採購單怎麼開？採購單範本欄位、請購到驗收三單比對，以及什麼時候該從 Excel 改成系統

供應商的送貨司機把三箱貨卸在門口，倉管簽收時愣了一下：「我們訂的是兩箱吧？」採購翻出上週的 LINE，業務主管確實說過「多叫一箱」，可是傳給廠商的採購單還是寫兩箱。月底發票開了三箱，會計拿著發票、驗收單、採購單三張紙，怎麼對都差一箱，付款就這樣卡了兩週。

我們跟客戶討論營運系統需求時，採購單幾乎每次都會被拿出來看。單子本身多半有模有樣，問題通常出在三個地方：欄位少了交期、付款條件或對應的請購單號；下單後改了數量卻沒改單；分批交貨時，驗收和發票各算各的，最後沒有人說得清楚哪一批付過錢。

先回答最常被問的問題。採購單（Purchase Order，簡稱 PO）是買方發給供應商的正式下單文件，寫明向誰買、買什麼、多少錢、什麼時候交到哪裡、怎麼付款。它在公司內部要接住核准過的請購單，對外是跟供應商約定交易條件的依據，最後還要拿來跟驗收單、發票做三單比對，確認可以付款。

這篇只講採購單這張單：它的法律與內控角色、範本欄位（附 Excel 下載）、跟請購單、訂購單、報價單的差別、從請購到付款的流程、最常出錯的地方，以及什麼時候該從 Excel 改成系統。請購單怎麼寫，可以先看 請購單怎麼寫。

採購單是什麼？它在公司裡負責的兩件事

一句話：採購單對外是「跟供應商約好的交易條件」，對內是「這筆錢有人核准過、之後可以拿來對帳」的憑證。兩個角色缺一個，採購單就只剩一張格式漂亮的表格。

採購單有法律效力嗎

採購單本身是買方提出的條件，供應商接受之後，交易才算成立。我國 民法第 153 條 寫的是「當事人互相表示意思一致者，無論其為明示或默示，契約即為成立」，所以供應商回簽採購單，或者沒有回簽但照單出貨，都可能被認定為接受。Wikipedia 的採購單條目 也提到同樣的觀念：發出採購單本身還不構成契約，賣方接受訂單時，買賣雙方的契約才成立。

實務上的意思很簡單：採購單上寫的條件，就是日後發生爭議時最先被拿出來看的文件。交期罰則、驗收標準、保固寫在報價單上卻沒寫進採購單，等到要主張時才發現雙方手上的版本不一樣。金額大或條件複雜的採購，另外簽合約，採購單上註明「依某某合約辦理」，兩份文件互相指向。

採購單號是整條單據鏈的主鍵

如果只能記住一件事，請記住採購單號。很多公司會直接寫進付款規則：英國不少機關採用 「No PO, no pay」的做法，發票上沒有採購單號就退回給供應商，不付款。從賣方這一側看也是一樣，請款單上寫不出對方的採購單號，買方會計就沒辦法對帳。我們自己做的 秒發報價Pro 處理的正好是賣方這一側：報價、客戶線上簽回、一鍵轉請款單、逾期提醒。站在賣方看買方的採購流程，最容易卡住付款的就是單號與數量對不上。

如果你們公司現在的採購單是 Word 或 Excel 各自存檔，單號也沒有固定規則，可以把現在的單子拍照 加 LINE 丟給我們看，我們會直接跟你說最該先補哪幾欄。

採購單範本欄位：必填、建議填與最常漏掉的

先講結論：一張能用的採購單要有十五個左右的欄位，分成三類。必填的少一個就不該發出去；建議填的是為了之後對帳與追蹤；最常漏掉的那幾欄，正好是日後爭議最多的地方。

我們特別建議把「對應請購單號」和「版次」兩欄放進去。前者讓採購單往上接得到預算與需求，後者讓每次改數量、改交期都有跡可循。兩欄都不花什麼成本，卻能省下月底大半的對帳時間。

採購單範例：一張填好的長什麼樣

下面是範本裡示範的那一張，兩台筆電加兩個筆電包，從行銷部的請購單轉過來。你可以拿來對照自己公司的格式，看看缺了哪幾欄。

請購單、採購單、訂購單、報價單差在哪

先講結論：請購單在公司內部流動，報價單是賣方給的價格，採購單是買方正式下單，訂購單在多數公司就是採購單的另一個叫法。真正會搞混的，是同一筆交易在買賣雙方各自叫什麼名字。

「訂購單」最容易混淆。零售、餐飲、電商常把客戶下給店家的單叫訂購單，這時它從賣方角度看就是銷貨訂單；企業對供應商下單時，訂購單和採購單通常指同一張。判斷方式很簡單：看是誰開出、給誰，開單的是付錢的一方，就是採購單。

報價單和採購單的關係也值得多講一句。報價單是賣方的提議，採購單是買方的接受與正式下單，兩者的品項、單價應該一致；如果議價後價格變了，採購單上寫的才是最後的價格，最好在採購單上註明「依某月某日報價單議價後」。報價單怎麼寫才不會被砍價、報價到請款怎麼串，賣方那一側的做法可以看 報價單、請款單、出貨單自動串接。

