訂購單怎麼做？訂購單範本欄位、和報價單與銷貨單的差別，訂單量變多時怎麼從 Excel 搬進系統

訂購單是一筆交易裡「確定要買」的那張單：買方寫清楚要買什麼、買多少、什麼價格、什麼時候要，交給賣方；賣方確認接單後，這筆生意才從「報價」變成「訂單」。下面整理一份照著填就能用的訂購單範本欄位、它和報價單、採購單、銷貨單、出貨單的先後順序，以及訂單量變多時，什麼時候該把訂購單從 Excel 搬進系統。

我們在做客製化系統的需求訪談時，批發商和工廠業務最常卡住的一題，往往是「這張單到底叫什麼、該誰開」：客戶傳來一張寫著「訂購單」的 PDF，業務自己又開了一張「銷貨單」，會計手上還有一張「出貨單」，三張單號都對不起來。單據名稱一亂，月底對帳就只能靠人工一張一張翻。

名詞講清楚之後，範本和工具就好選了。只需要一份範本的話，下一段有 Excel 可以直接下載。

訂購單是什麼？誰開給誰，開出去算不算成交

先講結論：訂購單是買方表達「我要買」的書面文件，台灣實務上有兩種開法。第一種是買方公司開給供應商，這時候訂購單和採購單（英文 Purchase Order，簡稱 PO）是同一張單；第二種是賣方印好或做成線上表單，讓客戶自己勾選填寫，常見於批發、團購、印刷這類生意。兩種開法的欄位幾乎一樣，差別只在格式是誰定的。

訂購單送出去，生意算不算成立？法律上看的是雙方有沒有對「買什麼」和「多少錢」講好。民法第 345 條寫得很直接：當事人就標的物及其價金互相同意時，買賣契約即為成立。換句話說，訂購單是一個「要約」，賣方回簽、回信確認或直接照單出貨，才算承諾。這也是為什麼範本裡一定要有回簽欄。

常見問題的簡短答案先列在這裡：

站在賣方這邊，你收到的訂購單會在公司內部轉成一張「銷售訂單」（Sales Order，SO），後面的出貨、開發票、請款都掛在這張 SO 底下。站在買方這邊，同一張單在公司內部叫做採購單，要走請購、核准、驗收那一套。買方怎麼開採購單、怎麼做三單比對，可以看採購單怎麼開；這篇站在賣方與一般中小企業的角度，談收到或開出訂購單之後怎麼管。

訂購單範本欄位：照這 16 個欄位填就能用

一張能用的訂購單，最少要回答五個問題：誰跟誰買、買什麼、多少錢、什麼時候送到哪、錢怎麼付。把這五個問題拆開，就是下面 16 個欄位。

三個欄位最常被省略，也最常出事。對應報價單號：客戶拿半年前的舊報價下單，業務沒發現，照舊價出貨就虧了。單價含不含稅：批發業大多報未稅價，客戶以為含稅，差的那 5% 每張單都要吵一次。回簽：沒有回簽，這張單只是買方單方面的意思，交期延誤時誰也說不清當初答應了什麼。

單價這一欄還有一個常見的坑：客戶分等級的生意（批發價、經銷價、大客戶價），業務手算時很容易把 A 客戶的價格套到 B 客戶身上。這件事我們做過：食品階梯報價與型錄系統幫食品批發貿易商把客戶分成四個價格階梯，業務選定客戶等級就自動帶出對應價，成本或匯率一調整，報價與型錄都跟著同一份資料走。單價來源固定了，訂購單上的價格才不會跟報價單打架。

範本拿去用之後，如果發現你家的訂單有很多例外（分批交、指定批號、客製規格），範本放不下，可以直接在 LINE 跟我們說說你的情況，我們會告訴你這些例外適合先用表格管，還是已經到了該進系統的程度。

報價單、訂購單、採購單、銷貨單、出貨單：一筆交易裡誰先誰後

一句話分工：報價單問「這個價錢你要不要」，訂購單回答「我要」，銷貨單和出貨單記錄「我給了」。採購單是買方內部對訂購單的叫法，同一件事兩個名字。

台灣中小企業最容易搞混的是銷貨單和出貨單。很多公司把兩張合成一張，出貨單上直接有單價和金額，簽收後就當請款依據；規模大一點的公司會分開，出貨單只寫品項數量給倉庫和客戶簽收，銷貨單才有金額，給會計入帳。兩種做法都可以，重點是全公司用同一套。出貨單的欄位怎麼設計，在出貨單怎麼開有完整範本；報價那一端則可以參考估價單怎麼寫。

所有單據都應該能追回同一個訂購單號。出貨單上印訂購單號，銷貨單上印訂購單號，對帳單逐筆列出訂購單號。只要中間有一張單沒帶號碼，月底就會出現「這筆出貨是哪張訂單的」這種找不到答案的問題。

同一張訂單分三次出貨，單據要怎麼開

假設客戶訂了 300 箱，你分三次出，每次 100 箱。訂購單只有一張，出貨單開三張，每張都寫同一個訂購單號，並記錄「本次出貨 100、累計出貨 200、未出 100」。月結對帳時，對帳單列三筆出貨，加總剛好等於訂購量，這張訂單才算結清。少了累計與未出這兩個數字，業務就得翻三張出貨單自己加，忙起來一定漏。

