工單系統怎麼做？生產工單從開單、派工、報工到結案，Excel、ERP 與 MES 怎麼分工

工單系統在製造業指的是管理「生產工單」的系統。一張生產工單（很多工廠叫製令）寫清楚要做哪個料號、用哪一版 BOM、做多少、走哪幾站、哪天要交，系統再把它從開立、領料、派工、報工、完工入庫，一路追到結案。這篇只講工廠的生產工單；要找客服或設備報修的工單，那是另一種系統，可以直接看報修系統怎麼選和派工系統怎麼選。

我們評估工廠系統的案子時，第一件事通常是請對方拿一張最近結案的工單出來，從開單一路問到結案。問到第三站左右，答案常常開始變成「這個要問生管」「那張單好像改過數量」。一張工單講不清楚，後面的報工、成本、交期都會跟著糊掉。所以工單系統要先處理的，是單據本身說不說得清楚，畫面好不好看擺在後面。

工單在國際標準裡也有固定的位置。製造業系統常用的 ISA-95 標準把它叫 Job Order，OPC Foundation 整理的 ISA-95 說明把它定義成「一個要被執行的工作單位請求」，通常是生產排程裡最底層的那一筆。換成工廠的話講：排程排的是一張一張工單，現場做的也是一張一張工單，工單沒定義好，上面的排程和下面的報工都接不起來。

工單系統是什麼：先分清楚你要管哪一種工單

先講結論：中文的「工單」至少有四種意思，搜尋工單系統的人有不少在找客服單或報修單。四種工單管的東西差很多，選錯系統，第一天就會不合用。

生產工單跟另外三種最大的差別，是它牽著「料」和「成本」兩條線。開一張工單，倉庫就要備料；報一次工，在製品數量就要變；結一張案，會計才算得出這批貨實際花了多少。報修單和客服單沒有這兩條線，所以拿客服工單軟體來管產線，通常第二個月就卡在領料和成本，現場只好回去用紙本。

台灣卡在這一段的工廠很多。臺中市政府主計處用經濟部「工廠校正及營運調查」整理的資料顯示，臺中 111 年底營運中工廠有 18,787 家，占全國 20.52%，換算全國大約九萬多家，絕大多數是中小規模。這些工廠多半有 ERP 或至少有會計系統，現場的工單卻還是紙本加 Excel，工單系統要補的就是這一段空白。

一張生產工單要有哪些欄位

一句話：工單欄位要回答「做什麼、做多少、怎麼做、誰來做、哪天要」，再加一組追得到來源與異動的欄位。下面是我們建議的最低欄位，少一個，就會在某個環節多一個人工補資料。

BOM 版次最常被忽略。很多工廠的工單只寫料號，領料時才去查「現在的 BOM」。工程部上週剛改過配方，倉庫照新版發料，可是這張單其實照舊版在做，月底帳就差了一截。開單當下把 BOM 版次鎖在工單上，這類帳差就會少一大半。BOM 本身怎麼管、ERP 該買到什麼程度，製造業 ERP 怎麼選那篇拆得比較細。

途程是第二個常漏的欄位。沒有途程，工單只有「開始」和「完成」兩個點，中間在哪一站、卡了多久都看不到。寫上途程之後，每一站報工時系統就能算出在製品分布，老闆想知道「這批貨現在在哪」，打開畫面就有答案。

這件事我們做過：生產力管理系統是我們幫傳統製造業客戶做的工廠管理系統，重點放在生產可見性與異常管理，讓管理層即時看到產線狀況、追蹤異常怎麼處理，再回頭分析整體產能效益。現場數字要看得到，前提就是工單和站別先定義清楚。手上也有一疊工單想整理的話，可以直接加 LINE 跟我們聊聊，我們陪你先看欄位缺哪幾個。

