請購單怎麼寫？請購單範本欄位、請購到採購驗收流程，以及什麼時候該把簽核搬上系統

月底對帳時，會計拿著一張廠商發票走到採購桌前：「這兩台筆電誰買的？誰簽的？預算從哪一科出？」採購翻了半天信箱，只找到業務主管一句 LINE 訊息「先買，回頭補單」。發票金額 7 萬 6，預算表上那一科早就超了，沒有人知道。

我們規劃營運系統時，會先請客戶把一張請購單從填寫走到付款，實際走過一遍。走到一半通常就會發現：問題很少出在格式，多半出在請購單少了幾個關鍵欄位，簽核沒有依金額分層，後面的採購單、驗收單、發票又各自對不上同一個編號。

先回答最常被問的問題。請購單是公司內部用來「申請購買」的單據，由需要東西的人填寫，寫清楚要買什麼、買多少、什麼時候要、預算從哪裡出，送主管與財務核准；核准之後，採購才拿它去詢價、比價、開採購單給廠商。請購單只在公司內部流動，不會寄給供應商。

這篇整理請購單和採購單、驗收單的分工，請購單範本的必備欄位（附 Excel 下載），從請購到付款的七個關卡，簽核層級怎麼依金額設，以及紙本或 Excel 請購最常卡住的地方。想直接比較採購系統的路線，可以先看 採購系統怎麼選。

請購單是什麼？跟採購單、驗收單的分工一張表看懂

一句話分工：請購單是「我要買」，採購單是「跟廠商說我們買了」，驗收單是「東西到了、數量品質對」。三張單據各自回答一個問題，由不同的人負責，缺一張，月底對帳就會有一筆說不清楚。

採購管理軟體的說法也一樣。微軟在 Dynamics 365 的請購說明文件 寫得很直接：請購單是授權採購部門購買物品或服務的內部文件，核准之後才用來產生採購單，採購單才是採購部門送給供應商的對外文件。Wikipedia 的請購單條目 也把它定義成需求單位交給採購單位的內部申請。

為什麼小公司也要分開兩張單

十幾人的公司常把請購和採購合成一張，老闆口頭說好就下單。人少的時候撐得住，問題在於公司長到三、四個部門以後，「誰提出需求」「誰同意花錢」「誰去跟廠商談」變成三個人，一張單據已經記不下這三件事。分成兩張單，最大的好處是預算控制提前到下單之前：請購核准時就知道這筆錢會不會超出預算，等到採購單發出去，錢就已經花下去了。

請購和採購怎麼一路接到 ERP 的其他模組，ERP 系統流程完整拆解 有從需求盤點到驗收的全貌；報價、請款、出貨單據怎麼自動串起來，可以看 報價單、請款單、出貨單自動串接。

請購單範本必備欄位：少了哪一欄後面就會卡

先講結論：一張能用的請購單至少要有十個欄位，其中「預算科目」「需求日期」「用途說明」「簽核欄」這四個最常被省略，也是後面最常卡住的地方。下表把每個欄位為什麼要有、少了會怎樣寫在一起。

下面是一張填好的範例，可以直接複製到 Word 或 Excel 改成你們公司的版本。範例是一個行銷部門要換兩台筆電的情境，金額與科目都是示意。

表裡「本月剩餘預算」那一格是我們特別建議加的。請購人填單時就看得到這一科還剩多少，主管簽核時不用再去翻預算表，超支的單在第一關就會被注意到。

簽核欄要能回答「誰在什麼時候同意了什麼」。這件事在紙本上靠簽名，在系統裡靠稽核紀錄。我們做過同型的營運系統，例如 食品階梯報價與型錄系統：採購、業務、主管三種角色各自有不同的欄位權限，報價送出後由主管核准、退回或鎖定，關鍵欄位每次變動都寫進紀錄。請購單要的簽核邏輯其實是同一套，想先問問你們的單據適不適合這樣做，可以 加 LINE 直接問。

請購到採購驗收的流程：七個關卡誰負責、交什麼

一句話流程：請購、核准、詢價比價、開採購單、驗收、對帳請款、付款。每一關都要有一個明確的負責人和一份交出去的東西，交不出來就不能進下一關。

流程圖裡有兩個退回點最重要。第一個在簽核：退回的單要回到請購人手上補資料，退回原因要寫下來，不然下次還是同樣的問題。第二個在三單比對：採購單、驗收單、發票三份數字對得上才付款。Odoo 18 的帳單控管文件 把這叫 3-way matching，前提是帳單依「實收數量」開立，確保廠商的帳單只在貨品至少部分到貨之後才付款。

詢價比價這一關可以省嗎

可以，但要先寫成規則。常見做法是金額低於某個門檻（例如 1 萬元）或有年度合約價的品項，免比價直接開採購單；超過門檻就要兩到三家報價。規則寫清楚之後，採購不用每一張單都比價，主管也知道哪些單一定看得到比價表。

