設備借用系統怎麼做？借用登記表管不動的訊號、借還流程、掃碼與逾期提醒，買現成還是客製

設備借用系統管的是公司、學校或社團內部的器材借還：相機、筆電、投影機、量測儀器、工具，誰借走、哪天要還、還回來有沒有壞、下週三還剩幾台可以借。器材少、借的人少的時候，一張 Excel 借用登記表就夠；器材上百項、好幾個單位搶同一批東西、預約排到下個月，登記表就會開始出錯，最常見的是同一台器材同一天被兩個人借走。

這個問題我們在一個對外出租的案子裡處理過。那是一家影視器材租賃公司，數百項燈光、攝影、發電器材，過去靠 Excel 加人腦排檔期，旺季常常撞期超借。內部借還的量通常沒那麼大，但卡住的地方很像：可借數量要按日期算，還要扣掉送修、報廢和已經被預約的數量。這篇把那套邏輯拆開，套到總務、IT、器材管理員和系所行政每天在管的內部借還上。

先說一個很多單位都有的現況。去翻學校系所公告的借用辦法，規則通常寫得很完整，像 元智大學資工系 2015 年訂的儀器設備借用辦法就寫了借期最長一個月、每逾期一天停權兩週並累計、因不當使用損壞要自費修復，修不好或遺失要照價賠償。規則都有，難的是執行：誰逾期了、停權到哪一天、哪台壞了是誰借的，全靠管理員翻登記表。

這篇談的是內部借還，借的人是同事、老師、學生或社員，通常不收租金。如果你要找的是對外出租、按天收租金的系統，請看 影視器材出租排程系統開發指南 和 租賃管理系統的檔期衝突解法；如果要管的是財產帳和年度盤點，請看 資產盤點怎麼做。

設備借用系統要管哪些事：跟財產管理、對外租賃差在哪

一句話分清楚：財產管理管「公司有什麼」，設備借用管「現在在誰手上、哪天能借」，對外租賃再多管「收多少錢」。常見的誤會是買了財產管理軟體就能管借還，結果財產帳很漂亮，器材還是找不到。下表把三種系統放在一起比。

內部借還和對外租賃的底層其實是同一件事：一批數量有限的東西，在不同日期被不同的人佔用。差別只在要不要收錢。所以談內部借還系統，最值得先想清楚的一定是「可借數量怎麼算」，其次才是畫面和表單。

借用登記表管不動的訊號：出現這些就該考慮換

先給答案：下表五個訊號只要每個月都會出現，登記表就到頂了，最明顯的是「表上寫有，櫃子裡沒有」。你可以對照看看自己單位中了幾個。

第一和第五個訊號，就是我們在影視器材租賃案裡看到的狀況。那家公司過去送修只能記一個「維修中數量」，過去的日期也被一起扣掉，修好還要人工加回來，帳根本對不準；同一批器材在不同檔期被不同劇組借走，旺季很容易撞期超借。那套系統做到的是把每一天的可用量動態算成「總量 − 當日維修 − 報廢 − 已預訂 − 外調」，維修改成帶起訖日的紀錄、到期自動加回，排單時自動偵測檔期衝突，詳細畫面放在 影視器材租賃與檔期系統。那是對外出租的案子，同樣的可用量與撞期邏輯，可以套用到內部借還。

還不想上系統？借用登記表 Excel 這樣做最少出錯

不管最後要不要做系統，第一步都是把登記表拆成三張表：器材清單、借用紀錄、維修紀錄。很多單位只有一張「借用登記表」，器材名稱用手打、送修寫在備註欄，算可借數量時只能靠眼睛數。拆開之後，Excel 就能幫你算。

借用紀錄要有哪些欄位

借出時檢查這一格最常被省略，卻最重要。臺師大圖文傳播學系學會 2021 年公告的器材借用規則就要求借出時先檢查有沒有缺配件、機器是否正常，並寫在借用單上，沒檢查的一律視為正常借出。這個規則的好處很直接：借用人自己會認真檢查，因為之後的損壞就算他的。

