應付帳款怎麼管？付款排程、三單比對與帳齡表，從 Excel 記帳改成系統提醒

應付帳款是公司已經收到貨或服務、還沒付給供應商的錢，在帳上列為流動負債。管好它只要守住四件事：發票進來先做三單比對再入帳、每張發票都算出到期日、每月固定一到兩個付款批次日、月底用應付帳齡表看哪些款項卡住。做到這四件事，漏付、重複付和月底對不上帳，大部分都能擋掉。

我們自己每個月底付款前也會過一次同樣的流程：這張發票對到哪張採購單、東西到底收到了沒、同一家供應商這個月是不是已經付過一次。前陣子我們寫過收錢那一端的 應收帳款怎麼管，這篇換到付錢這一端，講付款排程、三單比對和帳齡表。

這篇寫給中小企業的會計和兼管帳務的老闆。內容依序是：應付帳款跟應收帳款、應付票據差在哪，會計分錄怎麼記，三單比對 Excel 怎麼做，付款排程與應付帳齡表的欄位（附 Excel 範本下載），常見的三種錯誤，最後是什麼時候該從 Excel 換成系統。

應付帳款是什麼？跟應收帳款、應付票據差在哪

先給答案：應付帳款是你欠供應商、還沒開票據的貨款；應付票據是你已經開出支票或本票、約好到期日的欠款；應收帳款則是客戶欠你的錢。三者最常被搞混，下面這張表一次對照。

同一筆賒購交易，在你的帳上是應付帳款，在供應商帳上就是他的應收帳款。如果你開了一張 60 天的遠期支票去付這筆錢，應付帳款就轉成應付票據，到期兌現才算真的付清。

另外有一類容易混進來的科目：薪資、租金、水電這類還沒付的費用，多數公司記在「應付費用」，跟向供應商買貨買服務的應付帳款分開，月底看報表時才不會把兩種性質的錢攪在一起。

發票收進來怎麼登錄：三單比對（採購單、驗收單、發票）怎麼做

一句話：發票要先跟採購單、驗收單對過，三張的品項、數量、單價都相符，才可以入帳並排進付款。這個動作叫三單比對（three-way match），是應付帳款最基本的內控。Wikipedia 的應付帳款條目 對它的描述也很直接：發票要跟出貨單和採購單對上，全部無誤才付款。

三張都對上就入帳；對不上的照下面的方式處理，處理完之前那張發票先不排付款。

Excel 怎麼做三單比對

用 Excel 做的話，開一張比對表就夠：每列一個品項，放採購單數量、驗收數量、發票數量、採購單單價、發票單價，再加兩欄公式算數量差異與單價差異百分比。單價差異設一個容許範圍（例如 2%），超過就標成單價不符。文中後段的 Excel 範本裡已經把這張「三單比對檢核」做好。

服務類採購（顧問、維修、外包設計）沒有實物可以驗收，三單比對可以退一步做成兩單比對：發票對合約或採購單，再加一張使用單位簽的完工確認。重點是付款前一定有第二個人確認「這筆服務真的做完了」。

發票收進來的登錄順序

發票收進來之後，建議照這個順序登錄：先拍照或掃描存檔，再記下發票號碼、供應商統編、發票日期、未稅金額與稅額，接著找出對應的採購單號與驗收單號，最後算出到期日。最花時間的是第一步到第二步，一張一張把發票上的字打進 Excel，打錯一個數字月底就對不上。

這一段我們有現成的工具：秒記發票 讓報帳單據拍照就好，發票號碼、統編、金額與品項不用再一筆一筆打進 Excel，會計拿到的是已經辨識好的欄位，只要核對、補上採購單號。想先看看你們的發票登錄流程能省掉哪一段，可以 加 LINE 跟我們聊聊。發票格式與電子發票怎麼接進現有系統，另外整理在 電子發票整合指南。

應付帳款會計分錄怎麼記：進貨、退貨折讓、付款三筆範例

應付帳款的分錄只有兩個方向：賒購時貸記應付帳款（負債增加），付款或退貨時借記應付帳款（負債減少）。用一筆含稅 10,500 元的原料進貨來看完整三步。

「進貨」科目也有公司直接記成「存貨」或「原料」，看你們用定期盤存還是永續盤存，跟記帳士或會計師確認一次就好。這篇不談營業稅申報的細節，進項稅額怎麼申報抵扣，請照你們記帳士的做法。

最容易出錯的是第二筆。退貨或折讓沒有記，應付帳款就會比實際多，月底跟供應商對帳單永遠差一筆，最後可能整筆照原價付出去。所以折讓單要跟原發票綁在一起歸檔，帳齡表上也要扣掉。

