作業指導書怎麼寫？跟 SOP、程序書差在哪，範本欄位、版本管制與現場怎麼用

早上八點換班，沖壓二線的新人站上機台，旁邊掛著一份作業指導書。他翻到第三頁，看到「依規定確認模具狀態」，不知道規定是哪一份、狀態要看什麼，最後還是轉頭問了隔壁的老師傅。這種場景在工廠很常見，問題通常出在文件寫給誰看。

作業指導書（Work Instruction，簡稱 WI）是寫給單一工站作業員看的操作說明：這個站要做哪幾個動作、順序是什麼、哪一步要量什麼、量到多少算過。我們寫這篇時，拿一個沖壓換模後的首件確認工站，從頭寫了一份完整範例，放在文章中段。寫完最大的感想是：欄位很好定，難的是每一步寫到作業員不用再問人。

這篇會講清楚作業指導書跟 SOP、程序書差在哪、範本要有哪些欄位、一個工站怎麼寫，以及改版之後怎麼確保現場拿到的是新版。想先看整個品質管理系統怎麼分層，可以從 QMS 品質管理系統是什麼 開始。

國外的寫法跟台灣差不多。文件工具商 Scribe 在 2026 年 9 月的說明裡講得很直接：SOP 和作業指導書最大的差別在細節程度，SOP 寫整個流程的大步驟，作業指導書寫到每一個動作。日本航太品質團體 JAQG 的 品質指引也提到，作業指導書在各公司有很多名字，作業手順書、作業要領書、QC 工程表都有人用，指的常常是同一層文件。

作業指導書是什麼？跟 SOP、程序書差在哪

先講結論：程序書管「誰在什麼時候做什麼」，作業指導書管「這一站的這個動作怎麼做」。ISO 品質文件常分成四階，作業指導書在第三階，往上接程序書，往下產生表單紀錄。

品質手冊怎麼寫、跟程序書怎麼分工，在 品質手冊怎麼寫 有完整範本；四階文件之間打架、程序書寫了系統卻做不出來的問題，則在 ISO 四階文件是什麼 那篇。這篇只往下講第三階。

SOP 在不同公司指的東西不一樣

SOP（標準作業程序）這個詞最容易造成誤會。有的公司把程序書叫 SOP，有的公司把作業指導書叫 SOP，也有公司把兩者合成一份。名稱怎麼叫都可以，重點是同一家公司內部要講好：一份文件只回答一層問題。程序書裡塞操作細節，改一個扭力值就要跑整份程序書的審核；作業指導書裡寫部門權責，作業員看了也用不到。

判斷方法很簡單：把文件拿給第一線作業員看，他能照著做完一個動作，就是作業指導書；他看完還要問主管「那我現在要做什麼」，這份文件就比較接近程序書。

作業指導書範本：要寫哪些欄位

一份作業指導書可以拆成表頭、本文、表尾三塊。表頭讓人知道這是哪一份、哪一版；本文是步驟；表尾是核准。下面這張是我們建議的範本欄位，Word、Excel 或系統都適用。

安全注意事項有法規面的要求。職業安全衛生法第 34 條規定雇主要會同勞工代表訂定安全衛生工作守則，報經勞動檢查機構備查後公告實施；作業指導書裡的安全段落，最好直接對到這份守則的條目，現場跟稽核看到的才會一致。

品質重點那一欄，通常可以從 QC 工程表抄過來。QC 工程表（Control Plan）列出每一站要管的特性、規格、量測方法與頻率，作業指導書把它翻成作業員看得懂的動作，兩份文件的規格值必須一致，欄位逐一說明可以看 QC 工程表怎麼寫。

一個工站的作業指導書寫法範例

下面用沖床換模後的首件確認當例子，這是示範用的工站，數值依常見的金屬沖壓件設定。換模後做首件檢查的時機與表單，在 首件檢查怎麼做 有更完整的說明。

表頭：文件編號 WI-PR-012｜版次 C｜生效日 2026-11-09｜適用：沖壓二線 200 噸沖床，料號 BRK-0310 支架｜設備：模具 M-0310、游標卡尺 0～150mm（編號 VC-07）、高度規（編號 HG-02）。

寫完回頭看，有三個地方是最容易省略、但作業員最需要的：第 1 步的「不符直接停」、第 4 步指定用哪一把量具、第 6 步不合格之後誰來決定。老師傅不需要這三句，新人和代班的人最需要。第 6 步開的單怎麼追到結案，可以接 品質異常單怎麼開、怎麼追。