三條公式讓 Excel 自己判斷逾期和可借數量

下面的公式假設借用紀錄的 H 欄是借出日、I 欄是應還日、J 欄是實還日、D 欄是數量、B 欄是財產編號。數量統計用的是 SUMIFS 和 COUNTIFS 這類多條件函數，Excel 2016 以後和 Microsoft 365 都能用，Google 試算表也有同名函數。

可借數量就是「總量 − 已報廢 − 今天借出中 − 今天送修中」。送修中用同樣的寫法去加總維修紀錄：送修日在今天以前、實際修好日還空著的數量。只要修好那天填上日期，可借數量就會自動加回，不用再另外改數字。

範本裡「查詢日當天可借」那一欄的公式最長，因為它要同時扣四種佔用：那天被借走的、那天被預約的、那天在送修的，還有已經逾期還沒還的。最後這一項最容易漏，漏了就會發生表上說有、櫃子裡沒有。公式寫得出來，但看得懂、敢改的人通常只有做表的那一位，這也是 Excel 的天花板。

借還流程怎麼設計：預約、核准、領取、歸還檢查

一句話：每一步都要留下「誰、什麼時候、東西是什麼狀況」。流程本身不複雜，出問題的永遠是中間少了一步紀錄。下圖是一般單位內部借還的完整流程，貴重器材多一關核准，消耗性的小工具可以跳過預約直接借。

流程裡最關鍵的是第二步：預約當下就要檢查那幾天還有沒有數量，並且先把數量保留下來。很多單位的預約只是一封信或一則 LINE，沒有佔用數量，到了領取那天才發現被別人借走。核准那一關如果牽涉到多層主管，簽核的設計可以參考 電子簽核系統怎麼選。

可借數量要按日期算：為什麼「今天剩幾台」不夠用

先講結論：借用系統要回答的問題是「下週三那天還剩幾台」，只算今天剩幾台的系統一定會撞期。今天剩 3 台，不代表下週三也剩 3 台，因為下週一可能有人預約了 2 台借到週四，週二又有 1 台送修。

下表用一個單位的 5 台投影機示範（示範資料），看同一週每一天的可借數量怎麼變。

如果系統只看「今天剩幾台」，週一有人來預約週三要借 2 台，看到剩 4 台就答應了，週三當天其實只剩 1 台。這種錯在器材少的時候很少發生，器材一多、預約一長，每週都會遇到。

上圖是影視器材租賃系統的器材詳情畫面：「在庫可出」由總量扣掉維修、租借中、已報廢算出，下面的維修紀錄帶起日和迄日。這是單一器材今天的數字；排單時另有一張器材乘日期的檔期大表，每一天都照同一條公式算可租量，並在排單時偵測衝突。換成內部借還，把「租借中」換成「借出中與已預約」，把外調那一格拿掉，算法的骨架是同一套。

按日期算的四種佔用

• 借出中：借出日已到、還沒歸還的數量。
• 已預約：借出日在未來、已經核准保留的數量，要算到應還日那天為止。
• 送修中：送修日到預計修好日之間的數量，修好那天自動加回。
• 逾期未還：應還日已過、還沒歸還的數量。這一項要一直扣，直到真的還回來為止。

另外有一個工程上的小地雷值得提：日期的時區。伺服器如果以國際標準時間運行，前端送出「6 月 19 日早上九點取件」會被算成前一天，造成檔期漏鎖；那個租賃案的做法是全系統日期統一以台北時間為基準，從根本解決跨日偏移。內部借還只要預約有日期和時間，就可能碰到同樣的事。找廠商做系統時，可以直接問這一題。

