LINE 接單怎麼做？手動記單、表單、官方帳號到訂單系統，訂單量多少該換做法

LINE 接單怎麼做，看你每天接幾筆單、改單多不多。每天 10 筆以內，固定訊息格式加一張試算表就夠。10 到 30 筆改用 Google 表單。30 筆以上而且客人常改單，就要讓官方帳號的機器人或訂單系統接手，靠人工翻對話已經追不上。

我們評估這類流程時，第一個問題都一樣：昨天接了幾筆單、幾筆改過、幾筆還沒出貨，現在講得出來嗎？講不出來，問題就出在記錄方式，換工具之前要先把這件事補起來。

用 LINE 接單本身沒有錯。LINE 官方 2024 年底公布的數字，台灣用戶約 2,200 萬，客人不用下載新 App、不用記密碼，傳一句話就能下單，這個方便很難用別的東西換掉。麻煩的是對話紀錄是給人看的，訂單卻要能加總、能查狀態，中間全靠一個人翻譯。

已經有 ERP、要把 LINE 訂單寫進去的公司，直接看 LINE 訂單系統怎麼串 ERP；還沒有 ERP 的店家、小型批發商和工廠業務，往下看入門做法。

LINE 接單四種做法比較：成本、訂單量與會卡在哪

先找到你現在的位置。訂單量是我們的經驗判斷，當起點用；品項多、改單多，就往下一列看。費用是台灣委外市場的常見區間，正式金額要看需求。

四種做法可以一路往上換，前一階段的欄位和紀錄都用得上，不必一次跳到最後一格。想先知道自己落在哪一列，可以把現在接單的對話截圖和記單的表格用 LINE 傳給我們，下一步值不值得花錢，我們會直接告訴你。

四種 LINE 接單做法實際怎麼跑

四種做法差在訂單進來之後，誰負責把它變成資料。第一種靠店家自己記，第二種讓客人自己填，第三種交給機器人，第四種由系統一路管到出貨對帳。

手動記單：先把訊息格式固定下來

這是最便宜的做法，也是最值得先做的一步，因為後面三種都要用到同一份欄位。今天就能開始的動作有三個：

• 給客人一段可以複製的下單範本。例如「品項／數量／取貨日／取貨方式／姓名電話」，放在官方帳號的自動回應，客人傳「下單」就回這段。
• 一筆訂單一列，自己編單號。回客人「單號 1105-03 收到了」。之後要改單，雙方講的是同一張。
• 訂一個每天的截單時間。下午 3 點前算今天，之後算明天，改單也照這條線處理。

客人如果還加在業務的個人 LINE 上，這時候就該搬到官方帳號。訂單留在個人手機，業務請假或離職，公司就拿不到紀錄。官方帳號輕用量月費 0 元，而且一對一聊天和自動回應都不計入訊息費用，搬過去不會多花錢。

試算表撐不住的樣子很好認：兩個人同時改、公式被蓋掉、找一張舊訂單要翻三個分頁。用 Excel 自己寫進銷存撐得住嗎有更完整的崩潰訊號可以對照。

Google 表單：讓客人自己填欄位

把表單連結放進官方帳號的圖文選單，客人點進去填，回覆可以存到連結的 Google 試算表，資料自動排整齊。必填、下拉選單、日期欄都能用，店家少掉一半「請問要幾箱」的來回。

這條路有三個限制要先知道。第一，表單本身不會即時扣庫存，賣完了客人還是填得進來。第二，客人送出後想改，多半還是回 LINE 講，改單又回到對話裡。第三，常態叫貨的老客人很難接受每次填一張表，他只想傳「老樣子」。

表單收的是姓名、電話、地址，權限也要顧。Google 的說明寫得很清楚，表單協作者會自動取得回覆試算表的存取權，但之後變更權限不會自動同步，員工離職時兩邊都要改。

官方帳號加機器人：自動收單與回確認

機器人靠的是 LINE Messaging API：客人傳訊息，系統收到後拆欄位、寫進資料表，再回一則訂單摘要。想自己動手，n8n 串 LINE 怎麼做有完整流程；要請人開發，LINE Bot 客製化開發指南可以拿來估範圍。

如果賣的是標準商品，例如食品預購、零售，先看官方的開店幫手，它就是給這類店家開店、下單、配送取貨用的，費用與條件以官方頁面為準。要處理客戶專屬價或自由文字下單，才需要往客製走。

訂單系統：每筆單都有狀態、歷史和負責人

前三種做法都在把對話轉成一列資料，訂單系統多管了後面的事：這張單現在到哪、誰改過、庫存夠不夠、錢收了沒。品項和流程都標準，先看現成工具，進銷存軟體怎麼選和 OMS 訂單管理系統是什麼可以幫你分清楚各自管什麼。如果每個客戶價格都不同，階梯式報價怎麼系統化是常見的客製理由；三年下來哪邊划算，客製化系統 vs SaaS 三年成本有算給你看。

把 LINE 接進系統這一段，我們自己做過。SalesKing 是恆遠每天在用的 CRM，直接串 LINE Messaging API，客戶傳來的訊息、圖片、檔案和客戶資料存在同一份，不必在 LINE 和系統之間手動對照。公開表單進件、預約排程與付款追蹤也接在同一條客戶時間軸上。SalesKing 管的是對話與客戶資料，訂單功能要照你的品項和流程另外規劃，但「訊息進系統」這段的做法是相通的。想看放到你的流程會長怎樣，可以跟我們聊聊。

