電子表單系統怎麼選？Google 表單、表單 SaaS 到客製簽核，什麼時候該換

電子表單系統怎麼選，先看表單收完之後要去哪裡。只是收資料、彙整成一張試算表，Google 表單就夠用；收完要有人核准、要分權限看、要自動寫進 ERP 或推 LINE 通知、要留下誰在什麼時候做了什麼，就該往表單 SaaS 或客製表單加簽核走。

這篇的起點是我們自己官網的搜尋數據。過去 28 天，有人在 Google 搜「電子表單系統怎麼選」，被帶到我們寫的線上簽到系統怎麼選那篇，54 次曝光、0 次點擊。搜的人要的是另一個答案：行政、管理部手上那疊紙本申請單，加上越開越多的 Google 表單，到底該換成什麼。

需求訪談時很常見的畫面是這樣：十幾份 Google 表單、三張彙整用的試算表，再加一位專門負責「把新回覆轉寄給主管」的同事。表單本身沒壞，壞的是表單後面那一段：誰核准、誰能看、資料要去哪。這篇就用這三件事當尺，把三條路放在一起量。

如果你要找的是主管核准那一段怎麼選，可以接著看電子簽核系統怎麼選；活動報到與點名則在線上簽到系統那篇。這篇專講「表單」本身：收什麼、誰填、填完往哪走。

電子表單系統三條路速覽：Google 表單、表單 SaaS、客製表單加簽核

先講結論：表單只負責收資料，選 Google 表單；表單要變成一份會流動的申請單，選表單 SaaS；表單是公司營運的一環、要跟既有系統接在一起，才值得客製。下面這張表是全文的濃縮版，三十秒就能對到自己在哪一格。

三條路可以混用。對外收報名用 Google 表單、內部請假用表單 SaaS、請購與付款走客製系統，在中小企業裡很常見。真正要避免的，是用同一把工具硬撐所有表單，然後讓一位同事當人肉串接。

手上表單太多、不確定該先動哪幾份，也可以直接傳 LINE 給我們，把現在的表單清單丟過來，我們幫你看哪幾份值得先處理。

三條路各自卡在哪：電子表單用到一半才撞到的天花板

每條路都有一面牆，差在什麼時候撞到。先知道牆在哪，選的時候就不會被「上手很快」騙過去。

Google 表單：收得到資料，管不了流程

Google 表單最強的地方是零門檻，最弱的地方是填完之後沒有下一步。幾個常被忽略的限制：

• 上傳檔案要先登入 Google 帳號。Google 文件編輯器說明寫得很清楚，作答者必須登入 Google 帳戶才能回答檔案上傳題，上傳的檔案存進表單擁有者的雲端硬碟。對外收廠商資料、求職履歷時，對方沒有 Google 帳號就卡住。
• 簽核要自己寫程式。Google 官方有一份用表單收出勤表、再由主管核准或退回的 Apps Script 範例，做得到，但等於自己維護一支小程式，寫的人離職就沒人敢動。
• 自動寄信有每日上限。Apps Script 配額表列出：一般 Gmail 帳號每天最多寄給 100 位收件人，Google Workspace 帳號 1,500 位；單次執行最長 6 分鐘，一般帳號的觸發器每天總共只能跑 90 分鐘。申請量一大，通知信就會在下午默默停掉。
• 改過的資料對不回申請。試算表有版本記錄，但要回答「這筆請購單在哪一關被誰改了金額」很難，因為表單和試算表是兩個地方。

表單 SaaS：表單好拉，人數一多費用跟著長

Ragic 這類資料庫型表單工具，把「表單、資料庫、簽核、權限」包在一起，不用寫程式就能把紙本申請單搬上線，這是它被很多台灣公司選上的原因。牆通常出現在兩個地方：費用跟人數走，以及流程一複雜就要繞。

拿 Ragic 官網公開的方案與定價來算：免費版可建 3 張表單、每張 1,000 筆；簡易版每位使用者每月 5 美元、限 5 張表單；專業版每位使用者每月 19 美元、表單數不限。20 個人用專業版，一個月就是 380 美元。這個價錢對 20 人公司很划算，問題在人數翻倍、流程變多之後。完整的優缺點與換掉的時機，我們在Ragic 評價那篇拆得比較細。

SurveyCake 這類問卷型工具則擅長收問卷、做統計，簽核與細部權限多半不是它的主力。拿問卷工具管請購、請款，很快就會回到「匯出 Excel 再轉寄」的老路。

客製表單加簽核：最合身，也最需要先想清楚

客製的好處是表單、關卡、權限、串接全部照你公司的規則長，代價是要花時間把規則講清楚。規則講不清楚就開工，做出來的系統只會把現在的混亂搬上線。系統開發流程拆解那篇有寫每個階段要交什麼；簽核邏輯特別複雜的，可以先看客製化簽核流程系統開發指南。

