階梯式報價怎麼做？依訂購量與客戶等級給不同價，Excel 價目表管不動之後怎麼系統化

階梯式報價就是同一個品項，依條件給不同單價。常見的條件有兩種：一種看訂購量（買 10 箱一個價、50 箱再降一階、100 箱以上再降），一種看客戶等級（經銷商、大盤、一般店家各一個價）。批發商與貿易商通常兩種同時有，價目表才會越做越大。品項少、客戶少的時候，Excel 撐得住；品項上百、客戶分級、成本又會跟著匯率變動，就該把「價格規則」從 Excel 搬進系統。

我們最近交付的一套食品批發報價系統，起點就是這張價目表。客戶是做進出口的食品貿易商，同一項產品要對 A、B、C、D 四個等級的客戶報四種價，業務每張報價單都在 Excel 裡手算，最常出的錯是把客戶的等級看錯，報成別人的價。這篇把我們在那個案子裡拆過的規則整理出來：哪些事 Excel 自己就能做好，哪些地方一定會出錯，系統化之後要長成什麼樣。

先講這件事為什麼值得處理。客戶數和品項數一多，報價單的張數跟著變多，一張報錯階的機率乘上一個月幾百張，就是每個月都會發生的事。ERP 和 B2B 電商平台早就把級距價做成內建功能，像 Shopify 的 B2B 價格設定就是一例，代表這是批發生意的共同需求，不是你家特別複雜。

階梯式報價是什麼：數量級距和客戶等級價差在哪

一句話分清楚：數量級距看「這張單買多少」，客戶等級價看「這個客人是誰」。兩種可以單獨用，也可以疊在一起。下表先把常見的幾種給價方式放在一起比。

表格最後一列是多數批發商的真實狀況：客戶分 A 到 D 級，每級再有量大價優，有些大客戶另外談價，成本又是進口品跟著匯率走。規則一疊，Excel 裡的公式就開始互相打架。

數量級距長什麼樣

數量級距的寫法是「起訂量 → 單價」。例如某款茶包：1 到 9 箱每箱 1,200 元、10 到 49 箱 1,150 元、50 箱以上 1,100 元（數字為示意）。重點在級距的邊界要寫死：49 箱算哪一階、50 箱算哪一階，業務跟客戶的理解要一樣，不然結帳時就會吵。

國外的 B2B 電商平台也是這樣設計的。Shopify 的 B2B 說明文件寫到，一個商品最多可以設 10 個價格級距，每個級距的數量必須高於最低訂購量。平台會設上限，是因為級距再細，客人也看不懂，業務也記不住。

客戶等級價長什麼樣

客戶等級價的寫法是「客戶 → 等級 → 該等級的價格帶」。客戶建檔時就決定他是哪一級，報價時只要選對客戶，價格就該自己出來。ERP 的做法也類似：Odoo 的價格表文件是在客戶資料裡指定一張價格表，報價時自動套用，價格表裡還能再加最低數量的規則。這個設計值得參考，價格跟著客戶資料走，業務不用記誰是哪一級。

兩種給價方式最大的差別在「誰要記規則」。數量級距寫在價目表上，客人自己也看得懂；客戶等級價通常不給客人看，只有公司內部知道誰是哪一級，所以更依賴業務記性，也更容易出錯。

Excel 價目表管階梯式報價，通常錯在這五個地方

先給答案：錯的地方幾乎都在「人要自己對照」的那一步。公式本身很少算錯，錯的是業務選了錯的那一欄、複製了上個月的舊檔、或改了自己那份沒人知道。下表是批發報價最常見的五種錯，你可以對照看看自己公司中了幾個。

這不是台灣才有的問題。歐洲有個專門收集試算表出錯案例的組織 EuSpRIG，從 1990 年代整理到現在，報價、定價與財務模型出錯的案例一大串。比較有名的一件發生在 2003 年：加拿大電力公司 TransAlta 在投標前整理報價時，Excel 裡一個複製貼上的錯誤沒被發現，The Register 報導這個錯讓公司損失 2,400 萬美元。金額是極端案例，錯的方式卻跟批發業務每天在做的事一模一樣：複製、貼上、沒人複核。

我們做的那個食品案子，痛點就是第一列和第三列。業務過去用 Excel 一張張手算 A 到 D 級的價格，慢，也常報錯階；成本和匯率一變，理論上所有報價與型錄都要跟著改，人工同步時常常漏改某幾份。後來把整套流程做成系統，報價改成選客戶就帶出對應等級的價，詳細的功能與畫面放在作品集：食品階梯報價與型錄系統。如果你家的價目表也是這樣管，可以先點進去看看系統化之後長什麼樣。

