會議簽到表範本：Word／Excel 下載、活動簽到表該收哪些欄位才不踩個資法，以及改用 QR code 線上簽到的做法

會議簽到表最少要有五個欄位：序號、姓名、單位、簽到時間、簽名。表頭再寫上會議名稱、日期、地點、主席和記錄，事後拿出來才對得上是哪一場會。教育訓練要多一欄簽退，股東會和區分所有權人會議要記到戶號或門牌，活動簽到表則要能跟報名名單對得起來。身分證字號、生日、住址這三樣，一般會議用不到就別收。

我們這次做範本時，把公司法、公寓大廈管理條例、個資法和職業安全衛生教育訓練規則對簽到紀錄的要求逐條對過，發現最常出事的地方在「收太多」和「放太久」，欄位少一兩格反而很少吵起來。下面先給一張欄位速覽表，接著是四種格式的 Word／Excel 範本下載，再談哪些欄位不該收、簽到表要保存多久，最後是紙本簽到擋不住的三個問題，以及什麼時候該改用 QR code 或 LINE 線上報到。

如果你今天只是要印一張表給下午的部門會議用，看完第一張表、下載範本就可以走了。如果你負責的是教育訓練、股東會、管委會這類事後會被查的會議，後面幾段比較重要。

會議簽到表要有哪些欄位：一張表看完

先講結論：一般會議五欄就夠，欄位要加，是因為「事後有人要拿這張表證明什麼」。下表把常見欄位分成必備、看情況、不建議三種，右邊寫的是不放這欄會出什麼事。

表頭也要寫齊：會議名稱、日期、起訖時間、地點或線上會議連結、主席、記錄。少了表頭，三個月後這張紙就只是一串名字。要開的是 ISO 9001 的管理審查會議，簽到表會跟會議紀錄一起被稽核員翻，欄位與議程怎麼對，可以看管理審查會議怎麼開那篇。

簽到要接進出缺勤或人事系統的公司，欄位設計會跟上面不一樣，會多出員工編號、部門代碼這類讓系統能比對的欄位。這部分如果你已經在想「這張表能不能直接進系統」，可以先 LINE 問我們，我們會直接說值不值得做。

會議簽到表範本下載：一般會議、教育訓練、股東會與區權會四種格式

範本放在下面，Excel 和 Word 各一份，內容一樣。Excel 適合要事後加總、篩選的人；Word 適合要套公司抬頭、改字型再印的人。兩份的表頭都已經放了一段個資告知，改掉括號裡的單位名稱和保存期限就能用。

四種格式差在哪裡，下面這張表一次對完。挑格式的原則很簡單：誰會回頭看這張表，就照誰的需要加欄位。

簽到表表頭的個資告知怎麼寫

範本最上方那段告知，可以照下面這段改。寫法對齊個資法第 8 條要告知的事項：誰在收、為什麼收、收哪些、用到什麼時候、你有什麼權利、不提供會怎樣。

個人資料蒐集告知：本簽到表由【單位名稱】為【會議或活動名稱】之出席紀錄與聯繫目的，蒐集您的姓名、單位與簽名，僅於本次會議紀錄與後續通知使用，保存至【保存期限】後銷毀。您可依個人資料保護法第 3 條請求查詢、更正或刪除。不簽到不影響您參加本次會議，但無法列入出席紀錄。

這段告知夠一般會議和活動用。如果你要拿簽到資料去做別的事，例如之後寄行銷信、把照片放上官網，那就超出這段告知的範圍，要另外取得同意，寫法可以參考個資同意書怎麼寫。

會議開完，會議紀錄也要大家簽名確認時

簽到表處理的是「誰來了」，會議紀錄處理的是「大家同意了什麼」。管委會、合夥人會議、專案驗收會這類會，決議常常要出席的人在紀錄上簽名確認，紙本做法是印出來一個一個找人簽，人在外地就只能等。這件事我們自己有在做的產品可以處理：秒簽 SpeedSign 可以把會議紀錄貼進編輯器，表格和條次會自動排好，一份最多寄給 10 位簽署人，要的話可以鎖定順序，主席簽完才輪到記錄。每位簽署人收信輸入驗證碼後就能在手機上簽，全部簽完，系統會把完成版 PDF 和簽署證明書寄給每個人。免費註冊就能用，免費方案一份限 1 位簽署人，多人簽要看方案。

活動簽到表跟會議簽到表差在哪：講座、說明會、展覽怎麼設計

一句話分工：會議簽到表是給內部留紀錄的，活動簽到表是用來跟報名名單對帳的。活動的出席者多半是外部的人，你不認識他們，所以活動簽到表的重點是「怎麼快速找到這個人有沒有報名」，簽名反而次要。

常見的做法是事先把報名名單印出來，按姓氏筆畫或報名編號排好，來的人在自己那一列簽名或打勾，現場報名的寫在最後幾頁空白格。這樣做的好處是不用每個人重寫一次資料，壞處是名單會攤在桌上，後面排隊的人看得到前面所有人的名字和電話。

活動人數一過百人，紙本簽到的瓶頸會出現在入口：十幾個人同時翻名單找自己的名字，隊伍就排到門外。這時候該想的是報名和報到能不能接在一起，線上報名系統怎麼選那篇整理了 Google 表單、活動平台到客製化的做法，報名資料怎麼直接變成報到名單也在裡面。