三條路裡有一類表單最容易被放錯地方：要對方簽名或同意的那種。家長同意書、個資同意書、切結書、委託書，這些用 Google 表單收一個「我同意」勾選框，日後真的有爭議時很難說明是誰、在什麼時候、看過哪個版本才同意。這件事我們自己有在做：秒簽 SpeedSign 從 120 份範本開始，選一份改好就能寄出；對方收信輸入 Email 驗證碼後才看得到文件；一份最多 10 位簽署人，可以鎖定順序依序簽；簽完附一張簽署證明書，記下每位簽署人的驗證與簽署紀錄。免費註冊就能用，可以先拿一份同意書試寄給自己看看。

什麼時候該換電子表單系統：多層簽核、權限、串接、稽核四個門檻

一句話判斷：下面四個門檻中了兩個以上，就該離開 Google 表單；中了三個以上、而且其中一個是串接，就值得評估客製。

多層簽核是最早出現的門檻。請假、請購、報修這三種單，幾乎每間公司都會遇到，我們分別寫過請假系統怎麼選、請購單怎麼寫和報修系統怎麼選，可以拿自己最痛的那一張單去對。

權限常被低估。表單一旦開始存客戶資料或薪資，誰能看哪幾筆就變成風險問題。角色怎麼切、權限表怎麼畫，在權限管理怎麼設計有範本。

串接是表單 SaaS 和客製的分水嶺。核准後要自動變成採購單、寫進 ERP 的情境，可以看採購系統怎麼選裡從請購到驗收怎麼串。

稽核紀錄跟法規有關。表單收了個資，個人資料保護法第 27 條要求非公務機關採取適當的安全措施，防止個資被竊取、竄改或洩漏。「誰看過、誰改過」留不下來，稽核時就只能靠記憶。

我們的看法比較直接：多數公司換表單系統換錯方向，先買了工具才開始想流程。表單少於 10 份、沒有跨部門簽核、資料不用進其他系統，就繼續用 Google 表單，把預算省下來整理流程。等到同一張申請單每個月要人工轉寄上百次，再換也不遲，那時候你也更清楚自己要什麼。

要簽名的電子表單另外處理：同意書、切結書和一般表單的分界

先講分界：一般表單要的是「資料」，簽署文件要的是「證據」。資料錯了改掉就好；證據要能在日後證明是本人、在那個時間點、對那個版本表示同意。

電子簽章法承認電子文件與電子簽章的效力，但把「相對人同意」當成要件，所以簽署工具要把同意的過程也記下來。簽核和電子簽署常被混為一談，兩者差在哪，在電子簽核系統怎麼選第一段有對照。收個資同意的欄位與告知事項，可以看個資同意書怎麼寫。

實務上的做法是拆開：內部流程表單留在表單工具或簽核系統，要對外取得簽名的那幾份改用電子簽署。秒簽的簽署證明書會寫上文件的 SHA-256 雜湊與 8 碼驗證碼，任何人都能到公開驗證頁上傳 PDF 檢查有沒有被改過，這一段用表單工具很難做到。

換電子表單系統之前先盤點：一張表單清冊決定走哪條路

不用先找廠商，先花半天把現有表單列成一張清冊。列完之後，該走哪條路通常自己就看得出來，找廠商時也能直接把清冊丟過去，報價會準很多。

清冊做好後，把每一份表單對回前面四個門檻，標成三種顏色：留在 Google 表單、搬到表單 SaaS、列入客製範圍。很多公司做完會發現，真正需要客製的只有兩三份，剩下的用現成工具就好。

如果盤點後發現需要的是一整套內部後台，表單只是其中一塊，可以先看後台管理系統怎麼做；想自己用 No-Code 工具拼的，No-Code 內部工具平台採購指南有 Retool、Glide 這類工具和客製的成本比較。

電子表單系統費用怎麼抓：三條路用三年來算

先講算法：比費用要用三年總成本比，只看第一年會讓客製看起來最貴、Google 表單看起來最便宜，但人工時間沒算進去。

人工時間要換算成錢。假設行政每天花 30 分鐘轉寄回覆、追主管核准、整理試算表，一年 250 個工作天就是 125 小時，三年 375 小時。這個數字放進表裡，Google 表單就不再是零元。

客製的一次性開發費差距很大，簽核關卡、角色數、要串幾個系統都會影響。費用級距我們在電子簽核系統怎麼選整理過 SaaS 與客製的比較，報名、收費這類對外表單則可以參考線上報名系統怎麼選。

客製電子表單加簽核做起來長怎樣：從多角色招生系統看

客製表單最能發揮的地方，是同一份申請要被好幾種角色依序處理、每個角色看到的畫面都不一樣。這類系統我們做過：高雄市幼兒園招生系統，高雄市公立及非營利幼兒園招生原本是人工作業，我們以準用最有利標得標，建置家長、園所、教育局三端的線上招生管理系統。

把它拆回這篇的語言：家長端是填表的人，園所端是審核的人，教育局端是看全局的人，三端各自操作自己的那一段。這就是前面四個門檻裡「多層流程」和「權限」同時出現的樣子，也是 Google 表單和一般表單 SaaS 最難撐的組合。招生這類系統的名額、順位與候補怎麼設計，可以看招生系統怎麼規劃。

你的情況如果是類似的多角色表單流程，找我們聊會比從零描述需求快很多。我們很樂意聽你聊聊現在的表單和簽核流程，一起看哪幾份值得做成系統、哪幾份用現成工具就好。