品質管理系統流程圖怎麼畫？QMS 架構圖、六條核心流程範例，與流程圖怎麼變成系統

品質管理系統流程圖，簡單講就是兩層圖：上層一張 QMS 架構圖，說明公司有哪些過程、彼此怎麼接；下層每條核心流程各一張，寫清楚每一步誰做、留下什麼紀錄、出了問題往哪走。ISO 稽核員要看的是這兩層對得起來，而且現場真的照著做。

我們在估一套品質系統的開發範圍時，第一個跟對方要的資料就是流程圖。原因很實際：流程圖上的每個方框，最後都會變成一張表單、一個簽核關卡或一筆要追溯的紀錄。圖畫得清楚，系統範圍就算得準；圖只是為了應付稽核畫的，開發到一半一定會冒出一堆「其實現場不是這樣做」。

ISO 9001 第 4.4 條要求組織決定品質管理系統需要的過程、過程的輸入輸出、順序與交互作用（條文可以在 ISO 官方的 ISO 9001 頁面 查到標準摘要），但條文並沒有規定一定要用流程圖呈現。實務上大家還是畫，因為流程圖是把「過程與交互作用」講清楚最省力的方法。這篇從架構圖開始，把進料檢驗、製程檢驗、出貨檢驗、不合格品、矯正預防、文件管制六條流程逐一拆成對照表，最後講流程圖怎麼變成真的有人在用的系統。

品質管理系統流程圖要畫哪幾張？先看全文速覽

先講結論：一張架構圖加六條核心流程，就能應付大多數 ISO 9001 稽核與客戶稽核的提問。其他像客訴、內部稽核、供應商管理、校正，是第二批要補的流程。

這張表的第二欄很重要：流程圖要給「實際做事的人」看得懂，畫給稽核員看的圖通常太抽象，現場不會照著走。如果你手上已經有一疊流程圖，想知道它們能不能直接變成系統，可以把圖傳到 恆遠的 LINE 給我們看一眼，我們會直接說哪幾張可以照搬、哪幾張要先補。

QMS 架構圖怎麼畫：用過程方法把輸入輸出接起來

QMS 架構圖（也有人叫品質管理系統圖或過程地圖）只回答一件事：公司有哪些過程，它們之間的資料怎麼流。畫法是把所有過程分成三類，再用箭頭接出輸入與輸出。

畫的時候，左邊放「顧客要求」，右邊放「顧客滿意」，中間一排核心過程由左往右走，上面一層是管理過程，下面一層是支援過程。整張圖再套一個 PDCA 循環：規劃（Plan）對應管理過程、執行（Do）對應核心過程、檢查（Check）對應監控與稽核、改善（Act）對應矯正預防與管理審查。下面是用文字寫成的架構圖，前台會畫成圖，搜尋引擎也讀得到內容。

每個方框要再往下展開時，可以用烏龜圖把單一過程的輸入、輸出、資源、人員、方法、績效指標拆開，做法在 烏龜圖是什麼 寫過。架構圖畫完之後，記得跟 ISO 四階文件 對一次：架構圖上的每個過程，都應該找得到一份二階程序書。

架構圖最容易被忽略的是箭頭。方框誰都會畫，箭頭代表的是「一個過程的輸出變成另一個過程的輸入」，例如進料檢驗的拒收紀錄要流到供應商管理，出貨後的客訴要流到矯正預防。這些跨過程的交接，正是紙本與 Excel 最容易斷掉的地方。我們做過一套 QMS 品質管理系統互動原型，就是把 CAPA、CAR、8D、SCAR 四種跨部門表單收進同一套簽核骨架，處理的正是這種交接（目前是原型階段，用來確認範圍與報價）。

六條核心品質流程範例：步驟、負責人、紀錄一張表看完

流程圖可以用方框箭頭畫，也可以直接寫成步驟對照表。我們建議兩種都留：圖給現場一眼看懂，表給系統開發與稽核對照。下面六張表的欄位都一樣：步驟、誰負責、留下什麼紀錄、最常卡在哪。

進料檢驗流程（IQC）

抽樣數怎麼查表在 AQL 抽樣計畫 有完整說明，三道檢驗關卡的表單欄位設計則在 進料檢驗怎麼設計。

製程檢驗流程（IPQC）

巡檢的頻率與檢查項目不要寫在流程圖裡，應該寫在 QC 工程表，流程圖只寫「依 QC 工程表巡檢」。流程圖管順序與權責，工程表管項目與頻率，兩份文件分工清楚，改版時才不會漏改。

出貨檢驗流程（OQC）

不合格品處理流程

不合格品流程是稽核最常開缺失的一條，因為它的分岔最多。先看流程圖，再看對照表。

矯正預防流程（CAPA）

真因寫成「人員疏忽」是最常見的退件理由，5Why 怎麼問才問得到真因 有完整範例。CAPA 從開單到結案的四個階段與系統該怎麼支援，可以接著看 CAPA 是什麼；如果問題來自客訴，前段受理與分類的流程在 客訴處理流程圖 拆過。

文件管制流程

文件管制看起來最簡單，卻是其他五條流程能不能運作的前提：檢驗規範、QC 工程表、程序書全部要經過這條流程發行。ISO 9001 改版後要調整哪些文件，可以參考 ISO 9001 改版過渡期規劃。