工單從開立到結案：六個狀態怎麼管

先講結論：工單狀態至少要分成開立、已發放、生產中、部分完工、完工、結案六種。每次換狀態都要有人或事件觸發，系統要擋掉不合理的跳躍，例如還沒領料就報完工、還有料沒退就結案。

大型 ERP 也是這樣切的。Microsoft Dynamics 365 的生產流程文件把生產單分成建立、估算、排程、發放、開工、報完工、結束幾個階段，結束前會把估算的料工費沖回，換成實際成本。中小工廠用不到那麼細，可是「發放」和「結案」這兩道關卡一定要有：一道確認料和排程到位才開工，一道確認帳對完才收單。

結案條件最容易被放水。很多工廠「做完了」就當結案，剩下的料沒退、多領的料沒補單，月底成本就永遠差一點。我們會建議把結案拆成兩步：現場完工是一個狀態，帳對完才是結案。兩個人負責，一個管做完，一個管對帳，責任就不會糊在一起。

開立與發放：先確認料夠才放出去

工單開立可以手動，也可以從 ERP 訂單或 MRP 建議轉過來。開立之後先別急著丟給現場，發放前要做一次備料檢查：BOM 上的料庫存夠不夠、有沒有被別張單預留。料不夠就放出去，現場開工做到一半停線，比晚一天開工更浪費。

領料：照 BOM 版次發料，超領要開單

領料照工單上鎖定的 BOM 版次產生領料清單，倉庫照單發料。現場做壞了要多領，開一張超領單，掛回原工單並寫原因。超領不開單、直接去倉庫拿，是成本對不上的頭號原因，系統上至少要讓超領「看得到」。

派工：把工單拆到站別、機台和人

派工是把一張工單拆成每一站的任務，指定哪台機台、哪個班別、誰來做。工單少的時候生管一張白板就排得完，一週插單好幾次、換線成本高的時候，就要有排程規則，這段可以看生產排程系統怎麼選，它講白板、Excel、ERP 排程模組到 APS 怎麼選。

報工：現場回報數量、不良與工時

報工是工單資料最大的來源，也是最常斷掉的地方。作業員要回報這站做了多少、壞了多少、花了多久，回報越麻煩，數字越晚、越不準。紙本、Excel、掃碼到自動報工四種做法的比較，在報工系統怎麼選；要把工單號印成條碼貼在流程卡上，條碼標籤機怎麼串系統有標籤機選型和自動列印做法。

完工入庫與結案：數量、批號、成本三個都對上

完工入庫時給成品批號，並記下這批用了哪些原料批號，之後客訴才追得回去，這段延伸成完整的追溯，可以看生產履歷系統怎麼做。入庫數量、領料數量、報工數量三個對上，成本會計才能把這張單的實際料工費算出來，工單才算真的結束。

工單最常亂掉的地方：改單、拆單、重工與委外

結論先講：工單系統好不好用，看的是例外情況處理得好不好。正常流程誰都做得出來，真正逼現場回去用 Excel 的，幾乎都是下面這幾種情況。

重工最常被藏起來。現場覺得重做是自己的失誤，不想留紀錄，口頭跟班長講一聲就重做了。結果這批貨多花的工時、多用的料全部算不進成本，業務下次照同樣價格報價，越接越虧。重工單的目的在算清楚成本，跟懲罰無關，這一點要先跟現場講明白，系統上才會有人願意開。

委外是第二個黑洞。電鍍、熱處理、烤漆送出去，料在外面一週，系統上卻什麼都看不到。把委外當成途程裡的一站，出廠掃一次、回廠掃一次，在外面多久、回來多少、壞了多少，就跟廠內站別一樣看得到。

Excel、ERP 工單模組與 MES：工單系統三條路各管到哪裡

先講結論：Excel 適合單一產線、工單一天十張以內；ERP 工單模組管的是帳（料和成本）；MES 管的是現場（站別、即時數量、異常）。很多工廠以為買了 ERP 就有工單系統，結果現場還是紙本，因為 ERP 通常只收得到最後的結果。