條碼和 QR code 掃碼借還：標籤怎麼貼、掃一下要帶出什麼

一句話：掃碼的目的是讓借出和歸還的紀錄不用手打。手打財產編號會打錯，打錯就對不上帳；掃一下帶出器材、借用人和該還的日期，管理員只要確認配件和外觀。

一般單位從條碼或 QR code 開始就夠了。標籤要貼在不會被手磨掉的位置，配件很多的器材（例如相機組）在收納箱外面再貼一張組合標籤，掃箱子就帶出整組內容。標籤機怎麼選、條碼格式怎麼定，可以參考 條碼標籤機怎麼串系統；如果借還想讓借用人自己掃 QR code 完成，做法跟 線上簽到系統 很接近。

掃碼後畫面要帶出的東西也要想好：借出時帶出器材名稱、上次歸還的檢查紀錄、這次預約的應還日；歸還時帶出借用人、借出時的配件清單，讓管理員逐項打勾。少了「上次歸還的檢查紀錄」這一項，借用人就無法確認借到手的東西本來是不是好的。

逾期提醒和損壞送修：規則先寫清楚，再交給系統執行

先給答案：系統只能執行規則，規則要先由單位自己訂好。逾期幾天停權、損壞誰負責、送修期間能不能改借別台，這些寫進借用辦法之後，系統才知道該在什麼時候提醒誰。

停權規則最好寫成系統算得出來的數字。元智資工系的辦法寫的是每逾期一天停權兩週並累計，這種規則系統很好執行：逾期 2 天就自動算出停權四週，到期自動恢復，管理員不用自己記誰被停權到哪天。提醒的管道用 Email 或 LINE 都可以，LINE 通知的串法可以參考 n8n 串 LINE 怎麼做。

損壞的部分，關鍵是維修紀錄要綁借用單號。歸還檢查發現問題時，直接從這筆借用開一張維修紀錄，送修日、預計修好日、維修廠商、費用都記在上面。之後要求償、要統計哪類器材最常壞，資料都在。定期保養的部分則是另一條線，欄位和週期怎麼排可以看 設備保養紀錄表範本。

設備借用系統要買現成財產管理軟體，還是客製

一句話：器材少、規則簡單，用現成工具；可借數量要按日期算、要跟既有系統串，才值得客製。下表比較常見的四條路。

現成軟體裡，開源的 Snipe-IT 是常見的自架選擇，它的設計重點就是「知道哪台筆電在誰手上」，借出、歸還、指派都有。它很適合管 IT 資產；但如果你的痛點是「下週三的投影機會不會被重複借走」，就要確認它能不能做到按日期預約、擋住撞期。用 Ragic 這類表單資料庫自己搭也是常見做法，用到什麼程度該換，可以參考 Ragic 評價與轉客製的判斷點。

我們的看法比較直接：內部借還系統要不要客製，只看一件事：可借數量是不是要按日期算。如果借了當天就還、不太需要預約，現成工具就夠用，不用花錢客製。如果預約常常排到下個月、同一批器材好幾個單位在搶，現成工具通常只能記錄，擋不住撞期，這時候值得做一套。

找廠商之前先準備好這幾樣

• 器材清單：類別、財產編號、數量，以及哪些是一台一號、哪些是同款共用編號。
• 現行借用辦法：借期、逾期罰則、損壞賠償，系統要照這份執行。
• 誰能借、誰要核准：校內外、單位、身分的差別，貴重器材的核准層級。
• 要串的系統：既有的帳號登入、財產系統、LINE 或 Email 通知。
• 現在最痛的三個狀況：例如撞期、逾期沒人追、送修數量對不上，排出先後順序。

這幾樣整理好，就是一份可以拿去比價的需求文件，寫法可以參考 系統需求文件與 RFP 範本；費用怎麼拆、報價單要看哪幾項，可以看 系統開發費用完整拆解。器材除了借還，還要管進出貨與庫存數量的話，庫存管理系統怎麼選 也值得一起看。

看到這裡，如果你也在想「我們單位的器材借還，做成系統會長什麼樣」，我們很樂意 聽你聊聊現在怎麼借、怎麼還。把你的借用辦法或現在的登記表丟過來，我們會直接告訴你哪些用現成工具就夠、哪些值得做成系統。