請款單怎麼寫？請款單範本 Excel、必填欄位，以及跟報價單、發票、收據的差別

請款單是你向客戶正式要錢的那張單。它對應一份已經確認的報價單或合約，寫清楚這次要收哪些項目、多少錢、含不含稅、匯到哪個帳戶、最晚哪天付。它不能取代統一發票，也不能當收據，但對方會計部門要啟動付款，靠的就是這張單。

我們最近讀了一份桃園地方法院今年 5 月的支付命令裁定（115 年度促字第 5406 號）。一家鋁業公司追討 12 萬多元貨款，法官開出的補正清單裡，第四項就是「與請求金額相符之發票、請款單」，第三項還要求說清楚這筆錢「究係含稅金額，或不含稅金額」。平常覺得請款單只是行政流程，真的要討錢時，它就是證據。

所以範本先給你，欄位與寫法在後面一格一格講。

請款單、報價單、發票、收據差在哪？一張表分清楚

一句話分：報價單問「要不要做」，請款單說「做完了，請付錢」，統一發票是給國稅局看的稅務憑證，收據證明「錢收到了」。四張單在時間軸上依序出現，彼此用單號串起來。

最容易搞混的是請款單跟發票。營業稅法第 32 條要求營業人依「營業人開立銷售憑證時限表」開立統一發票，承攬勞務的時限原則上是收款時，包作業（土木、水電、油漆這類工程）則是合約上每一期應收價款的時候。所以很多公司的實際流程是：先寄請款單，對方付款後再開發票；工程業則常在請款時就把發票一起附上。

請款單也不能當收據用。請款單的意思是「我要錢」，收據的意思是「我收到錢」，兩張單的方向剛好相反。只有統一發票使用辦法第 4 條列的小規模營業人等情況，才能用普通收據代替發票。如果你還在分報價單和估價單，可以先看估價單 vs 報價單怎麼分。

個人接案請款：請款單之外還有勞報單

沒有公司行號的個人接案者也可以開請款單，它沒有法定格式。差別在對方公司付錢給你時，通常會請你簽一張勞務報酬單，並依扣繳規定先扣 10% 所得稅；單次給付達 2 萬元的執行業務收入，還要再扣 2.11% 的二代健保補充保費（健保署說明）。所以請款單上最好註明「本金額為扣繳前金額」，免得對方實際匯款比你預期少一截時，雙方各說各話。勞報單和報價單怎麼搭配，個人接案報價單範本那篇有完整寫法。

請款單必填欄位：少寫一格，錢就晚一個月

先講結論：一張請款單至少要有下面 14 個欄位。缺的那一格，往往就是對方會計把單子退回來的理由，而退件一次，通常就跨到下一個付款週期。

可以直接複製的請款單文字範本

不想開 Excel、只想在 Email 或 LINE 裡貼一份，下面這段照抄改粗體字即可：

請款單號：INV-2026-10-001　請款日期：2026/10/08　付款期限：2026/10/31

請款方：OO 設計工作室（統編 12345678）　客戶：OO 股份有限公司（統編 87654321）

對應報價單：Q-2026-09-015（2026/09/20 簽回）　專案名稱：官網改版第二期

請款項目：首頁與內頁視覺設計 1 式 60,000 元；前端切版 8 頁 × 4,500 元 = 36,000 元；後台內容管理功能 1 式 35,000 元

小計（未稅）131,000 元，營業稅 5% 6,550 元，總額 137,550 元；已收訂金 50,000 元，本期應付 87,550 元。

匯款帳戶：OO 銀行 OO 分行（000）帳號 0000-000-000000，戶名 OO 設計工作室。匯款後請告知帳號末五碼。

驗收依據：2026/10/05 客戶確認驗收。逾期付款依民法第 233 條按年息 5% 計算遲延利息，雙方另有約定者從其約定。

請款單號怎麼編，才對得起報價單

最省事的做法是讓請款單號跟報價單號看得出關係，例如報價單 Q-2026-09-015，訂金請款單 INV-2026-09-015-1，尾款 INV-2026-09-015-2。對方會計一看就知道是同一案的第幾期，你自己月底對帳也不用翻信箱。流水號不要每年歸零後重複，查舊帳時才不會撞號。

含稅還是未稅，寫法一次講清楚

營業稅法第 32 條規定定價要內含營業稅，買受人是營業人時，銷售額和稅額要在發票上分開寫。請款單照同一套邏輯寫最不會出錯：客戶是公司，就分三行寫小計、5% 營業稅、總額；客戶是個人，寫含稅總價就好。前面那份桃園地院的裁定會特別要求債權人說明「含稅或不含稅」，就是因為很多請款資料只寫一個數字，事後誰也說不清楚。

講到這裡，這件事我們其實已經有現成的在跑。秒發報價Pro就是為了「報價做完，請款再打一次」這個麻煩做的：客戶確認報價單之後，一鍵轉成請款單，品項、金額、客戶資料直接帶過去，不用重新輸入，單號也綁在同一份報價底下。如果你每個月要開十幾張請款單，可以先到秒發報價看看，或跟我們聊聊，我們可以先幫你看你的流程適不適合。

工程請款單跟一般請款單哪裡不同？估驗計價與保留款

一句話分工：一般服務做完就請整筆；工程按完成比例分期請（估驗計價），每期還會先被扣一筆保留款，驗收或保固期滿後才拿回。

保留款的比例要看合約。公共工程委員會的工程採購契約範本，估驗計價保留款原定比例是 5%，109 年修正對照表另外規定得過公共工程金質獎的廠商，在獎勵期間可以降到 2% 到 4%。民間工程就各自約定，法院判決裡也看得到約定 10%、而且要交保固切結書才退還的案子。所以保留款比例和退還條件，一定要在簽合約時就寫清楚，工程承攬契約書範本那篇有逐條寫法。

