「我們在等客戶」造成的延誤。系統開發本身的階段與交付物怎麼切，可以對照 系統開發流程完整拆解。

工時：專案工時和出勤紀錄分開管

工時有兩種，常被混在一起。出勤紀錄是法規要求：勞動基準法第 30 條 規定雇主要置備勞工出勤紀錄並保存五年，這是差勤系統的工作。專案工時是管理需要，記的是這個人這週在哪個專案花了幾小時，用來算專案成本與檢討報價。

兩者要串的是「時薪」：專案工時乘上人員的成本時薪，就是專案人力成本。這一段 SaaS 多半做不到，得靠匯出再算，這也是前面說的客製化臨界點之一。薪資端怎麼接，可以看 薪資系統推薦怎麼挑。

導入專案管理系統的步驟：先挑一個專案試跑

最穩的做法是分四段走，每一段都讓團隊先用得到東西，再往下一段。

• 試跑選中型專案：太小的專案看不出差別，太大的專案一出事會讓大家對系統失去信心。
• 先定範本再推廣：每個 PM 自己開欄位，三個月後就沒有人看得懂別人的專案。
• 指定一個系統負責人：負責範本、權限和教育訓練，沒有人顧，系統會慢慢變成另一個沒人更新的 Excel。
• 會議直接開系統：週會不看簡報，直接看系統裡的專案狀態，大家才會養成更新的習慣。會議紀錄與追蹤怎麼搭 AI，可以參考 專案經理 AI 工作流。

導入專案管理系統最常見的地雷

工具導入失敗，原因很少出在工具本身。下面這幾個是我們在客製化系統諮詢中最常聽到的狀況。

知識文件跟專案任務要不要放在同一個工具，取決於團隊大小，企業知識管理 SaaS 選型 有比較 Notion、Confluence 這幾套的差別。專案管理系統的後台要做報表與操作紀錄的話，後台管理系統怎麼做 把權限與稽核紀錄的規劃講得比較完整。

如果你們的專案最後都要變成報價單與請款單，這一段有現成的路可以走，不一定要全部重做。報價怎麼從 Excel 走到系統，自動報價系統三條路徑對照 有詳細比較。

專案管理系統常見問題