請假系統怎麼選？紙本假單、LINE 請假、HR 系統到客製化，特休計算與簽核流程一次看

請假系統怎麼選，先看三件事：公司幾個人、簽核要過幾關、請假資料要不要直接進薪資。十人以下、老闆自己簽，紙本假單加一張 Excel 就撐得住；二、三十人開始有代理人和兩層主管，LINE 加 Google 表單會先撐不住特休計算；五十人以上、有排班和打卡，HR SaaS 的假勤模組最省事；假別規則特殊、要跟既有的打卡機、門禁或薪資系統對起來，現成方案又改不動時，才輪到客製化。

我們在客製化系統開發的需求訪談裡，很常聽到行政人員講同一句話：「請假很簡單，難的是月底算薪水。」員工在 LINE 群組說一聲明天請假，主管回個貼圖，人資月底再一則一則往回翻。特休剩幾天、病假請了第幾天、這筆該扣全勤還是不能扣，全靠一個人記。人一多，這個人就變成公司裡最不能請假的人。

今年還多了一個非換規則不可的理由。勞動部 2026 年 9 月 29 日公告，婚假從 8 日延長為 14 日，10 月 1 日起施行；今年 1 月 1 日起，病假扣全勤要按日數比例計算，照顧家人的事假也能以小時請。假別天數寫死在 Excel 公式或舊系統裡的公司，這一年至少要改三次。下面把請假流程拆成五關，整理法定假別對照表、四種做法的比較、必備功能清單與導入時最常踩的坑。

請假系統怎麼選：四種做法一張表看完

先給一張速覽表，三十秒內就能知道自己大概落在哪一格。費用只算軟體本身，不含人資處理假單的時間；客製化那一列是一次性開發，另外要算每月維運。

HR 軟體的國際行情引用 Oyster HR 的 HR 軟體價格指南，人資系統（HRIS）多半從每人每月 8 到 25 美元起跳。台灣本土方案的計價方式差很多，按人頭、按模組、按級距都有，人資系統價格怎麼算把三種計價模式和六項隱藏成本實際算過一次，選方案前很值得先看。

一張假單會經過的五關：申請、代理人、簽核、核算到薪資扣款

請假系統要管的就是這五關。用紙本或 LINE 請假，最常斷掉的是第二關和第四關：代理人根本不知道自己被指定，人資月底才發現某人的特休早就超休。

這張表就是請假系統的最小欄位清單。用表單自己做，可以照這張表開欄位；要找廠商，也可以拿這張表直接問「這五關你們的系統怎麼記」。如果簽核除了請假，還有採購、報銷、用印要一起管，電子簽核系統怎麼選把簽核和電子簽署的差別、SaaS 與客製化的費用級距都整理好了。

簽核與通知：誰能看、誰能簽、什麼時候通知

請假系統裡最容易被低估的是權限。一般員工只能看自己的假單和餘額；主管看得到部門的假單，但看不到別的部門；人資看得到全公司，還能補登和修正；老闆可能只要看報表。代理人在請假期間要能暫時接手主管的簽核，請假結束後權限要自動收回。這幾種角色沒有先講清楚，系統做出來就會出現「主管看得到全公司病假紀錄」這種事，病假事由多半牽涉個人健康資訊，看的人越少越好。

通知則要抓對時間點：送出時通知代理人和第一關主管，核准或退回時通知申請人，假期開始前一天提醒代理人，人資補件時通知申請人。台灣多數公司的員工每天都會開 LINE，把通知送到 LINE，比 Email 更有人看。