從請購到付款：採購單在流程裡的位置

先講結論：採購單在整條流程的正中間，往上接核准的請購單與比價結果，往下交給供應商、倉管與會計。整條流程可以拆成七個關卡，採購單負責第四關，但前三關沒做好，它就會帶著錯誤一路傳下去。

請購這一關怎麼設簽核層級，請購單怎麼寫 有依金額分層的做法；整條流程放進 ERP 時每個階段誰交什麼，可以看 ERP 系統流程完整拆解。

三單比對：採購單、驗收單、發票要對哪些地方

三單比對（three-way match）是付款前最後一道關：會計把採購單、驗收單、發票放在一起，確認買的、收到的、被請款的是同一件事。Odoo 的 帳單控管文件 把規則寫得很清楚：帳單可以依「訂購數量」或「已收貨數量」控管，選後者時，沒收到的貨就不能付錢。大部分中小企業比較安全的設定也是後者。

付款時程、帳齡表、怎麼把三單比對做成系統提醒，應付帳款怎麼管 有更完整的說明。這篇的範本也附了一張三單比對表，數量與單價差異會自動標出來，月底先篩「有差異」的那幾筆處理就好。

採購單最常出錯的地方：口頭下單、改量沒改單、分批交貨對不上

先講結論：大部分採購糾紛都發生在採購單發出之後。單子開得再好，只要後續的變更、分批交貨沒有回寫到採購單，月底對帳時就會冒出一筆筆說不清楚的差異。

這六件事裡，口頭下單和改量沒改單佔了最大宗。說穿了是同一個問題：採購單只是「發出去的那一份文件」，沒有人負責讓它跟著現實更新。只要規定每次變更都要回到採購單上記一筆，大部分的差異在月底前就會被看到。

採購單要不要給供應商回簽

金額小、長期合作的耗材供應商，依單出貨就算接受，不一定要回簽。新供應商、單價高、交期緊或有特殊規格的採購，建議請對方回簽或回傳訂單確認，確認交期與單價跟你寫的一致。回簽的方式可以是紙本蓋章掃描回傳，也可以用電子簽署，重點是留下對方確認過的那一個版本。

採購單用 Excel、ERP 採購模組還是客製化系統

先講結論：每月幾十張採購單、一兩個採購人員，用這篇的 Excel 範本加一份追蹤表就夠了；單量變大、據點變多，或者三單比對開始吃掉會計好幾天，才需要考慮系統。三條路的差別如下。

微軟在 Dynamics 365 的採購單說明 裡，把採購單分成草稿、審核中、已核准、已確認、已收貨、已開票等狀態，每個狀態能做的事不一樣。這就是系統和 Excel 最大的差別：系統知道一張採購單現在走到哪一步，Excel 只知道你最後一次存檔時寫了什麼。

每一條路的細節比較，採購系統怎麼選 拆得更完整；要找廠商做整套採購到付款，可以看 採購管理系統怎麼選。已經在用 ERP、只是採購這塊不好用，ERP 該換了嗎 有講外掛模組這條路；還沒有 ERP、想知道預算抓多少，看 ERP 預算怎麼抓 和 台灣 ERP 廠商比較。只想先解決核准卡住，電子簽核系統怎麼選 會比較對題。

什麼時候該把採購單從 Excel 改成系統

先講結論：下面五個訊號中了兩個以上，就值得認真評估把採購單搬上系統；只中一個，先把範本、單號規則和變更紀錄做好就夠了。

採購單系統至少要有的功能

• 請購單一鍵轉採購單：核准的品項直接帶進來，多張請購可以合併成一張向同一家下單。
• 依金額自動分派核准人：金額填完系統自己決定誰要簽，主管不在時轉代理人。
• 版次與變更紀錄：改數量、改交期、改單價都留下版本，誰提出、誰核准、供應商何時確認。
• 分批收貨與未交追蹤：每批驗收回寫採購單，隨時看得到還有多少沒交、多少沒付。
• 三單比對與差異提醒：數量或單價不符時自動標出來，會計只處理例外。

有庫存的公司，很多採購單是「倉庫快沒了」觸發的，這時採購單最好能從庫存數量自動產生建議。安全庫存與再訂購點怎麼算，看 安全庫存怎麼算；庫存工具怎麼挑，看 庫存管理系統怎麼選。採購付款最後都要進帳，會計系統怎麼接，看 會計系統怎麼選。

我們不建議一開始就為採購單做一整套系統。比較划算的順序是：先用範本跑一個月，把改單次數、分批交貨的比例、三單比對花的時間記下來；如果主要問題是核准卡住，電子簽核工具就夠；如果是變更與對帳對不上，才值得把請購、採購、驗收、付款串成同一條線。

這一條線我們做過同型的營運系統，例如 食品階梯報價與型錄系統：成本由採購集中維護，報價引用同一份資料，送出後由主管核准、退回或鎖定，誰改了什麼、由誰核准都留在紀錄裡。採購單需要的角色權限、依金額分派核准、每次變更留紀錄，跟這套系統是同一種結構。

看到這裡，如果你也在想「我們的採購單放進系統會長什麼樣子」，我們很樂意 聽你聊聊現在的採購流程，或直接 加 LINE 把現在用的採購單丟過來，一起看看從哪一段開始最划算。

採購單常見問題