空白報價單與估價單 Excel 下載：六種格式、三個必改欄位與自動加總公式

空白報價單的 Excel 格式，最少要有八個欄位才站得住：報價單號、報價日期、有效期限、雙方公司與統編、品項規格、單價與數量、稅額與總計、付款條件。少掉其中任何一個，這張單子在客戶端就會被退回來重開，或者更糟，簽了之後才發現雙方認知不一樣。

我們自己在做秒發報價Pro這套產品的時候，把幾百張真實報價單攤開來看過，發現一件事：大部分人下載空白範本，只改公司名稱跟金額，剩下那些預設欄位就原封不動送出去。問題就出在那些沒改的欄位上。

這篇把空白格式該長什麼樣講完，再把 Excel 撐得住與撐不住的界線畫清楚。表格先給你，內文是給想搞懂為什麼的人看的。

空白報價單最少要有哪些欄位

先講結論：八個必填、五個選填。下面這張表就是驗收清單，下載回來的空白格式對照一遍，缺的自己補上去。

這張表的順序就是欄位在紙上該排的順序。頭部放單號與雙方資料，中段放品項，尾巴放金額與條款，這是台灣中小企業採購最習慣的閱讀動線。想看每個欄位再往下拆的寫法，估價單表格怎麼設計那篇有更細的版面拆解。

六種空白格式，你該挑哪一種

先講結論：一個人接案挑 Excel，三人以上的業務團隊挑線上表單，一天出五張以上就該直接上系統。格式挑錯的真正代價在資料散掉之後回不來，難用還算小事。

挑格式前先問自己一個問題：這張單子出去之後，你要靠什麼記得它？如果答案是「靠我自己記得」，那你現在的量還撐得住 Excel。如果答案已經變成「靠翻 LINE 訊息」，那就是該換的訊號了。

同一套判斷邏輯我們在報價單該列多細那篇也講過，差別在那篇談的是要不要把細項攤開給客戶看。

下載回來一定要改的三個欄位

先講結論：有效期限、付款條件、排除項目。這三個是空白範本的預設值最容易害到你的地方，因為範本作者不知道你的行業長什麼樣。

排除項目這欄，是我們看過最多人省略也最常後悔的一欄。台灣消費者保護協會受理的服務類申訴裡，工程與裝修長年都在前段班，爭點大多不在報價金額本身，而在「這個到底有沒有包含」。把不包含的項目寫出來，比把包含的項目寫得更漂亮有用。

按行業已經寫好排除項目的範本，可以直接參考水電維修報價單範本、冷氣安裝報價單範本與泥作工程報價單這三篇。

自動加總公式怎麼寫才不會被手動蓋掉

先講結論：小計用 ROUND 包起來、稅額另開一欄、總計只引用前兩欄，不要讓任何一格同時做兩件事。

最常見的壞味道是把稅額直接寫進總計那格。當客戶問「可以報未稅嗎」，你把那格改掉，整張單的邏輯就斷了，下次複製這張單開新單的人完全不知道發生過什麼事。

小計（每列）    =ROUND(單價 * 數量, 0)
未稅合計        =SUM(小計欄位範圍)
稅額            =ROUND(未稅合計 * 0.05, 0)
含稅總計        =未稅合計 + 稅額
折扣（如果有）  另開一列做負數品項，不要直接改小計

台灣營業稅稅率 5%，四捨五入到元。折扣一定要開成獨立的一列，寫成負數金額，這樣客戶看得到你讓了多少，你自己月底對帳時也追得回來是哪一單讓的。

三個細節容易被忽略：數量欄位設成數值格式而不是文字，否則 SUM 會靜默跳過；小計欄鎖住不讓人手動輸入；整張表印出來前先預覽一次分頁，Excel 的預設分頁常常把總計那列切到第二頁。

已經內建這些公式的版本，可以直接抓內建公式的報價單範本回去改。

七個最常漏掉的項目，每一個都會變成爭議

先講結論：漏掉的幾乎都是條件，很少是金額。金額寫錯客戶會馬上問，條件沒寫會等到收尾那天才爆。

這七條都可以直接放進備註欄。字不用多，一條一行，但每一條都要能對應到一個具體時間點或金額。寫成「依雙方協議辦理」等於沒寫。

如果你想從一開始就把成交率一起考慮進去，報價成交率太低怎麼辦那篇整理了六個追單節奏的做法。

估價單跟報價單的空白格式差在哪

先講結論：估價單是「大概多少」，報價單是「就是這個價」。兩者的空白格式差在有沒有承諾。

很多爭議是因為公司內部把兩張單子混著用：業務用估價單的心態寫，客戶用報價單的標準看。這兩張單子的欄位差別與四種常見情境，估價單 vs 報價單怎麼分那篇拆得比較完整。

我們的判斷是：如果你的行業需要到府勘查，就準備兩份空白格式，勘查用估價單、確認後換報價單。用同一份格式跑完全程，遲早會有一次把概估金額當成正式承諾。

Excel 撐到什麼時候就該換掉

先講結論：真正的判斷點在「你開始需要問別人上一版在哪」的那一刻，跟一個月出幾張關係不大。

Excel 本身沒有問題，我們自己內部很多東西也還跑在試算表上。它撐不住的是三件事：版本、追單、交接。同一個客戶改了四版報價，四個檔名長得差不多；報價寄出去之後沒人記得三天後要追；業務離職，他電腦裡那些單子跟著走。

講到這裡，這件事我們其實已經有現成的在跑。秒發報價Pro就是為了「Excel 排版半天、客戶看了沒不知道、月底才發現請款逾期」這幾件事做的：報價單支援多層級項目與子項目分解、含稅未稅自動計算、折扣與免費項目獨立成列，出單之後可以直接產分享連結給客戶，客戶線上簽名回簽就生成 PDF，報價單一鍵轉請款單並追蹤付款狀態。

如果你的計價規則比較特殊，例如要跟成本連動、要走多階梯定價，那通常不是套裝軟體能吃下來的。我們做過食品階梯報價與型錄系統，把成本連動的四階梯報價、主管審核與中英文型錄匯出接成一條龍。你的情況如果類似，找我們聊會比從零開始描述需求快很多。

先聊一下你現在怎麼出單、一個月出幾張、卡在哪一段，我們陪你看哪一塊最值得先動。這個階段我們陪你想，後面真的要動手再談範圍跟費用。