這兩件事我們自己的系統每天都在跑。恆遠會員中樞把多個自有產品的登入、訂閱與權限收成同一個中樞，各應用呼叫授權查詢 API 就能拿到這個使用者目前的方案與權限，做功能級的檢查；後台也能強制登出、手動調整權限、看異常登入紀錄。通知這一端，恆遠內部每天在用的 SalesKing 直接串 LINE Messaging API，訊息、圖片、檔案和客戶資料存在同一份紀錄裡，AI 產生的回覆預設要人工確認才會送出。我們沒有做過一套獨立的請假系統，但「誰能看、誰能簽、事情發生時用 LINE 通知對的人」這兩塊，是請假系統最核心的工程。如果你的請假流程卡在這裡，可以跟我們聊聊，我們先幫你看流程適不適合這樣做。

請假系統要內建的法定假別：天數、工資與全勤獎金對照表

請假系統最基本的功能，是把法定假別的天數、工資和全勤規則設定正確。下表整理自全國法規資料庫的 勞工請假規則（2026 年 9 月 30 日修正版）、勞動基準法第 38 條與 性別平等工作法，查證日為 2026 年 10 月 21 日。這是法定最低標準，公司給得比法律好可以，少於法律不行。

婚假的過渡規定也要寫進系統。勞動部的說明提到，10 月 1 日前已經登記結婚、原本 8 日還沒請完、仍在請假期間內的人，適用新制的 14 日。也就是說，系統不能只對「10 月 1 日以後結婚的人」套新天數，要回頭把還在請假期間內的人重算一次。這種調整如果寫死在程式裡，每次修法都要找工程師改；做成可以設定的假別參數，人資自己就能改。

病假與全勤獎金：2026 年起的三個新規則

今年 1 月 1 日起施行的 勞工請假規則 修正，直接影響請假系統的計算邏輯。第一，病假扣全勤要按請假日數比例計算，一請病假就整筆全勤歸零的做法已經不行；勞雇雙方有更好的約定時從其約定。第二，一年內病假沒超過 10 日，雇主不能因為請病假給予不利處分，超過 10 日的考核也要看工作能力和績效，不能只看病假日數。第三，為了親自照顧家庭成員請的事假，可以選擇以小時為單位，而且不能被當成缺勤扣全勤。

落到系統上，就是三個要改的地方：全勤獎金的扣法要能設定比例；病假要累計年度日數並在接近 10 日時提醒人資；事假要分出「照顧家庭成員」這個子類，並支援以小時請。舊系統如果只有「請假一天扣一天全勤」一種規則，今年就該檢查一次。

特休怎麼算：年資對照表與週年制、曆年制

特休是請假系統最容易算錯的地方，因為每個人的天數跟著到職日走。勞基法第 38 條的級距如下：

計算期間可以勞雇協商。勞基法施行細則第 24 條列了三種：以到職日起算的週年制、每年 1 月 1 日到 12 月 31 日的曆年制，以及學年度、會計年度或雙方約定的年度。很多公司為了好管理改用曆年制，換算時要讓員工拿到的天數不少於週年制，這段換算正是人工最常出錯的地方。另外兩件事系統也要管：員工符合特休條件時，雇主要在 30 日內告知員工排定特休；年度終結沒休完的天數要折算工資，或經雙方協商遞延到下一年度，遞延的天數下一年先扣。員工離職時的特休折現怎麼算，可以參考離職申請書怎麼寫那篇的整理。

四種請假系統做法比較：紙本、LINE 表單、HR SaaS 與客製化

四種做法差的不只是錢，還有特休誰在算、簽核紀錄留在哪、之後換得掉換不掉。下表把四種做法放在同一把尺上比。

紙本假單加 Excel

十人以下、老闆自己簽核的公司，紙本最直覺。問題出在三個地方：假單會遺失，主管出差時沒人簽，特休和病假天數全靠人資在 Excel 一格一格對。勞動檢查時要調出員工的請假紀錄，紙本也很難整理。只要員工開始抱怨「我特休到底剩幾天」，就是該換的時候。