簽到表哪些欄位不該收：個資法下的最少蒐集原則

先講結論：簽到表只收「證明這個人到場」需要的東西，其他的另外收。個資法第 5 條寫得很直接，蒐集個資不得逾越特定目的之必要範圍。簽到的目的是出席紀錄，出席紀錄用不到生日和住址，收了就是超過必要範圍。

簽到表還有一個其他表單沒有的問題：它是公開傳閱的。報名表填完交給承辦人，只有承辦人看得到；簽到表放在門口，每個簽名的人都會看到上面所有人的資料。你在報名表上收身分證字號問題不大，同一個欄位放在簽到表上，就等於把幾十個人的身分證字號給所有與會者看。

收了也要記得刪。個資法第 11 條規定，特定目的消失或期限屆滿時要主動刪除或停止利用。很多公司的簽到表放在檔案櫃裡十年沒人碰，這就是期限屆滿沒有刪除。下一段會整理不同會議的簽到表各要保存多久，保存期限一到就碎掉，電子檔一起刪。

會議簽到表要保存多久：股東會、區權會與教育訓練的法定期限

大部分的內部會議沒有法定保存期限，公司自己訂就好，常見的做法是跟會議紀錄保存一樣久。有法律明文規定的，主要是下面這幾種會議，這幾種的簽到表千萬不要隨便丟。

股東會的部分，公司法第 183 條寫明出席股東的簽名簿和代理出席的委託書至少保存一年，議事錄本身則是在公司存續期間永久保存。委託書要怎麼寫、代理人數有沒有上限，在股東會委託書怎麼寫整理過。

社區管委會這邊，公寓大廈管理條例第 34 條要求區權會的會議紀錄由主席簽名，會後十五日內送達各區分所有權人並公告，而且要跟出席簽名簿、代理出席的委託書一併保存。區權會的出席人數會決定決議有沒有效，簽名簿就是唯一的證據，區權會委託書的代理上限和無效情形可以看區權會委託書怎麼寫。

教育訓練是最多公司忽略的一塊。職業安全衛生教育訓練規則要求訓練的實施資料保存三年，裡面就包含受訓人員名冊和簽到紀錄。勞檢來的時候，簽到表簽到和簽退時間空白、或是一整排筆跡一樣，都很難交代。

紙本會議簽到表的三個老問題：代簽、事後統計與個資保存

紙本簽到表便宜、不用教、停電也能用，二三十人的會議用紙本完全沒問題。我們的看法是，紙本撐不住的時候有三個很明確的訊號，出現兩個以上就該換方法，只出現一個的話，改一下流程就好。

代簽：一張紙擋不住

紙本簽到最常被問的就是代簽。同事幫忙簽一下、早到的人幫整組簽，簽到表上看起來每個人都到了。教育訓練要算時數、會議要算出席率的時候，代簽會讓整份紀錄失去意義。紙本能做的只有派人顧著、核對證件，但這等於多一個人站在門口。

事後統計：每場會都要有人打一次字

簽到表收回來之後，總要有人把名字打進 Excel，算出席率、比對報名名單、找出誰缺席。一場三十人的會打字十分鐘，每週五場、全年下來就是四十幾個小時，而且字跡看不懂的那幾格永遠要回頭問人。這個工作沒有人喜歡做，所以常常就不做了，簽到表收進櫃子，出席資料從來沒被用過。

個資保存：櫃子裡的紙沒有人在管

紙本簽到表上有姓名、單位、簽名，有些還有電話。這些紙放在哪、誰拿得到、什麼時候該銷毀，大部分公司沒有規定。等到要找某一場會的簽到表，翻了半天找不到；等到該銷毀的時候，也沒有人記得。

照這張圖走一遍，多數部門會議會停在「紙本就夠」或「Excel 加事後輸入」。會走到最下面的，通常是教育訓練量大、要跟人事系統對出勤，或是活動規模大到報名和報到要接在一起的組織。

從會議簽到表改用 QR code 或 LINE 線上簽到：什麼時候值得換

先講結論：值得換的時機，是「簽到資料有人要用」的時候。只是留存備查，紙本加上面的範本就夠；要統計、要比對、要擋代簽，就該換成線上。各種線上簽到的做法我們在線上簽到系統怎麼選那篇比較得比較完整，這裡只整理跟簽到表最相關的差別。

Google 表單是最多人第一步會用的，免費、五分鐘做好，掃 QR code 就能簽。它的天花板也很清楚：連結一傳到群組，人不在現場也能簽到，名單比對還是要人工做。報名和報到如果是不同工具，每場活動都要匯出、對名單一次，這時候該看的是線上報名系統怎麼選，讓報名資料直接變成報到名單。

再往上走，就是簽到要接進公司既有系統的情況：教育訓練時數要進人事系統、會議出席要進出缺勤、活動報到要接售票。這類需求的系統怎麼規劃、預算大概落在哪，差勤系統開發指南和票券、活動報名、入場簽到系統開發指南各寫了一篇。

會議簽到表常見問題

簽到表之外，會議另一份常被要求簽名的是會議紀錄。電子簽名在法律上算不算數、哪些文件可以線上簽，可以看電子簽名有法律效力嗎；想比較不同電子簽署工具的，可以看台灣電子簽署工具比較。會議紀錄本身想交給 AI 整理的話，AI 會議紀錄 SOP 有完整流程，要先做一個自己的電子簽名檔，可以參考電子簽名怎麼製作。