應收帳款怎麼管？帳齡分析表、催收流程與對帳 SOP，從 Excel 追款改成系統自動提醒

應收帳款就是「貨已經交了、服務已經做了，客戶還沒付的錢」。在帳上它算公司的資產，可是在付款進來之前，它只是一個承諾。管好應收帳款只要做四件事：開單時把付款條件寫清楚、每月用帳齡分析表看錢卡在哪裡、逾期照固定的催收流程走、月底跟客戶和銀行對一次帳。

我們自己公司每個月底也要過一次這關：哪張請款單已經過了付款期限、哪個客戶說「下週匯」結果沒有匯、銀行入帳少了 30 元手續費要對到哪一筆。做過幾次就會發現，錢收不回來很少是因為客戶真的倒了，多半是沒有人在對的時間點去問。

這篇寫給中小企業老闆和兼管帳務的會計：先用一段講清楚應收帳款是什麼，接著給你帳齡分析表範例、四階段催收流程、月結對帳 SOP，最後談 Excel 追款為什麼總是對不起來，以及什麼時候該換成系統。帳齡分析表的 Excel 範本可以在文中直接下載。

應收帳款是什麼？先用一張表搞懂它跟應付帳款的差別

先給答案：應收帳款是別人欠你的錢，列在資產負債表的流動資產；應付帳款是你欠別人的錢，列在流動負債。同一筆賒帳交易，在賣方帳上是應收，在買方帳上就是應付。下表把最常被搞混的四個科目放在一起看。

應收帳款會出現，是因為企業間交易很少一手交錢一手交貨，多半是「月結 30 天」「月結 60 天」這種賒銷。這種做法有多普遍？Atradius 2025 年亞洲付款行為調查訪問了台灣在內 8 個市場的企業，B2B 銷售有 54% 是賒帳，平均付款條件 48 天；逾期的帳款占賒銷金額 44%，最後收不回來的壞帳平均約 5%。換句話說，每 100 萬的賒銷，平均有 44 萬會晚到，5 萬可能永遠不會到。

所以應收帳款管理的目標很直接：讓錢準時進來、晚到的快點追回來、真的收不回來的早點認列，不要在帳上放成一個好看的假數字。管理動作整理成下面這張速覽表，後面每一段都是在展開其中一格。

想先弄懂請款單本身怎麼開、跟報價單、發票、收據差在哪，可以看請款單怎麼寫？範本與必填欄位；收據與發票的分別在收據範本與收據怎麼開。帳務問題想直接問人，也可以加 LINE 跟我們聊，把你現在追款的方式講給我們聽。

帳齡分析表怎麼做：30、60、90 天分級範例

帳齡分析表的做法一句話：把每一張還沒收齊的請款單，依「過了到期日幾天」分組，再看每一組有多少錢。它回答的問題只有兩個：錢卡在誰身上、卡了多久。總額 50 萬的應收帳款，如果 40 萬都還沒到期，那是正常營運；如果 40 萬都逾期 90 天以上，那就是警訊。

下面是一份範例，基準日設在 2026 年 10 月 26 日，四家客戶都是月結 30 天。到期日等於開立日加付款天數，逾期天數等於基準日減到期日。

每張單分好組之後，做一張帳齡彙總，就能一眼看出結構。以上面的範例來算，總共 27 萬未收，其中 88% 已經逾期，而且將近三分之一卡在 61 到 90 天，丙工程那筆應該排在這週催收的第一位。

用 Excel 自己做的話，關鍵是三個公式。到期日是「=開立日+付款天數」；逾期天數是「=MAX(0, 基準日-到期日)」，未收餘額為 0 的直接記 0；帳齡區間用巢狀 IF 依逾期天數分到五個區間，彙總表再用 SUMIF 依區間加總金額。基準日建議放一格獨立儲存格，平常用 TODAY()，月底關帳時改成月底日期，報表才對得起來。

Excel 帳齡表最大的問題是要有人記得去更新：收到款要回來改已收金額，新開的請款單要記得加一列，漏一筆整張表就失真。這也是我們做秒發報價Pro時想解決的事：報價單一鍵轉成請款單，支援分期和訂金，逾期會自動提醒，不用等到月底打開 Excel 才發現。想看你現在的請款流程適不適合，可以先跟我們聊聊。

應收帳款催收流程：提醒、催告、存證信函、法律途徑四階段

催收最怕的是兩種極端：一種是不好意思開口，拖到半年才問；另一種是一逾期就發律師函，把還想合作的客戶嚇跑。比較好的做法是事先定好四個階段，到哪個天數就做哪件事，讓催收變成例行公事，不靠業務的心情。

存證信函要寫什麼

存證信函本身沒有強制力，它的作用是留下「我在某天正式向你請求過」的證據，也讓對方知道你是認真的。內容寫清楚交易日期、請款單號、金額、付款期限，以及逾期不付會怎麼處理。格式、郵局與網路交寄的寄法和費用，我們整理在存證信函怎麼寫？格式範例與寄法。

