[讀書心得]專案管理｜玩一場從不確定到確定的遊戲

每個人都該學會專案管理

根據專案管理的定義：在特定的時間內，達成某一個目標，你會發現每一個人其實都已經開始專案管理了。譬如學生時代規劃未來要上哪一所大學、出社會要找哪一份工作、要不要跳槽或是留任接受升職加薪等等，這一些都是專案管理。學會專案管理，我們才可以在有限的人生當中，井井有條地做好更多的事情。

用這三種精神做事，無往不利

專案管理的本質其實就是管理不確定性。作者一直強調一件把不確定性變成確定的過程，就是專案管理的本質，也是專案管理好玩的地方。

想要做好專案管理，可以先從這些面向著手

1. 擁抱不確定性，樂於接受挑戰：當下次遇到未知挑戰，不要急著拒絕，去試看看！
2. 幫助別人、成全他人：大方的將功勞歸給團隊成員，給他們尊重的感覺，提高凝聚力
3. 喜歡解決問題，樂於學習：主動積極的去學習新的知識，並且將新知識實際應用。

積極擁抱不確定性！現在消息更新迅速，變動太快了。當遇到老闆很快就修改目標，不要急著去抱怨，可以試著去了解或詢問老闆這樣做背後的原因是什麼，了解老闆背後的立場。

樂於幫助別人，成全別人！當管理者最大的快樂其實不見得是宣揚自己的功績，而是與團隊成員共同在這一個世界上留下了什麼事情。

最後當一個樂於學習的人！每天利用閒暇的時間去看一本新的書，用Netflix去看影集了解國外的生活以及文化，買單字書學習英文等等，這些都是非常具備累積性的事情，能夠在未來發會百倍效益。

將專案管理落實到生活中的方法

真正的順序是先展開專案之後才具備能力，而非等到具備能力才展開專案

專案管理的目的其實是能夠有效讓事情越來越好。過去常聽到的敏捷開發或是PDCA其實都是專案管理的縮影。將專案管理落實到生活中，需要具備以下幾件事情。

1. 學會制定一個有挑戰性，能達成的目標
2. 有效的拆解目標：把每一個大目標拆解成數個小目標｜不知從何做起，就是目標拆解不夠細
3. 將目標落實到每一天的行程：每天優先做重要的事情（通常就是拆解的任務）
4. 有效的紀錄達成數據｜數據能夠提供修正的指引，而且相當客觀
5. 每天/每週/每月/每季/每年復盤｜復盤越多，有越多次可以修正的機會

接下來會和大家分享具體該要如何做

制定目標要注意的兩件事情

所有目標都必須要是截止期限＋目標＋數字

1. 截止期限：目標必須要有明確的截止期限
2. 成果的數字：想要達成的目標必須要清楚且具體的數字

沒有期限的目標不是目標，因為永遠都不會到期，永遠都不會實現。設定的日期必須要有意義
，例如訂這一個期限是為了要符合政府補助的申請時間，或是能夠趕在某一份發表會前完成特定成果。

沒有具體數字的目標不是好目標，因為可以任意解釋，例如減肥成功的定義到底是減肥3公斤還是20公斤。目標的制定必須要能夠引發動力，對內可以激發挑戰的本能，邀請團隊成員競賽，比賽誰的貢獻最多，對外可以透過獎金發放等刺激外在動機。

拆解目標的技巧｜聚沙成塔，滴水穿石

前面有提到，拆解目標的用意是為了把複雜的事情變得簡單（尤其是越困難的事情越需要拆解），讓我們得以開始進行。試著去思考，一個任務要拆解成哪些子任務，才能夠完成

舉個例子：如果想要到加拿大讀書，可以拆解成：準備英語證照考試、準備教授推薦信、準備自傳或讀書計劃等等。接著準備英語證照考試可以再往下拆解行動，變成每天要背10頁英文7000單字等等。

將目標落實到每一天的行程｜千里之行始於足下

可以使用簡單的專案管理工具，方便更好管理每一個專案的進度。我使用過幾個專案管理工具，上手難度從簡單到困難依序為：Excel、TickTick、Notion，最推薦的為TickTick，之後再與大家分享

拆解後的任務，都是相當重要的事情，建議清晨就優先做完，以免拖到晚上，結果同事臨時找、工作臨時變多、身體突然太累等等的原因，而忘記了真正最重要的事情。

每天完成任務後，記得紀錄任務花費時間，還有執行的狀況，未來改進優化時，才能夠有可以參考的依據。

有效的紀錄，並且覆盤

復盤的目的是為了對齊自己設定下的目標。我們可以比較現狀和目標來確認我們在努力的路上，方向是否有對、成效是否有出來，並且評估哪些地方是否需要修正（不論是修正目標或是修正方法）

如果現狀和實際目標差距太大，之後定目標時，就可以根據現有的執行狀況，重新制定下一個更加可行的目標。

定期覆盤，掌握實際進度

甚是自己在這天/這週/這個月/這個季度/這年達成了哪一些事情，針對做得好的事情，給予自己獎勵（例如去吃大餐或是買很想要買的東西）針對沒有達標的事情，仔細思考沒有達標的原因，並且想一下之後要怎麼做會更好。

覆盤的時候，隨時修正下個階段的目標。與時俱進，目標持續更新，我們才能夠掌握正確的航向，不偏航的的向目標駛去。

學會專案管理後，對自己接案的幫助

1. 因為會互相同步資訊，所以和案主可以保持有效的溝通
2. 持續的對齊目標，做的事情不會偏離航向
3. 週期性地檢視做事情的成果是否有效，才不會做白工

有事沒事就和團隊成員或是老闆們聊天，更新一下彼此的資訊。資訊流通越快，越不容易出錯，大家對於團隊的方向也會更加明確。

做事情前先問目的，不要馬上就跳進去無腦一聲不吭開始做。確認做事的目的，確認做這件事情能夠有效提高我們關注的指標後，才開始去做。

最後針對日常工作的內容提出質疑，有些看似確定的工作項目其實不確定要不要做。好好盤點哪一些工作如果不做的話也沒關係，或是有沒有其他更好的方法可以達成同樣的目的。

後記：專案管理好好玩

真正的順序是先展開專案之後才具備能力，而非等到具備能力才展開專案

做，就對了！與其畏首畏尾，不敢開始去做，不如先做了再說。我一直都相信去做是累積經驗最快的方法，透過這一本專案管理的書籍，掌握了拆解目標、落地執行的技巧，策略有方針，行動可落地，第一步踏出去最難，但是學習本就如此，經驗會累積，而最終自己也會懂的越來越多，成為真正的專家。