還沒要上系統？先把價格規則整理成一張表

不管最後要不要做系統，第一步都是把價格規則從業務腦袋裡拿出來，寫成一張大家共用的表。這一步做好，Excel 就能多撐一陣子；以後真的要做系統，這張表就是需求文件的核心，開發廠商一看就懂。

價格規則表要有哪些欄位

寫好之後，客戶清單另外一張表，每個客戶一列，欄位只要「客戶名稱、等級、專屬價（如果有）」。等級寫在客戶表裡，價格寫在價格表裡，兩張表不要混在一起，這是之後不管用 Excel 還是系統都通用的原則。

用 XLOOKUP 讓 Excel 自己查價

Excel 365 和 2021 之後的版本有 XLOOKUP 函數，比 VLOOKUP 好用很多，可以把「查等級」和「查級距」交給公式。下表是三種最常用的寫法：

這三條公式寫好、鎖住儲存格，業務只能填客戶、品項、數量，單價自己跑出來。報錯階的機率會降很多。另外兩個小習慣也有用：價格表放在共用雲端只留一份，業務不准存本機副本；每次改價就在檔名或工作表記上生效日期。

如果你的狀況比較單純，只有一套價，主要的痛是報價單做得慢、格式不一，那其實用不到價格規則表，一般的報價工具就夠了，例如我們自己的 秒發報價，品項分層、含稅未稅自動計算、用分享連結傳給客人都很快。等級價、成本連動那些需求，才需要往下看。

Excel 的天花板：成本一變，舊報價和型錄要不要跟著改

Excel 撐不住的時間點很好認：當你開始問「上禮拜那幾張報價，用的是新成本還是舊成本」，就是到頂了。公式可以幫你算價，管不了「哪一份檔案是最新的」，也管不了「誰改了什麼」。

貿易商最常被成本異動卡住。進口品的成本跟著匯率和原料走，一個月可能調好幾次。成本一變，下面這些東西都要跟著動：等級價、數量級距價、已經發出去但客戶還沒下單的報價、對外的型錄。Excel 裡它們各自是一個檔，誰負責同步、同步完有沒有漏，全靠人記。

第二列與第三列常被忽略，卻是最容易吵架的地方。已經報給客人的價，什麼情況下可以改、改了要不要通知，這是生意規則，系統只是把它做成按鈕。我們的建議是報價單一定要有有效期限，期限內照舊價，過期才用新成本重報；已核准的單直接鎖住。這樣成本異動時，只要看「還在有效期內、沒成交」的那幾張就好。

上圖是那個食品案子的產品資料畫面（示範資料）。成本價格、香港專用欄位和異動紀錄都放在同一個產品底下，採購改了成本，系統就留一筆紀錄，報價與型錄引用的都是這一份。那套系統做到的是：成本與匯率單點維護，一次更新就連動所有報價與型錄，不用逐份手改。

同樣的崩潰訊號在進銷存也看得到，如果你家的庫存也在 Excel 裡，可以順便對照 Excel 進銷存撐不住的三個訊號。

階梯式報價系統化之後：價格規則、審核權限、型錄用同一份資料

系統化的重點只有一句：價格只算一次，所有地方都讀同一個結果。採購維護成本，系統依規則算出各等級、各級距的價，業務報價時選客戶就帶價，主管審核，核准的價再拿去產型錄。下圖是那個食品案子的資料流，你可以換成自己的品項和等級來看。

價格規則要能疊加，也要能例外

那套系統做到的是：產品成本綁定 A/B/C/D 客戶等級，選客戶就帶出對應的階梯價，單品加價、全單加成與貼標費都即時計算。加價、加成、貼標費這些就是「例外」。現實的報價一定有例外，系統要做的是讓例外有固定的欄位，業務不用在備註欄手寫。

如果你的生意是看訂購量給價，規則引擎的結構一樣，只是多一層「數量 → 級距」的對照。設計時要先決定疊加順序：先套客戶等級價、再套數量折扣，還是兩者取低？平台也得先決定這件事：Shopify 的文件寫明，商品一旦設了數量級距，價格就固定下來，目錄的整體折扣不再套用。自己做系統時一定要先把順序寫清楚，不然同一張單兩個業務會算出兩個價。