驗收單由誰簽

原則是誰用誰驗，採購不要自己驗自己買的東西。辦公用品可以由收貨的行政簽收；原物料要由倉管點數量、品管看規格；設備或軟體要由使用單位確認功能正常才算驗收完成。驗收完成之後，後面的請款付款怎麼排程、帳齡怎麼看，應付帳款怎麼管 有完整的做法。

請購單簽核層級怎麼依金額設

先講結論：用金額分三到四層，越高的金額多一個人簽，再加上「特定類別一律加簽」的例外規則。簽核層級太少，大額採購沒有人把關；太多，小東西也要等老闆簽，大家就開始繞過流程。

下表是一家三、五十人中小企業常見的設法，門檻金額要依你們的營收規模和每月採購量調整。

例外規則比門檻金額更重要。我們建議至少寫下這三條：第一，資訊設備與軟體一律加簽資訊負責人，避免各部門各買各的系統；第二，同一個人同一週對同一個品項的多張請購單要合併計算金額，避免把 8 萬拆成兩張 4 萬來規避總經理簽核；第三，緊急採購可以先買後補單，但要在三個工作天內補完請購單，並在月報裡單獨列出。

簽核要逐張還是逐行

一張請購單如果混了不同部門或不同預算科目的品項，逐張簽核會很難判斷。微軟 Dynamics 365 的請購流程 允許把整張單一起送審，也可以把每一行品項分別送給對應的審核人，各行有自己的「審核中、退回、核准」狀態，全部行都審完，整張單的狀態才更新。中小企業用紙本或 Excel 很難做到逐行簽核，最實際的做法是規定一張請購單只放同一個預算科目。

簽核流程本身要不要另外做一套系統，客製化簽核流程系統開發指南 和 電子簽核系統怎麼選 有比較 SaaS 和客製的差別。

紙本與 Excel 請購單最常卡住的五件事

先講結論：紙本和 Excel 本身沒有錯，問題在於單據只記錄了「這一張」，看不到「全部」。主管看不到同一個品項上週已經有人請過，財務看不到這一科本月已經用掉多少，採購看不到哪張單卡在誰手上。

這五件事裡，前三件用 Excel 土法還撐得住，只要有人每週固定維護追蹤表。真正撐不住的時候，通常是公司開始有兩個以上據點、每月請購單超過一兩百張，或者老闆想隨時看到「這個月各部門已經花了多少、還有多少單在路上」。

請購和庫存要不要接在一起

有庫存的公司，很多請購單其實是「倉庫快沒了」觸發的。這種補貨型請購最好由庫存數量自動產生建議，請購人只要確認數量。安全庫存與再訂購點怎麼算，看 安全庫存怎麼算；庫存工具怎麼挑，看 庫存管理系統怎麼選。

什麼時候該把請購單搬上系統

先講結論：符合下面任兩項，就值得認真評估把請購搬上系統；只符合一項，先把 Excel 追蹤表和簽核規則做好就夠了。

請購系統至少要有的五個功能

• 依金額與類別自動分派簽核人：填完金額，系統自己決定要誰簽，主管不在時自動轉代理人。
• 送出時即時檢查預算：顯示這個科目本月已核准、已發生、剩餘多少，超過就要求加簽。
• 請購單一鍵轉採購單：核准後的品項直接帶進採購單，多張請購可以合併成一張採購單向同一廠商下單。
• 三單比對與差異提醒：採購單、驗收單、發票數量金額不符時自動標記，會計只處理例外。
• 完整的狀態追蹤與稽核紀錄：每張單走到哪一關、卡在誰手上、誰在什麼時候改了什麼，都查得到。

Excel、SaaS、ERP 採購模組還是客製

每一條路的細節比較，採購系統怎麼選 拆得更完整；如果要找廠商做整套採購到付款系統，可以看 採購管理系統怎麼選。已經在用 ERP、只是請購這塊不好用，ERP 該換了嗎 有講外掛模組這條路；還沒有 ERP、想知道預算要抓多少，看 ERP 預算怎麼抓 和 台灣 ERP 廠商比較。採購付款最後都要進帳，會計系統怎麼接，看 會計系統怎麼選。

我們不建議一開始就為了請購單做一整套系統。比較划算的順序是：先用這篇的範本和簽核層級跑一個月，把退回原因、卡關天數、重複請購的次數記下來；如果主要問題是簽核卡住，電子簽核工具就夠；如果是預算和單據對不上，才值得把請購、採購、驗收串成同一條線。

這一條線我們做過同型的營運系統，例如 食品階梯報價與型錄系統：成本由採購集中維護，報價引用同一份資料，送出後由主管核准、退回或鎖定，誰改了什麼、由誰核准都留在稽核紀錄裡。請購單需要的角色權限、依規則分派簽核、全程留紀錄，跟這套系統是同一種結構。

看到這裡，如果你也在想「我們的請購規則放進系統會長什麼樣子」，我們很樂意 聽你聊聊現在的請購和採購流程，或直接 加 LINE 把現在用的請購單丟過來，一起看看從哪一段開始最划算。

請購單常見問題