存證信函怎麼寫？格式範例、郵局與網路交寄寄法、費用，以及寄了對方不理怎麼辦

存證信函是一封由郵局留存副本的掛號信，郵局替你證明兩件事：你在哪一天寄出、信裡寫了什麼。它最常用在催討欠款、通知終止租約、催告對方履約這三種場合。寫法有固定格式（郵局用紙每頁 10 行、每行 20 格），一式三份，寄到郵局臨櫃或用中華郵政的網路交寄都可以。存證費第一頁 50 元，之後每頁或每張附件 30 元，另外加掛號附回執的郵資。

我們在做線上簽署工具的範本庫時，把「催告函」這份範本的別名設成了存證信函，因為這兩個詞幾乎總是一起出現：催告函是你要講的內容，存證信函是把這段內容寄出去、讓它變成證據的方式。很多人卡住的地方也在這裡，以為寄了存證信函對方就得付錢，結果信寄出去石沉大海，才發現不知道下一步要做什麼。這篇照實際會遇到的順序講：先講效力，再講格式與三種範例，接著比較寄法和費用，最後講對方不理、或者談成了之後怎麼處理。

先給一張速覽表，三十秒看完存證信函能做什麼、做不到什麼：

存證信函是什麼？效力在哪，做不到的又是哪些

先講結論：存證信函是一份證據，它證明「你通知過對方，而且通知的內容是這樣」。它沒有判決的效力，也不會自動讓對方付錢或搬走。中華郵政在存證信函常見問答裡寫得很清楚：郵局對存證信函的證明，以正副本內容相同為限。也就是說，郵局只保證信的內容沒被改過，不替你判斷誰有理。

那它的價值在哪？民法有很多效果要以「通知到對方」為前提。民法第 95 條規定，非對話的意思表示在通知達到相對人時才生效。催告付款、解除契約、終止租約，都是這類意思表示。日後上法院，對方最常見的說法就是「我沒收到」「你沒講過」，存證信函加上回執，就是讓這句話站不住的證據。

最後一列是最多人沒注意到的陷阱。民法第 130 條寫得很短：時效因請求而中斷者，若於請求後六個月內不起訴，視為不中斷。所以存證信函只能幫你爭取半年，半年內要接著走支付命令、聲請調解或起訴（這幾種民法第 129 條都算跟起訴有同一效力）。欠款快到時效的人，寄完信就要開始準備下一步。

還有一種情況，雙方其實願意談。存證信函寄出去後，常見的發展是對方打電話來說要分期，或者願意賠一部分。這時候要做的事換成「把談好的內容寫成雙方都簽名的書面」。存證信函本身一定要經過郵局寄送，線上簽署工具代替不了它；能用線上工具處理的，是後面那份和解書或還款協議。我們做的秒簽 SpeedSign（看它長什麼樣）範本庫裡有和解書、分期還款協議書和催告函三份對應範本，選好範本填上金額和期數，寄給對方，對方收信輸入驗證碼後就能在手機上簽名，簽完雙方各收到一份附簽署證明書的 PDF。免費註冊就能用，想先問問自己的狀況適不適合，也可以直接在 LINE 跟我們聊。

存證信函格式：每頁 10 行 20 格，欄位怎麼填

先講結論：一定要用郵局規定的用紙格式，可以去郵局買，也可以從中華郵政網站下載存證信函格式 Word 檔用電腦打字，A4 紙印出來就能用。自己做的版本，項目和印好的文字必須跟郵局販售的完全相同。我們下載官方 Word 檔核對過，本文區是 10 行、每行 20 格，一頁剛好 200 格，每格只能寫一個字（標點符號也佔一格）。

郵局的交寄規定還有幾條要記得：要用本國文字，提到外國人名或專有名詞才可以寫原文；要用不會褪色的筆或打字複印；寄件人、收件人的姓名地址要跟信封上寫的一樣；附件只能是跟這封信有關的文件，不能夾物品。寫錯字可以改，但要在備註欄寫明「在某頁某行第幾格下塗改增刪若干字」並蓋章，每頁塗改不能超過 20 字。改得多的話，重印一份比較快。

份數的算法是一式三份：一份寄給收件人、一份郵局留存、一份你自己留。每多一位收件人或副本收件人，就多印一份。郵局留存的副本只保存三年，三年內你可以拿原執據申請查閱或另具副本證明，費用是當時存證費的一半。要打官司的案件，自己那份請跟回執放在一起收好。