LINE 加 Google 表單

很多二、三十人的公司走這條路：在 LINE 群組放一個表單連結，送出後自動進試算表，主管在試算表上打勾。好處是免費、員工不用學新東西。缺點是表單不會檢查餘額，特休超休也照樣送得出去；簽核只有一層，代理人要靠人提醒。要自動寄通知可以用 Apps Script，但 Google 的配額限制一般 Gmail 帳號每天最多寄給 100 位收件人。用 LINE 官方帳號推播也要算則數，LINE 官方的 2026 年方案公告寫明輕用量每月 200 則免費訊息，中用量 11 月 1 日起調為每月 1,000 元（未稅）。免費方案能撐到幾人、卡在哪，免費人資系統的真實成本有實際比較。

HR SaaS 假勤模組

三十人以上、已經有打卡和排班需求的公司，HR SaaS 最省事。假別、特休、多層簽核、手機 App 都是內建的，修法時也是廠商負責更新規則。要注意的是兩件事：一是按人數月租，人一多年費跟著長；二是假勤、薪資、打卡如果不是同一家，串接常常要另外付費或手動匯檔。台灣主流方案怎麼比，可以看人資系統推薦；打卡端怎麼挑，打卡系統怎麼選整理了手機、門禁、人臉打卡的差別。

客製化請假系統

客製化適合兩種公司。第一種是規則特殊：輪班、跨據點、派遣、外籍員工，假別和簽核路徑現成方案設定不出來。第二種是已經有東西要接：既有的打卡機或門禁、自己的薪資計算、ERP 裡的組織架構，換掉成本太高，只想把請假這一段補起來。像 SOYAL 這類既有門禁，不換硬體也能把刷卡資料串進打卡與薪資計算，做法可以看門禁刷卡直接變薪資單。差勤、打卡、排班一起做的完整規劃，客製化差勤系統開發指南拆了六個關鍵決策與報價區間。

請假系統必備功能清單：特休、簽核、代理人、行動端、串接

不管是買現成還是找人做，下面這張清單可以直接拿去比。前六項是每一家公司都該有的，後面幾項看規模決定。

紀錄留存這一項常被輕忽。勞工請假規則第 10 條規定勞工請假要事前以口頭或書面說明理由和日數，雇主可以要求證明文件；發生爭議時，誰在什麼時間核准、附了什麼證明，系統裡都要查得到。後台的權限設計、操作紀錄與報表要怎麼先規劃，可以看後台管理系統怎麼做。

請假系統什麼時候該升級：五個訊號

下面五個訊號，中了兩個以上就值得認真評估換掉現在的做法。

人數本身也是訊號。十人以下多半不需要系統；五十人以上還在用 Excel，通常已經有一個人資每月花好幾天在對假單。排班複雜的門市與工廠，請假會牽動排班表，排班系統開發指南整理了排班與請假怎麼互相影響。

導入請假系統最常踩的五個坑

請假系統的功能不難，難的是上線那一個月。下面五個坑，業界導入案例裡幾乎每一個都有人踩過。

期初餘額和舊資料怎麼搬，是最多公司低估的一步，中小企業系統資料遷移指南整理了四種搬遷策略。帳號權限回收這件事，請假系統只是其中一個，離職員工權限回收 SOP有完整清單。要找廠商開發的話，先把假別規則、簽核路徑和要串接的系統寫成一份需求書，客製化系統需求書（BRD）寫法可以照著填。

請假系統費用怎麼抓：三年總成本比月費重要

請假系統的錢分三塊：軟體月費、導入設定或開發費、之後的維運與串接費。只看月費，常常會在第二年被串接費和人數成長嚇到。

選 SaaS 時，用公司未來三年的人數去算，不要用現在的人數。選客製化時，把一次性開發費攤到三年，再加上每月維運，跟 SaaS 的三年年費比。客製化 vs SaaS 三年 TCO 拆解把四種情境實際算過一次；整套人資系統要做到多大、報價區間落在哪，可以看人資系統開發完整指南。薪資這一端要不要一起換，薪資系統推薦怎麼挑比較了純薪資軟體、人資模組與客製化。

請假系統常見問題