估驗請款怎麼算：一個 120 萬裝修案的第 2 期

下面用 Excel 範本裡的同一組數字示範。契約總價 120 萬元（未稅），保留款 5%，這是第 2 期估驗：

本期估驗 420,000 元，先扣 5% 保留款 21,000 元，未稅請款 399,000 元，加 5% 營業稅 19,950 元，這一期實際請款 418,950 元。把算式攤在請款單上，業主的監造或會計可以逐項核對，退件機率會小很多。水電這類小型工程的報價格式，可以參考水電維修報價單範本。

什麼時候請款？訂金、分期、月結三種節奏

先講結論：請款節點要在報價階段就談好，寫進報價單或合約。做完才想要怎麼收，客戶已經沒有急迫感了。

報價單簽回這一步最常被省略，偏偏它是後面所有請款單的依據。報價確認後怎麼簽、怎麼留紀錄，可以看報價單確認後怎麼簽約；想讓客戶簽完就直接付訂金，報價單電子簽名＋線上付款有實際操作畫面。

分期收款的系統我們也做過：汽車包膜報價與簽約系統是線上報價加電子簽約，勾選即出單，訂金自動分配，簽完用 LINE 通知。整條「報價、簽約、分期收款、催收」怎麼設計，電子簽約與分期收款系統怎麼做有完整拆解。

請款單寄出去沒人付：逾期原因與催款時間表

先講結論：多數逾期跟惡意無關，卡在流程：單據不齊、找不到核准人、對方週轉不過來。照時間表一步一步升級，比一直傳「請問款項何時匯呢」有效。

逾期在企業之間很普遍。信用保險公司 Atradius 在 2025 年第二季調查了台灣在內的 8 個亞洲市場，結果顯示企業間賒銷的款項有 44% 被延遲付款，壞帳平均占 5%。受訪企業列出的前幾名原因是客戶現金不足、客戶內部付款流程延誤、發票或請款爭議，以及供應鏈中斷。其中流程延誤和單據爭議，是請款方自己做得到預防的部分。

流程對了還是沒付，就照下面的時間表走。每一步都要留下書面紀錄，因為到了最後一步，這些紀錄會變成你交給法院的附件。

這張表背後有三條法律。民法第 229 條規定給付有確定期限的，債務人期限一過就負遲延責任，所以付款期限要寫具體日期；第 233 條讓你可以請求遲延利息，沒有約定利率時，第 203 條的法定利率是年息 5%；催到最後可以依民事訴訟法第 508 條聲請支付命令。另外要注意時間，民法第 127 條規定承攬人的報酬、商人供給商品的代價，請求權 2 年不行使就消滅，帳拖久了，連告都來不及。

我們的看法很直接：請款單要寫到法官看得懂。前面那份桃園地院的裁定，法官要的補正包括應收帳款明細（品名、單價、數量、金額）、與請求金額相符的發票與請款單、債務人簽章確認收貨、催告函與回執，還有對方收到催告後的回覆。換句話說，一張品項不清楚、沒對應報價、沒寫含稅未稅的請款單，平常客戶照付時看不出問題，一旦要走法律程序，就得花時間回頭補。催款信怎麼寫可以參考AI 幫你寫 Email 的催款信範本，存證信函的格式與寄法在存證信函怎麼寫。如果卡在更前面（報價寄出去就沒消息），先看報價之後客戶消失怎麼辦。

報價到請款怎麼串？Excel、現成工具、客製系統怎麼選

我們的建議：一個月開不到 10 張請款單，Excel 範本就夠用；超過 20 張，或有分期、多人經手、要追逾期，就該讓報價單直接變成請款單，省掉重打一次。

Excel 的天花板很具體。同一筆資料要打三次（報價單、請款單、對帳表），任何一次打錯就要對方退件重開；哪張單快到期、哪張已經逾期，只能靠你記得。報價範本本身怎麼設計，空白報價單與估價單 Excel 下載、Excel 報價單模版和報價單範本下載都有現成格式；三條路怎麼選的完整比較在自動報價系統怎麼建。

秒發報價Pro把這段收成一條線，實際做得到的是這幾件事：

• 報價單確認後一鍵轉請款單，客戶與品項資料直接帶入。
• 同一份報價可以分期請款，請款單上標示第幾期、共幾期，也可以按百分比請。
• 每張請款單有付款狀態：待付款、部分付款、已付款、逾期。
• 到期前（預設 7 天）、到期當天、逾期後每 3 天，系統會寄提醒信給你自己，提醒你去追款。
• 月費型的案子可以設定每月、每季或每年自動產生請款單。

要說清楚的是，提醒信是寄給請款單的建立者（或公司信箱），系統不會替你對客戶發催款信，催款的語氣和時機還是你自己拿捏。如果你的流程更複雜，例如報價、請款、出貨要串進 ERP，可以看報價單、請款單、出貨單自動串接和n8n 串 ERP 實戰；要接電子發票，電子發票整合外包指南列了技術決策與報價區間。

延伸閱讀：空白報價單與估價單 Excel 下載、估價單 vs 報價單怎麼分、電子簽約與分期收款系統怎麼做、存證信函怎麼寫。