存證信函範例：催討欠款、終止租約、違約催告三種本文骨架

先講結論：好的存證信函本文只有四段，事實、要求、期限、後果。寫越多情緒、越多形容詞，對你越沒好處，因為這封信日後會原封不動被法官讀到。下面三份骨架，粗體是要換成你自己資料的地方，寫好後再照每行 20 格排進郵局格式。

催討欠款（個人借款或公司貨款）

一、台端於民國○○年○月○日向本人借款新台幣○○萬元，約定於○○年○月○日前清償，有借據／LINE 對話紀錄／匯款紀錄可證。

二、清償期屆至迄今，台端分文未還，經本人多次以電話及訊息催討，均未獲置理。

三、特以本函催告台端於本函送達後○日內，將上開款項匯入本人帳戶（○○銀行○○分行，帳號○○○○）。

四、逾期未清償者，本人將依法聲請支付命令或提起訴訟，並請求自○○年○月○日起算之法定遲延利息，屆時所生一切費用由台端負擔，勿謂言之不預也。

公司催貨款時，把「借款」換成「買賣價金」，事實段寫清楚訂單編號、出貨日、發票號碼和對方簽收紀錄。借據本身怎麼寫才站得住，可以先看借款契約書範本那篇，借據寫得完整，催討時要證明的事就少很多。

終止租約通知（房東對房客）

一、台端承租本人所有坐落○○市○○區○○路○號○樓之房屋，約定每月租金新台幣○萬元，於每月○日前給付。

二、台端自○○年○月起即未給付租金，迄今積欠○個月共新台幣○萬元，已達二個月之租額。

三、爰依民法第 440 條規定，催告台端於本函送達後○日內給付全部積欠租金。

四、台端如逾期仍未給付，本函即作為終止租賃契約之意思表示，租約於期限屆滿翌日終止，請台端於終止後○日內騰空返還房屋，並得自押金中扣抵積欠租金。

房屋租約的門檻比一般契約高：民法第 440 條要求遲付總額達兩個月租額，還要先給一段相當期限催告。上面第三、四點把「催告」和「期限到了就終止」寫在同一封信，是實務上常見的寫法，可以省一封信的時間。住宅租約還受租賃條例規範，合約本身的終止條款怎麼約定，請對照住宅租賃契約書範本；店面另有一些住宅版沒有的約定，可以看店面租賃契約範本。

違約催告（承攬、買賣、服務契約）

一、貴公司與本公司於民國○○年○月○日簽訂○○合約，約定貴公司應於○○年○月○日前完成○○工作並交付驗收。

二、約定期限已屆滿○日，貴公司迄未交付，經本公司於○月○日、○月○日以電子郵件催告，均未獲具體回覆。

三、特以本函催告貴公司於本函送達後○日內完成交付。

四、逾期未履行者，本公司將依民法第 254 條解除契約，並依合約第○條請求返還已付款項新台幣○萬元及違約金，另保留損害賠償請求權。

違約催告要寫得準，前提是合約本身有寫清楚交付內容、驗收標準和違約金。如果是系統或網站外包，軟體開發合約範本裡的分期驗收和違約條款，就是將來寄這封信時要引用的條號。

期限要多長，法律沒有統一天數，只要求「相當期限」。太短（例如送達後兩天）可能被認為不相當，催告效果就打折。拿不準時抓一到兩週，對方真的需要時間湊錢或交付，也比較願意回頭談。

存證信函怎麼寄？郵局臨櫃、網路交寄與律師函、法院認證比較

先講結論：自己寫、金額不大、想要最便宜，就到郵局臨櫃寄；常常要寄、不想排隊，就開通中華郵政的存證信函網路交寄；案情複雜或想讓對方感受到壓力，再考慮律師函。四種方式的證明效果都是「證明寄過、內容是什麼」，差別在費用、方便程度和誰來寫。

網路交寄是中華郵政 110 年 1 月開辦的服務。依郵局的說明，要先到電子函件服務系統申請帳戶，註冊完列印申請表，帶證明文件到郵局開通；開通後就能在家上傳存證信函，由郵局印製封裝後寄給收件人，寄件人可以登入系統查詢、下載副本電子檔。付款可用郵局帳戶、預付款、WebATM 或信用卡。第一次比較麻煩，後面每次都省掉跑郵局的時間。

法院公證處的信函認證，司法院的說明寫明效果跟郵局存證信函相同，可以作為訴訟證明。它適合想讓公證人看過內容再寄的人；一般催款用郵局就夠了。

費用怎麼算，用三個常見的例子試算存證費（郵資依重量另計，以郵局公告資費表為準）：

最後一列是郵局的規定：內容完全相同、只有收件人不同的存證信函同時交寄，可以做總副本，除了第一件以外，其餘按存證費減半收。一次通知好幾位連帶保證人或共有人時很實用。