如果第 1 步常常出錯，與其在文件裡多加一行提醒，不如讓模具和工單掃碼比對，錯了機台就不給啟動，這類做法在 防呆是什麼 有更多例子。文件能做的是講清楚，真正擋住錯誤的常常是設計。

現場看不懂作業指導書，通常卡在這幾個地方

直接講我們的看法：多數作業指導書寫給稽核員看，沒有寫給作業員看。稽核員要看到文件存在、有版次、有核准簽名；作業員要的是站在機台前三十秒內找到下一步。兩邊要的東西差很多，寫的人只顧前者，文件就會被放在抽屜裡。

機台旁的文件放哪裡、怎麼標示，可以跟 5S 的整頓一起規劃，看板位置和文件夾顏色都固定下來，在 5S 是什麼 有查核表可以參考。國外品管論壇 Elsmar Cove 有一串 討論舊版作業指導書怎麼從現場消失，不少品管人員的經驗是：光靠回收不夠，還要問作業員為什麼手邊留著舊版，通常是新版少了他需要的某個資訊。

作業指導書的版本管制怎麼做

先給答案：版本管制要管四件事，新版發行、舊版回收、變更通知、改版後的教育訓練。ISO 9001 第 7.5.3 節要求文件化資訊在需要的地點與時間可以取得、內容適用，並防止誤用過期的文件；標準本身可以在 ISO 官網 查到。

這四件事的順序很重要：先訓練、再生效、同時回收。新版生效那一刻，現場就只能有新版，而且每個站的人都已經知道改了什麼。

觸發改版的來源通常有三個：製程參數或治具變更（見 製程管理怎麼做）、品質異常的對策要寫進標準、PDCA 跑完要把有效的做法固定下來（見 PDCA 是什麼）。改版後的訓練紀錄怎麼管、證照到期怎麼提醒，可以看 教育訓練系統怎麼選。

內部稽核到現場最常做的一件事，就是拿起機台旁的作業指導書，對文管清單上的最新版次。內部稽核怎麼做 那篇整理了查檢表；要拿 ISO 9001 驗證的公司，QMS 認證怎麼拿 裡也列了稽核員一定會調的紀錄，文件管制就在其中。

紙本、共用資料夾、文件管理系統、客製 QMS 怎麼選

簡單講：文件少於幾十份、改版一年不到幾次，紙本加 Excel 清單就夠；文件上百份、多廠區、常改版，就該考慮系統。四種做法比較如下。

多數工廠會從共用資料夾開始，卡住的點幾乎都一樣：改版了，但沒人知道哪些站要換、哪些人要重新訓練。這時候真正需要的，是讓文件改版自動接到訓練名單和現場站別，單純換個存檔地點解決不了。各種品質系統的費用級距，在 品質管理系統軟體怎麼選 有整理。

這類跨表單、跨簽核的品質流程，我們做過一套 QMS 品質管理系統互動原型：電子零組件製造業的需求，8 個廠區，10 個工作天做出 13 個可點擊畫面，把 CAPA、CAR、8D、SCAR 四種表單收進同一套簽核骨架。它目前是原型，成為後續報價的依據；同一套簽核骨架，也適合拿來討論文件變更與核准怎麼跑。想知道你們的文件流程適不適合系統化，可以把現在的做法跟我們聊聊。

什麼時候該把作業指導書系統化

給老闆一個判斷方法：下面三件事裡，中了兩件，就值得認真評估系統化。

• 稽核常被開文件管制的缺失：現場版次跟清單對不上、舊版沒回收，同一類缺失連續兩次被開。
• 改版後還有人照舊做：品質異常追到最後，原因是新版發了但作業員沒被通知或沒上過課。
• 文件數量和廠區在長大：多一條產線、多一個廠區，文管人員就要多花一倍時間分發和回收。

沒中也沒關係，先把現有的作業指導書照上面的範本欄位整理一輪，一站一份、步驟寫到數字，這件事不需要任何系統就能做，效果常常比導入系統更明顯。真的要系統化時，先挑最常改版的那幾站試行，不用一次把幾百份文件搬上去。看到這裡，如果你也在想「我們的文件管制放進系統會長什麼樣子」，我們很樂意 聽你聊聊現在的做法，一起看看從哪一塊開始最划算。