出貨單怎麼開？出貨單範本欄位、和送貨單與發票的差別，訂單到出貨對帳怎麼從 Excel 搬進系統

出貨單就是公司通知倉庫「這張訂單今天要出什麼、出多少」的單據，貨送到後也讓客戶簽收，之後拿來跟訂單和請款對帳。一張能用的出貨單，至少要有單號、客戶、訂單號、料號、品名、數量、單位、批號、倉別、送貨地址和簽收欄。

我們看一家公司的單據流程時，習慣先問一句：一張訂單會分幾次出？只要超過一次，出貨單就得多記兩個數字：這趟實際出了多少、這張訂單還剩多少沒出。月底訂單、出貨、請款對不起來，常常就卡在這兩欄。

先分清楚一件事：如果你要找的是蝦皮、賣貨便的「出貨單列印」，那是物流平台的寄件標籤，到賣家後台列印就好。下面談的是批發、製造、貿易公司對公司出貨用的單據。

出貨單是什麼？倉庫照它出貨，客戶照它簽收

出貨單同時給三種人看：倉庫看要揀什麼，司機和客戶看這車載了什麼，業助和會計看這張訂單出到哪了。

出貨單沒有法定格式，叫法也各家不同。法律管的是後面那張發票：營業稅法第 32 條 要求依時限表開立統一發票，時限表把買賣業與製造業的時限原則定在發貨時，發貨前已收的貨款要先開。所以出貨日期不只是倉庫的事，也決定會計哪天該開發票。

簽收那一欄也很值錢。依 民法第 373 條，貨物的利益與風險原則上從交付起轉給買方（契約另有約定除外）。商品貨款的請求權，民法第 127 條 訂的時效只有兩年。客戶說沒收到、或貨在路上壞了算誰的，你手上那張簽了名、寫了時間的單子，就是最直接的證據。

出貨單範本欄位：14 個欄位照著填就能用

前 11 欄每張都要有，後 3 欄是會分批出貨的公司才需要，但用不到也可以留著。

批號和料號如果每天要手抄幾十筆，可以往 條碼標籤機與掃碼 走；食品業的批號還牽涉到 追溯追蹤申報，那邊的欄位要求更細。下圖是範本填好的樣子：同一張訂單的第 2 趟，水餃還有 30 箱沒出。

如果你們現在的出貨單是手寫三聯單或各自存的 Excel，可以拍一張 加 LINE 丟給我們看，我們會直接跟你說最該先補哪幾欄。買方那一頭對應的單據，寫法可以對照 採購單範本與三單比對。

出貨單、送貨單、簽收單、發票差在哪

一句話分工：出貨單管公司要出什麼，送貨單管這車載了什麼，簽收單管客戶收到什麼，發票管賣了多少錢、稅怎麼算。

很多中小企業把前三張併成一份：出貨單一式三聯，第一聯倉庫留存，第二聯跟車給客戶，第三聯簽完帶回來就是簽收單。併起來完全沒問題，重點是每個動作都留得下紀錄。

另外兩張常被混在一起的單子：銷貨單帶單價與金額，是業務和會計用來記這筆賣了多少錢，有些系統直接用銷貨單同時扣庫存和記帳；請款單是月結客戶才會多收到的一張，把當月幾趟出貨彙總起來收錢，寫法看 請款單範本與必填欄位。

從訂單到請款：出貨單要接得上前後兩段

流程就五步：訂單、揀貨、出貨、簽收、請款，每一步都帶著前一步的單號往下走。

• 訂單：業務、電話、LINE 進來的訂單先成為一張有編號的單。LINE 那一段最容易亂，做法可以看 LINE 訂單系統怎麼串 ERP。
• 揀貨：倉庫照出貨單揀貨前先確認庫存，常態缺貨或多倉調撥要看 庫存管理系統怎麼選。
• 出貨：貨離倉時扣庫存，並確認發票要不要在這時開。
• 簽收：第三聯或電子簽收回來才算完成，實收跟實出不同就在這裡寫下來。
• 請款：依簽收量請款，再進到帳齡和催收，後段流程看 應收帳款怎麼管。

一張訂單分三趟出，帳要這樣算

對帳只靠兩條公式：未出量等於訂購量減累計已出，可請款量等於已簽收量減退回量。拿水餃 100 箱走一遍：

如果 11/6 當下已經請款 40 箱，待請款就是 25 箱，範本的「訂單出貨追蹤」工作表會自動算出來。套裝系統也是同一套邏輯：ERPNext 手冊舉的例子就是 10 件分兩週出、開兩張出貨單；Odoo 可以設定成依已出貨量開發票；Microsoft Business Central 則能把多張出貨併成一張發票。

部分出貨、退貨、分批、改單：出貨單常見錯誤怎麼處理

原則只有一條：已經出去的單不要改，另外開一張新單把差異記下來。

我們不贊成把出貨單做成可以事後改的格式。當下看起來省事，三個月後客戶來對帳，那張單已經被改過兩次，沒有人說得清當初出了幾箱。寧可多開一張退貨單或補出貨單，每一筆差異都有自己的單號和經手人。

出貨單用 Excel、進銷存軟體、ERP 還是客製化系統

先講結論：單量少、不太分批，Excel 夠用；流程標準想省事，上進銷存軟體；要跟會計、生產一起管才看 ERP；流程特殊、套裝怎麼調都對不上才客製。

上表的費用是 進銷存軟體怎麼選 整理的常見級距，實際看規模與需求；想看 ERP 各預算買到什麼，可以看 ERP 預算怎麼抓。已經在用 ERP 卻還是靠 Excel 補洞的，先看 ERP 該換了嗎。

Excel 管不動的四個訊號

• 同一張訂單的出貨紀錄，同時存在業助和倉管兩個人的電腦裡。
• 客戶打來問「還剩幾箱沒到」，要翻三個檔案才答得出來。
• 月底才發現有貨出了沒請款，或是請了款卻沒簽收單。
• 退貨和改單只寫在備註，會計對帳時要一筆一筆問人。

中了兩項以上，問題多半已經不在格式。我們做過同型的營運系統，例如 食品階梯報價與型錄系統。它管的是報價到型錄這一段，沒有出貨模組，做法是把成本與價格等級集中維護，報價要經主管核准、退回或鎖定，關鍵欄位變動都留紀錄。訂單、出貨、請款要解的也是同一種問題：資料只存一份，每次改動都查得到。你的情況如果類似，可以跟我們聊聊，我們可以先幫你看流程適不適合。

出貨單從 Excel 搬進系統，先整理這四份資料

系統選好之後最花時間的是資料，這四份先整理好，上線才不會一開始就對不上。

期初庫存可以用 盤點表範本 先盤一次。上線時先跑最常見的一條路：一般訂單出一趟、簽收、請款，順了再加分批、退貨和改單。報價和請款也想串進來的，可以參考 報價單、請款單、出貨單自動串接 的做法；客戶等級不同、價格也不同的公司，訂單帶價的規則可以看 階梯式報價怎麼做。每天進出上千筆、要管到儲位的倉庫，才需要往 WMS 倉儲管理系統 看。

看到這裡，如果你也在想「我們的訂單和出貨放進系統會長什麼樣子」，我們很樂意 聽你聊聊現在的流程，或直接 加 LINE 把現在用的出貨單丟過來，一起看看從哪一段開始最划算。

出貨單常見問題