兩年時效是最容易被忽略的地雷

賣東西的貨款，請求權時效只有兩年。民法第 127 條第 8 款寫明，商人、製造人、手工業人供給商品的代價，兩年不行使就消滅；同條第 7 款的技師、承攬人報酬也是兩年。很多公司以為欠款可以慢慢追，等到想打官司才發現早就過了時效。

時效可以中斷。民法第 129 條列出請求、承認、起訴三種方式，聲請支付命令跟起訴有同樣效力。要注意的是寄存證信函這類「請求」：依民法第 130 條，請求後六個月內沒有起訴，時效就視為沒有中斷。所以存證信函寄出去之後，要在行事曆上記下六個月的期限。

支付命令：金額明確的欠款最省事的法律途徑

如果欠款金額清楚、有請款單和對帳紀錄，民事訴訟法第 508 條的支付命令通常比直接起訴省事：不用開庭，裁判費固定新臺幣 500 元。債務人收到後有 20 天可以提出異議，提出異議的話就轉成一般訴訟程序。這一段只講流程概念，實際要不要走、怎麼寫聲請狀，請找律師或法院的訴訟輔導科確認。

月結對帳 SOP：每月固定做的六個步驟

先講結論：對帳要固定日期、固定順序、固定三份資料，就是出貨或交付紀錄、請款單、銀行入帳明細。帳對不起來，多半是因為這三份資料放在不同人、不同檔案裡，月底才臨時拼湊。下表是一個 10 人左右公司可以直接照做的月結流程。

對帳最耗時間的是「一筆入帳對到好幾張單」和「一張單分好幾次付」。如果你開的是電子發票，發票號碼也要一起對，電子發票怎麼跟內部系統串接可以看中小企業電子發票整合買家指南。會計部門想把對帳和記帳交給 AI 處理一部分，會計與財務部門 AI 自動化指南有對帳場景的做法和限制。

應收帳款收不回來怎麼辦：呆帳提列的基本概念

呆帳提列的概念很簡單：帳上的應收帳款，要扣掉「預計收不回來的部分」，才是公司真正有機會拿到的錢。會計上通常會依帳齡區間，各自估一個損失率，帳齡越老、損失率越高，算出來的金額就是備抵呆帳（現行會計準則叫預期信用損失）。

損失率要用公司自己的歷史收款紀錄去估，沒有放諸四海皆準的數字。下載的帳齡分析表裡「帳齡彙總」分頁留了一欄讓你自己填損失率，算出「預估可能收不回」的金額，當作內部管理的參考。至於報稅時能提列多少、什麼條件下可以沖銷，稅法另有規定，這部分請直接跟你的會計師確認，本文不提供稅務建議。

如果公司已經在挑會計軟體或 ERP，應收帳款模組是一定要看的功能，選型時要問什麼可以看會計系統怎麼選。

Excel 追應收帳款為什麼總是對不起來：報價、出貨、請款三份檔案的破口

Excel 追款撐不住的原因，多半出在資料分散在三個地方：業務手上的報價單、倉庫或專案的出貨紀錄、會計的請款單。三份檔案沒有連在一起，每一次交接就多一次漏掉的機會。下表是最常見的三個破口。

這三個破口在 ERP 的世界有個名字，叫單據串接：報價單轉訂單、訂單轉出貨單、出貨單轉請款單，每一步都帶著上一步的資料走，不用重打。完整架構可以看報價單、請款單、出貨單自動串接。Excel 用到什麼程度該換，中小企業該不該丟掉 Excel整理了幾個崩潰訊號。

講到這裡，這件事我們其實已經有現成的在跑。秒發報價Pro就是為了「Excel 排版半天、客戶看了沒不知道、月底才發現請款逾期」做的，它把報價、簽署、請款、收款收在同一個流程：客戶在手機上簽回報價，報價單一鍵轉請款單，分期、訂金和逾期提醒都在裡面，報價、請款和客戶互動紀錄也串在同一頁。報價這一段的做法比較，可以參考自動報價系統怎麼建。

如果你的請款牽涉分期、訂金或簽約，同型的營運系統我們也做過，例如汽車包膜報價與簽約系統：線上報價加電子簽約，訂金自動分配到各期款，簽完 LINE 通知。從簽約到催收怎麼串成一條線，在電子簽約與分期收款系統怎麼做有完整拆解。

應收帳款系統怎麼選：Excel、會計軟體、ERP 與報價請款系統

先講結論：一個月開不到 20 張請款單、客戶都很準時，Excel 加上帳齡範本就夠了；請款單上百張、有分期或多人經手，就該讓系統幫你算帳齡和發提醒。至於選哪一種系統，要看你的問題出在哪一段。

還在評估要不要上 ERP 的話，可以先看ERP 系統是什麼和ERP 推薦：依公司規模與產業開短名單；覺得 ERP 太貴、只想先解決報價請款，ERP 太貴的替代路徑列了幾條比較輕的做法。已經有 ERP 或會計軟體、只是想把請款和提醒串起來，n8n 串 ERP 實戰裡的報價請款流程可以參考。

應收帳款常見問題