LINE 接單要付多少訊息費：誰先開口差很多

先講結論：客人先開口時回他不算錢，你主動通知才算則數。固定成本是官方帳號月費，LINE 公告自 2026 年 11 月 1 日起調整中、高用量月費：

LINE 的計價說明列得很明確：回覆訊息（reply）不算則數。主動推播（push、multicast、broadcast、narrowcast）才算。客人下單時系統立刻回確認，這則不用錢；隔天主動通知「已出貨」，這則才要算。

照這個算法試算：每天 30 筆、一個月接單 26 天，共 780 筆。每筆主動推 2 則（排程確認、出貨通知），就是 1,560 則。輕用量不夠，中用量每月 1,000 元夠用。每天 100 筆是 5,200 則，高用量每月 1,400 元還在額度內。

訂單量多少該換做法？每天 30 筆是第一條線

每天 30 筆是第一條線：超過這個量，光是記單的人工一個月就接近一萬元。下面的試算假設一筆單從看訊息到記好要 3 分鐘、一個月接單 26 天、人事成本每小時 250 元。這三個數字請換成你自己的。

算式是每日筆數乘每筆分鐘乘 26，除以 60 再乘時薪。這還沒算打錯、漏單和補寄的損失。拿每天 30 筆來看，花 5 萬做一個機器人、省下一半人工，每月省約 4,875 元，大約 10 個月回本。月費和維護要另外加上去。

筆數只是其中一個訊號。下面五個訊號中了兩個，就算每天只有十幾筆，也該往下一階段走：

我們不建議一開始就做 LINE 接單機器人

先把欄位和改單規則定下來，再談機器人。機器人只會把現在的流程原樣自動化，規則還沒講清楚就上線，出錯的速度只會更快。

比較划算的順序是這樣：先用手動或表單跑兩週，把每一筆例外記下來，例如客人傳照片、只講「老樣子」、下單後才說要改地址。這份清單就是最好的需求文件，要自己做或找人做，都能當場估出範圍，也不會花錢做一堆用不到的功能。

很多人想直接用 AI 讀對話、自動成立訂單。讀是做得到，但數量或品項一旦讀錯，後果是出錯貨和賠運費。我們自己的 SalesKing 也是這樣設計：AI 產生的回覆預設要人工確認才會送出。訂單也一樣，AI 可以先整理，再回一則摘要讓客人確認，成立訂單這個動作要有人點頭。

LINE 接單的欄位怎麼設計：少一個就要回頭問客人

LINE 接單至少要收齊下面九個欄位，其中前六個客人第一次就要給。前台長得多簡單都可以，後台這幾欄不能少：

客人填的欄位越少越好，靠「第一次填完整，之後帶入」來減少來回。B2B 客人可以給固定的客戶代碼，聯絡人、地址、價格等級都跟著帶出來。品項名稱請只留一份主檔，訂單、出貨單和對帳單都引用它，後面要接任何系統都會輕鬆很多。

改單、取消與確認流程：LINE 接單最容易出事的地方

流程只要守三條規則：客人確認才算成立、改單留下每一版、截單後要店家同意。這三條在試算表裡就能先照做，換到系統只是由程式代勞。

實際上會遇到的狀況，可以照這張對照處理：

賣給一般消費者的話，還要留意消費者保護法第 19 條：通訊交易的消費者收到商品後七日內可以解除契約，法規另有合理例外。接單流程裡留下客人確認時間、出貨日和退貨資訊，有爭議時才拿得出紀錄；實際適用情況請問你的法律顧問。

訂單要接進 ERP 或進銷存時怎麼銜接

手上已經有 ERP 或進銷存的話，LINE 接單只是前端，訂單寫進去才算完成。四種串接做法與預算帶都在 LINE 訂單系統怎麼串 ERP，自動化流程怎麼搭則看 n8n 串 ERP 實戰。還沒有 ERP 也不用為了 LINE 接單先買一套，ERP 太貴的替代路徑有更輕的選項。

現在就先留好三個接口，未來要接哪一套都省事：品項編號對得上主檔、客戶有固定代碼、訂單編號不會重複。如果還要追蹤客戶後續，LINE 官方帳號串 CRM和 客戶追蹤系統怎麼選是下一步可以看的。

訂單背後常常藏著「這個客戶該拿哪個價」。這種規則我們做過同型的營運系統，例如食品階梯報價與型錄系統：食品批發貿易商分 A、B、C、D 四級客戶價，業務選好等級就帶出價格，送出後由主管核准、退回或鎖定。LINE 接單碰到專屬價時，要解的是同一題。

想把 LINE 接單整理起來，先從最痛的一段開始

不用一次到位。如果你的訂單量已經過了第一條線，或五個訊號中了兩個，我們很樂意聽你聊聊現在怎麼接單。Excel、對話截圖、手寫單照片都可以傳來，這個值不值得做、從哪一段開始最划算，我們會直接告訴你。後面真的要動手，再談範圍和費用。

LINE 接單常見問題