品質流程圖怎麼畫：符號、泳道與五個常見錯誤

先講結論：用泳道圖，一條泳道一個部門；每個判斷點至少兩個出口；每個步驟旁邊標上表單編號。做到這三件事，流程圖就能拿去稽核，也能拿去開發系統。

符號只要記四個就夠用，這也是 ASQ 對流程圖的基本定義 裡最常用的幾種：

• 橢圓：開始與結束，例如「收到客訴」「結案」。
• 矩形：一個動作，用「動詞加名詞」寫，例如「開立不合格品單」。
• 菱形：判斷，寫成問句，例如「是否允收？」，出口一定要標「是」「否」。
• 文件符號（下緣波浪的矩形）：這一步產生的紀錄，例如「QR-08 進料檢驗紀錄」。

工具方面，draw.io（diagrams.net）免費、Visio 與 Lucidchart 適合已經有授權的公司，PowerPoint 也能畫。工具差異不大，重點是全公司統一一種，檔案放在文件管制的範圍內。

第四個錯誤最常見。很多公司的流程圖是導入顧問三年前畫的，程序書後來改了兩次，流程圖沒動。稽核員只要拿兩份文件對一下，缺失就開出來了。

品質管理系統流程圖畫完，為什麼現場沒人照走？

我們的判斷很直接：流程圖沒人照走，問題幾乎都出在「照著走比不照著走更麻煩」。圖本身畫得再漂亮也救不了。

想像一個很常見的場景：一家 80 人的金屬加工廠，不合格品流程圖上寫著「開立不合格品單，送 MRB 評審」。實際上，不合格品單是一張 Excel，要填 14 個欄位，評審要湊齊品保、生管、工程、業務四個人簽名。線長發現一批尺寸偏差，最快的做法是打電話給品保主管，兩人在現場決定重工，重工完就出貨。流程圖上的每一步都被跳過了，而且沒有任何人覺得自己做錯，因為貨準時出了。

這五個原因有一個共通點：它們都不能靠「加強宣導」解決。要嘛把流程本身簡化，要嘛讓工具替人做掉麻煩的部分。這也是為什麼流程圖最後幾乎都會走到「要不要做成系統」這一步。

這裡有個常被忽略的取捨：流程圖畫得越細，系統越容易做，但現場越不想走。我們估案時會先請品保主管挑出「最常被跳過的那一步」，那一步通常就是系統要優先處理的地方。

把品質管理系統流程圖變成系統：表單、簽核、追溯

先講結論：流程圖上的每個元素，都對應得到一個系統功能。照下面這張表把圖翻譯一遍，系統範圍就出來了。

翻譯完之後，通常會發現三件事。第一，很多表單欄位是重複的，同一個批號在收料單、檢驗單、不合格品單各填一次，系統可以只填一次。第二，最花時間的是簽核與等待，系統化之後省下來的主要是「等人」的時間。第三，追溯需要的資料，在紙本流程裡散在三四個資料夾，系統把它們用批號串起來，客戶來稽核時才查得到。

品質系統跟生產系統的交接點也要先畫清楚：製程檢驗的數據要不要從生產端自動帶過來，不合格品要不要回寫到工單。這部分在 ERP、MES、QMS 差在哪 與 客製化 MES 開發指南 有講三套系統的分工；如果還在評估要買套裝還是客製，品質管理系統軟體怎麼選 有三條路的費用級距。

看到這裡，如果你手上的流程圖已經很完整，只是一直卡在 Excel 和紙本簽核，可以參考我們做過的 QMS 品質管理系統互動原型：電子零組件製造業、8 個廠區，用 10 個工作天做出 13 個可點擊畫面，把 CAPA、CAR、8D、SCAR 收進同一套簽核骨架。它目前是原型，用途是讓客戶在開發前先點過一次、確認流程對不對，也成為報價的依據。我們很樂意 聽你聊聊現在的流程，先看哪幾條值得做成系統、哪幾條用 Excel 就夠。

流程圖畫完之後，自己做、買套裝、還是客製？

先講結論：流程少於五條、單一廠區，Excel 加共用資料夾撐得住；流程跨部門、要追溯批號、客戶會來稽核，就該考慮系統。下面是三條路的比較。

不管選哪條路，前一步都一樣：把流程圖畫到「每一步都有負責人和紀錄」。這份圖在買套裝時是需求規格，在客製時是開發範圍，在自己做時是教育訓練教材。客製化 QMS 的決策與報價區間可以看 客製化 QMS 品質管理系統開發完整指南，還在搞懂 QMS 整體架構的話，先從 QMS 品質管理系統是什麼 讀起。多套標準並行的工廠（例如同時有 ISO 9001 與 IATF 16949），流程圖怎麼共用，在 ISO 9001、IATF 16949、ISO 13485 差在哪 有拆。

流程圖也不是畫一次就結束。管理審查會議與內部稽核是兩個固定的檢查點：管審要看流程績效，稽核要看流程有沒有照走。開會要準備哪些輸入，在 管理審查會議怎麼開 整理過；量具校正這條支援流程的週期與逾期管制，則在 儀器校正法規怎麼看。