誰能改價、改多少，要寫進權限

價格系統最容易被忽略的是權限。那個案子把採購、業務、主管三個角色，對每個功能欄位切成「執行、唯讀、無權限」三級：前端用權限元件把沒權限的按鈕藏起來，後端再用中介層擋一次。報價送出後由主管核准、退回或鎖定，關鍵欄位的變動全程寫進稽核紀錄，「誰在什麼時候改了什麼、由誰核准」都查得到。

上圖是報價單列表（示範資料），每張單的狀態分成草稿、待審核、已核准，主管一眼就看得到還有幾張在等他。權限與操作紀錄怎麼規劃，可以參考 後台管理系統要先規劃什麼；如果審核流程不只報價一種，電子簽核系統怎麼選 有比較完整的整理。

型錄和報價共用一份產品資料

型錄常被當成行銷的事，其實它是價格資料的另一個出口。那個案子的型錄支援中英文雙語版本管理，可以依客戶需求匯出，跟內部報價共用同一份產品資料，系統也內建匯率維護和香港市場專用欄位，處理跨境報價的幣別與規格差異。這樣做的好處很直接：型錄上的品名、規格、價格不會跟報價單對不上。

上線順序：先讓報價不再報錯，再談自動化

價格系統不用一次做完。我們比較建議分三步上線，每一步都能單獨帶來好處，也方便你中途喊停：

• 第一步，產品與客戶建檔：把價格規則表和客戶等級搬進系統，報價時選客戶就帶價。光這一步就能解決報錯階。
• 第二步，審核與權限：加上主管核准、退回、鎖定，以及誰能看成本、誰能改價的權限，私下改價就有紀錄可查。
• 第三步，成本連動與型錄：成本和匯率集中維護，價格自動重算，型錄從同一份資料匯出。這一步最吃規則的完整度，放最後做最穩。

每一步上線後讓業務實際用兩到三週，再決定下一步要不要調整。規則在紙上寫得再清楚，真的拿來報價才會發現漏掉的例外，例如某個大客戶一直以來都另外算運費，這種事通常只有業務記得。

階梯式報價要用現成工具、ERP 價格表，還是客製系統

先講結論：規則簡單用現成工具，規則跟 ERP 的設計對得上就用 ERP，規則是你家的競爭力、或要跟型錄和審核綁在一起，才值得客製。下表用同一把尺比五種做法。

比較三條主要路徑的完整分析，我們寫在 自動報價系統怎麼建：Excel、SaaS 與客製化三條路；報價工具的功能比較在 報價系統怎麼選。如果你已經在用 Ragic 這類表單工具撐，可以先看 Ragic 用到什麼程度該換。

決定要客製之後，最常被問的是費用。報價系統的費用落差很大，取決於規則多複雜、要不要串 ERP 或電商、要不要型錄與多語。三種規模的實際拆解在 報價系統客製化費用全解析，這裡就不重抄。比較實際的建議是：先拿著上一節的價格規則表去談，廠商估得準，你也比得出差異。

階梯式報價常常不是獨立的需求。客人如果是從 LINE 下單，報價確認後還要轉成訂單進 ERP，可以接著看 LINE 訂單怎麼串 ERP；如果你的客戶是一層層的經銷商，等級價和經銷商管理會綁在一起，PRM 經銷商管理系統那篇有講兩者怎麼分工。

還有一種情況值得單獨講：公司已經有 ERP，只是報價還在 Excel。這時先問 ERP 廠商，現有的價格表模組能不能吃下你的等級與級距規則；吃得下就用 ERP，吃不下的部分再考慮外掛一個報價系統串回 ERP。還沒選 ERP 的話，ERP 推薦清單有依規模和產業整理的短名單。

客戶分級定價：找人做系統前先想清楚的七件事

這七題你自己能答出來，系統就做得準；答不出來的那幾題，就是要先跟業務、採購、會計開會的題目。不管你最後找誰做，這張表都用得上。

第一題最值得花時間。客戶等級這件事，老闆心裡通常有答案，卻很少寫成規則；寫不出來，系統就只能做成「業務自己選等級」，那跟 Excel 差不多。整理成需求文件的方法，可以參考 客製化系統需求書（BRD）怎麼寫。做到一半想加規則也很常見，記得先看 軟體需求變更 SOP，把變更的計費方式先談好。

看到這裡，如果你也在想「我們家的等級價和成本連動，做成系統會長什麼樣」，我們很樂意 聽你聊聊現在的價目表怎麼管。把你的價格規則表或現在的 Excel 丟過來，我們會直接告訴你哪些用現成工具就夠、哪些值得做成系統。