寄了存證信函對方不理怎麼辦？支付命令、調解、起訴三條路

先講結論：對方不理、拒收或已讀不回，存證信函的任務其實已經完成了，它留下了你通知過的證據。接下來看你要的是什麼：要錢而且對方大概不會爭，走支付命令；想談、想保留關係，走調解；對方會爭、或金額比較大，就直接起訴。以下只講方向，個案怎麼選請找律師或法律扶助。

先處理一個常見疑問：對方拒收怎麼辦？郵件被拒收或招領逾期退回，法院實務多半認為，只要通知已經進到對方可以了解的範圍（例如送到他的住所而他拒收），就算達到。最高法院 58 年台上字第 715 號判例的見解就是這樣。所以拒收不等於沒收到，退回的信封和郵局的退件註記也要留著。

幾個關鍵條文：支付命令的裁判費規定在民事訴訟法第 77 條之 19；債務人要在送達後二十日內提出異議（第 516 條），沒有異議的，支付命令可以作為執行名義（第 521 條）。鄉鎮市區調解不收費寫在鄉鎮市調解條例第 23 條；法院調解的聲請費級距在民事訴訟法第 77 條之 20。小額和簡易程序的門檻分別是10 萬元和50 萬元。

我們的看法：存證信函拿來嚇人效果最差。真的會付錢的人，通常一通電話就會付；鐵了心不付的人，收到十封存證信函也不會動。它真正好用的地方在證據和時效，所以寫的時候把力氣花在事實與期限寫得精準，比寫一堆「勿謂言之不預」重要。對方超過期限沒動靜，就照上表往下走，拖越久，證據越散、對方越有時間脫產。

談成了之後：把和解內容寫成和解書或分期還款協議

先講結論：存證信函寄出後，對方願意談是最好的結果，但口頭答應不夠，要把談好的內容寫成雙方簽名的書面。分期還錢寫分期還款協議書，一次了結寫和解書，對方承諾某件事寫承諾書或切結書。

和解的效力很強。民法第 737 條規定，和解有使當事人所拋棄之權利消滅的效力，所以拋棄條款寫多寬，決定了你將來還能不能追討。實務上常見的保護寫法是「款項付清後，甲方始拋棄其餘請求」，避免錢沒收到、權利先丟了。和解書的條款細節，車禍和解書範本那篇有逐條拆解，換成金錢糾紛也適用。對方承諾的事項比較像單方保證，可以參考承諾書怎麼寫或切結書範本。

問題常出在「簽」這一步。談好的時候人在電話那頭，等到約出來簽紙本，往往又拖了一兩週，對方的意願也冷掉了。這一段就是秒簽 SpeedSign（產品頁）派得上用場的地方。範本庫裡有和解書、分期還款協議書和催告函三份範本，選好後在編輯器裡把金額、期數、帳號填進去，寄給對方。對方會收到一封邀請信，輸入信箱驗證碼後就能在手機上簽名或蓋章，不用註冊。全部簽完，系統產生完成版 PDF，最後一頁附簽署證明書，記錄每位簽署人的驗證與簽署時間、文件的 SHA-256 雜湊，雙方都會收到一份，日後可以在公開驗證頁確認文件沒被改過。

誠實講清楚邊界：秒簽處理的是雙方合意後要簽的文件，存證信函的寄送它代替不了，那一定要透過郵局。私人之間的和解書、還款協議用電子簽名簽署，電子簽章法承認效力，前提是對方同意用電子方式，細節在電子簽名有法律效力嗎和電子合約是什麼兩篇有整理。另外，私下簽的和解書不能直接拿去強制執行，要有執行力，得經法院調解、和解或公證並載明逕受強制執行。金額大、擔心對方再跑掉的，談好之後可以一起去公證。

如果你是公司，每個月都在處理客戶分期或催款，這件事放進系統裡會比一張張寄信省力。我們做過一套汽車包膜報價與簽約系統，報價勾選就出單、線上簽約、訂金與分期款自動分配，簽完 LINE 通知。整條流程怎麼設計，在電子簽約與分期收款系統怎麼做那篇有完整拆解。

寫存證信函最常踩的 6 個錯

先講結論：存證信函寫壞了，輕則白花錢，重則變成對方手上的證據。下面這張表是最常見的錯法與改法。

第四點常被忽略。存證信函是你主動提出的文件，裡面每一句話都會被當成你的主張。寫完後放一天再讀一次，把「其實我們也有疏失」「本來想說算了」這類句子刪掉。不確定要不要寫的事實，就先不寫。

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