如果你們已經在評估會計軟體，分錄自動化是最基本的功能，各類工具的差別可以看 會計系統怎麼選。

付款排程怎麼排：付款條件、月結與付款批次日

先講結論：每張發票入帳時就算出到期日，然後每個月只開一到兩個固定的付款批次日（例如 15 日和月底），只付「三單比對相符、而且到期日落在這個批次之前」的發票。隨收隨付最容易重複付款，也最難控管現金。

「月結 30 天」最常被算錯。同樣是 10 月 3 日和 10 月 28 日的發票，月結 30 天兩張都在 11 月 30 日到期；如果誤當成 Net 30，第一張會被提早在 11 月 2 日付出去，現金就這樣白白早流出一個月。帳齡表的到期日欄位一定要照合約的寫法算。

現金折扣在台灣不算普遍，但部分原物料商會給。2/10, Net 30 換算成年化報酬大約是 37%（2 ÷ 98 × 365 ÷ 20），比任何定存都高，手上有閒錢的話值得排在付款排程的最前面。

付款清單送主管核准時，附上每筆的三單比對結果與帳齡區間，主管一眼就知道哪些是正常到期、哪些已經逾期要先付。採購端的請購、簽核到驗收流程怎麼串，可以接著看 採購系統怎麼選。

應付帳齡表怎麼做：欄位與 Excel 範本

應付帳齡表是把每張還沒付的發票，依「離到期日多久」或「已經逾期多久」分組的表。它回答兩個問題：這個月要準備多少錢付款，以及哪些供應商的款項已經拖太久。分組方式通常是未到期、逾期 1 到 30 天、31 到 60 天、61 到 90 天、90 天以上。

用一個例子看帳齡表怎麼讀：甲原料行未付 74,000 元，其中 52,500 元已經逾期 31 到 60 天，21,500 元還沒到期。這代表 8 月的貨款到現在沒付，可能是發票卡在比對、也可能是有人忘了排進批次，月會上要先追這一筆。

收錢那一端的帳齡表格式幾乎一樣，只是方向相反，可以對照 應收帳款帳齡分析表 一起用。進貨數量要對得上，倉庫端也要準，盤點的做法見 盤點表怎麼做。

應付帳款最常出錯的三件事：重複付款、發票遺失、預付款沒沖銷

這三件事有共同點：都發生在「同一筆錢有兩份紀錄」的時候。重複付款的金額其實不小，Corpay 整理 APQC 的基準資料提到，中位數企業每年約有 1.5% 的付款屬於重複或錯誤付款，這是外商的統計，台灣中小企業沒有公開數字，但流程越靠人工、風險越高。

預付款沖銷的分錄

預付款是最常被漏掉的一種。先付訂金 3,150 元時記「借：預付貨款 3,150／貸：銀行存款 3,150」；到貨收到全額發票 10,500 元時，記「借：進貨 10,000、進項稅額 500／貸：預付貨款 3,150、應付帳款 7,350」。帳上只剩 7,350 元要付，帳齡表的已付金額欄也要填 3,150，付款批次才不會再付一次全額。

分期付款的供應商合約，最好在採購單上就把每一期的金額和條件寫清楚，跟 請款單 上的期數對得起來，會計才知道這張發票是第幾期。

什麼時候該從 Excel 換成應付帳款系統：ERP 應付模組還是客製化

先講判斷：每月供應商發票不到 50 張、只有一個人在管，Excel 加上這篇的範本就夠；發票超過 100 張、採購和會計分屬不同人、或已經發生過重複付款，就該考慮系統。我們的看法是，小公司先把付款批次日和三單比對的習慣建立起來，比先買 ERP 有用，流程沒定下來就上系統，只是把混亂搬進新軟體。

要不要上 ERP、預算抓多少，可以先看 ERP 推薦：依公司規模與產業開短名單 與 ERP 預算怎麼抓；覺得整套 ERP 太重，ERP 太貴的替代路徑 整理了不買整套的做法。已經在用 ERP 但應付模組卡住，看 ERP 該換了嗎。

我們沒有做過叫 ERP 的專案，但做過同型的營運系統。例如 汽車包膜報價與簽約系統，訂金自動分配、分期收款都在系統裡處理，不靠人記；食品階梯報價與型錄系統 則有主管審核流程，價格要過核准才放行。付款端的分期沖銷和核准流程，跟這兩套用的是同一種做法。

想看會計、出納系統客製化的範圍與費用，可以參考 客製化會計、出納系統開發指南；不確定 ERP 到底包含哪些模組，先讀 ERP 系統是什麼。

應付帳款常見問題