訂購單回簽、改單、取消：哪些情況訂單算成立

先給答案：賣方「照原樣」確認，訂單成立；賣方改了內容再回覆，等於換賣方重新出價，要買方再確認一次。這條規則寫在民法第 160 條：將要約擴張、限制或為其他變更而承諾者，視為拒絕原要約而為新要約。

放到實務上，最常見的情境整理如下：

第三列「沒回覆直接出貨」的依據是民法第 161 條：依習慣或事件性質，承諾無須通知時，在相當時期內有可認為承諾的事實，契約就成立。老客戶下單、賣方照出，多半落在這條。問題在交期：買方以為三天到，賣方排兩週後，沒有書面確認就沒有依據。我們的看法很明確：再熟的客戶，訂單都要有一個確認動作，一封引用訂購單號的回信就夠，花不到一分鐘。

訂購單要不要貼印花稅、要保存多久

印花稅法把「買賣動產契據」列為應稅憑證，每件稅額新臺幣 4 元。一般單方開出的訂購單算不算契據，要看內容寫到什麼程度、有沒有雙方簽署，各家會計師見解不一，金額大或簽約形式正式的訂單，建議直接問你的會計師。保存期限就清楚得多：商業會計法第 38 條規定會計憑證在年度決算後至少保存五年，訂購單、出貨單、發票最好放在同一個訂單資料夾，查帳時一次拿得出來。

訂購單用紙本、Excel、Google 表單、LINE 接單還是訂單系統

先講結論：一天十張以內，Excel 加上固定範本就夠；一天幾十張、或客戶開始用 LINE 下單，就該讓訂單有一個統一的入口。下面是五種做法用同一把尺比較：

Google 表單和 Notion 這類工具的實際做法，在訂單管理表單 DIY 指南有四條路徑的比較。客戶習慣在 LINE 下單的公司，可以先看LINE 接單怎麼做，裡面整理了從手動記單到官方帳號的幾個階段；已經有 ERP 想把 LINE 訂單串進去的，則看LINE 訂單系統怎麼串 ERP。

工具選型時，進銷存軟體和 ERP 怎麼分，進銷存軟體怎麼選整理了雲端 SaaS、ERP 模組和客製開發三條路的月費級距；要看 ERP 廠商之間怎麼比，從台灣 ERP 廠商比較開始。訂單量大、通路多（官網、電商平台、業務手開）的公司，要解決的已經是訂單匯流的問題，這時候關鍵字是 OMS，可以看OMS 訂單管理系統是什麼。

如果你的訂單複雜在「價格」，也就是客戶分等級、成本常變、報價要主管核准，那套裝軟體通常卡在價格規則設定不進去。這類需求我們做過同型的 B2B 報價系統，例如食品階梯報價與型錄系統：成本連動四階梯客戶價、報價送出後由主管核准或退回、關鍵欄位的修改都留下稽核紀錄，對外的中英文型錄也和報價共用同一份產品資料。它解決的是訂購單前面那一段，讓訂購單上的單價有可靠的來源。

訂單量多少該換做法？五個從 Excel 畢業的訊號

訂單量本身只是參考，真正該換做法的時間點，是錯誤開始花你的錢。下面五個訊號，中了兩個就值得認真評估：

我們不建議一看到訊號就去買整套 ERP。比較穩的順序是先把單據規則定下來（訂購單號怎麼編、改單怎麼記、出貨單一定帶訂購單號），用 Excel 跑一兩個月，確認大家都照規則做，再把這套規則搬進系統。規則沒定就導系統，等於把亂掉的流程用更貴的方式再亂一次。

換系統的費用與流程，可以參考客製化系統開發完整指南，裡面有從需求到上線每一段要準備什麼。

從 Excel 搬進系統，先整理這四份資料

• 客戶清單：公司名稱、統編、聯絡人、送貨地址、付款條件、價格等級。同一家公司有三種寫法的，先合併。
• 品項清單：料號、品名、規格、單位、基本售價。同一個品項有兩個料號的，先決定留哪一個。
• 價格規則：哪些客戶用哪一級價、數量折扣怎麼算、多久調一次價。這一份最難整理，也最值錢。
• 未結訂單：還沒出完、還沒收款的訂購單，搬家時要一起帶過去，否則系統上線第一個月一定對不起帳。

訂購單到出貨、請款、對帳：一個訂單號串到底

訂單到出貨不漏的方法很簡單：每一張後續單據都帶訂購單號，每一張訂購單都有狀態。狀態只需要六種：待確認、已確認、部分出貨、已出完、已請款、已取消。月底篩一次「部分出貨」和「已出完但未請款」，就知道哪些錢還沒收、哪些貨還沒送。

對帳單怎麼做、對不平時從哪裡查，在對帳單怎麼做有完整流程。這裡只補一個和訂購單相關的重點：對帳單逐筆列出時，用訂購單號排序，而非出貨日期。客戶的會計是用他們的採購單號對帳，你列訂購單號，他們一眼就對得上；你列出貨日期，他們得自己去翻。

訂購單常見問題

看完如果發現你的訂單流程卡在報價、出貨或對帳其中一段，可以把現況丟過來，我們陪你看一下從哪一塊開始最划算：客製化系統開發。