ERP 工單模組要買到什麼程度，製造業 ERP 怎麼選有工單、BOM、生產排程三個模組的採購建議。MES 整體怎麼選、怎麼導入、大概多少錢，可以看MES 系統完整指南。兩套都有的工廠，關鍵在工單、BOM、報工、庫存四條資料流由誰說了算，MES ERP 怎麼串接把這段拆得很清楚。還在比較 Excel、雲端生管、ERP 生產模組和 MES 這四條路的話，生產管理系統怎麼選有完整的比較。

我們的看法比較直接：中小工廠的工單系統，主檔放 ERP，執行放現場，兩邊不要搶。看過不少工廠想用 ERP 工單模組直接管現場，把每一站報工做成 ERP 畫面，作業員要在電腦前輸入十幾個欄位，兩個月後又回到紙本。ERP 擅長算帳，現場要的是掃一下、按一下就好，硬塞在同一套畫面裡，兩邊都不好用。比較穩的做法是 ERP 開單、算成本，現場用掃碼或平板報工，數字再回寫 ERP。

Excel 也別急著丟。工單一天十張以內、只有一條線、老闆每天走得到現場，Excel 加固定格式加每天固定時間更新，其實撐得住。真正該換的時間點，是 Excel 開始需要兩個人以上同時改、或客戶問進度時沒人答得出來。

工單系統要買現成還是客製：先看這幾個訊號

結論：工單一天不到十張、單一產線，Excel 加固定格式就夠；下面的訊號同時出現三個以上，就值得認真評估系統。

現成的雲端生管或 ERP 生產模組，適合流程跟軟體預設差不多的工廠，上線快、月租可預期。製程特殊、要接掃碼槍或標籤機、要跟既有 ERP 串，就是客製的範圍。費用怎麼估，MES 系統價格怎麼算把軟體、硬體、佈線三塊拆開講；從 Excel 升級到系統要分幾個階段，工廠管理系統怎麼選有 30 到 100 人工廠的升級判斷。

跟廠商談的時候，可以直接拿你們最麻煩的那張工單出來問：拆單怎麼做、重工怎麼記、委外怎麼追、結案前檢查什麼。答得出來、而且能當場在系統裡示範的，才是真的做過生產工單；只會講儀表板有多漂亮的，多半是從客服工單改過來的。

自己做工單系統，第一版先做哪些

先講結論：第一版只做工單主檔、狀態流程、掃碼報工、結案檢查四件事，排程、看板、稼動率留到第二版。第一版的目標是讓每張工單的數字可信，功能多寡是其次。

• 工單主檔：照前面那張欄位表建，開單時鎖定 BOM 版次與途程。
• 狀態流程：六個狀態與每一步的檢查條件，異動一律留紀錄。
• 掃碼報工：工單號印成條碼，現場掃工單、掃站別，輸入數量與不良。報工方式比較看報工系統怎麼選。
• 結案檢查：領料、報工、入庫三個數字對不上就不能結案，並列出差異讓生管處理。

第二版再加排程規則、生產看板與稼動率計算。稼動率要算得準，前提是報工資料已經穩定一段時間，太早做只會得到一堆沒人信的百分比。

掃碼這一段我們實際做過：把掃碼槍和標籤機串進系統，讓工單號一開單就印成標籤，現場掃了就入帳。掃碼槍大多模擬鍵盤輸入，接起來不難，系統這端真正要處理的是重複掃、掃錯站、網路斷線時先暫存。至於 PLC 或機台直接讀數，這段通常由設備商處理，我們負責系統端的接收與入帳。

導入順序也很重要。先挑一條產線、一種產品跑兩週，讓作業員確認報工步驟夠少、生管確認狀態夠用，再擴到全廠。第一週一定會發現欄位少了一個、某個例外沒想到，這時候改最便宜。全廠一起上線再改，每改一次都要重新教一輪。

工單系統常見問題