離職申請書怎麼寫？範本全文、預告期間怎麼算、交接與特休折現，以及公司怎麼讓員工線上簽

週五下午，你把印好的辭呈放到主管桌上，主管看了一眼說：「先放著，我跟老闆討論一下。」一個禮拜過去，沒人回你，HR 說「單子還在跑流程」。你開始擔心：預告期間到底從哪天開始算？公司一直不簽，是不是就走不了？

我們在整理秒簽範本庫的人事類文件時，「辭職申請書」這份的別名就是離職申請書、辭呈，也是人事類裡最常被拿來問「這樣寫有沒有效」的文件。翻了一輪勞動部的問答與法條之後，發現大家卡住的地方很集中：離職申請書不需要公司同意就生效，但「哪天提出」這件事要留得下證據，預告期間、特休折現、交接爭議，全部都從那一天開始算。這篇把範本全文、預告期間對照表、交接清單、特休折現算法一次整理好，員工可以照著寫，HR 與老闆也可以直接拿去當公司版。

如果你要找的是離職之後公司要開給你的文件，請看離職證明書範本；公司要你簽「自願離職」的那張紙，請看自願離職切結書怎麼寫。這篇專門處理離職前，員工提出辭職的那一份。

離職申請書是什麼？要不要公司同意才算數

先講結論：離職申請書（辭呈、辭職信、辭職申請書）是勞工單方面終止勞動契約的通知，送到公司手上就生效，不需要公司批准。公司能要求的，是你依年資提早預告、離職前把工作交接清楚。

法律依據在勞動基準法第 15 條第 2 項：不定期契約的勞工終止契約，要準用第 16 條第 1 項的期間預告雇主。再搭配民法第 95 條：非對話的意思表示，通知到達相對人時發生效力。所以紙本放上主管桌、Email 寄到 HR 信箱、LINE 傳給老闆，只要對方收得到，辭職的意思就成立了。

表格最後兩列常被搞混。服務證明書（俗稱離職證明）不分自願或非自願都可以要；失業給付則只看離職原因，自己提辭呈的情況原則上領不到。如果你其實是被公司逼走，離職申請書上的「離職原因」就要特別小心寫，這點後面範本會講。

離職申請書範本全文：欄位照填就能用

一份完整的離職申請書有七個區塊：任職資料、預計離職日、離職原因、交接事項、繳回公司財物、保密義務、簽名欄。粗體字是要換成你自己資料的地方，其餘可以直接複製。

離職申請書

立書人 王小明（身分證字號：A123456789），任職於 ○○股份有限公司，茲依勞動基準法第十五條規定，向公司提出終止勞動契約之通知，內容如下：

一、任職資料：部門 業務部，職稱 資深業務專員，到職日 民國 112 年 3 月 1 日。

二、提出日期：民國 115 年 10 月 14 日。

三、預計離職日（最後工作日）：民國 115 年 11 月 3 日。立書人年資 2 年 7 個月，已依勞動基準法第十六條第一項規定期間預告。

四、離職原因：個人生涯規劃。

五、交接事項：立書人將於離職日前完成下列交接，交接對象為 業務部 陳○○：客戶名單與進行中報價 18 件、系統帳號 6 組、共用雲端資料夾權限、未結案件說明文件。

六、繳回公司財物：立書人將於離職日前繳回 筆記型電腦 1 台、門禁卡 1 張、識別證 1 張、公司手機 1 支 及其他公司文件。

七、保密義務：立書人離職後，仍就任職期間知悉之公司營業秘密與客戶資料負保密義務。

八、其他：請公司依勞動基準法第三十八條結算未休特別休假 6 日之工資，並依同法第十九條發給服務證明書。

立書人簽名：＿＿＿＿＿＿　日期：民國 115 年 10 月 14 日

收受人（主管或人資）簽名：＿＿＿＿＿＿　收受日期：民國 115 年 10 月 14 日

幾個欄位的寫法要注意：

• 提出日期與收受日期分開寫：預告期間從公司收到的隔天起算。收受欄讓主管簽名，等於把起算日固定下來，之後就不會吵「你哪天講的」。
• 離職原因寫中性就好：「個人生涯規劃」「家庭因素」都可以。如果離職是因為公司欠薪、違法調職這類勞基法第 14 條的事由，原因欄就照實寫，因為那會影響你能不能主張非自願離職。
• 第八點把特休與服務證明寫進去：員工版主動寫，等於提醒公司要結算；公司版可以拿掉，改在離職結算單另外處理。

範本的電子版已經放在秒簽 SpeedSign的範本庫，名稱是「辭職申請書」。打開就有任職資料、預計離職日、交接、保密這幾個區塊，離職原因與收受欄可以在編輯器裡自己加；把部門、職稱、離職日直接打進去，寄給主管或 HR；對方收信、輸入 Email 驗證碼後就能簽名，簽完系統會產生附簽署證明書的完整 PDF，寄給每一位簽署人。免費註冊就能用；想先問問公司的離職流程適不適合這樣做，也可以直接加 LINE 跟我們聊。

預告期間怎麼算：勞基法第 15 條、第 16 條對照表

一句話：看你在這家公司做多久，3 個月到 1 年提前 10 天、1 到 3 年提前 20 天、3 年以上提前 30 天，從公司收到的隔天開始數，假日照算。

條文原文在勞基法第 16 條第 1 項：「一、繼續工作三個月以上一年未滿者，於十日前預告之。二、繼續工作一年以上三年未滿者，於二十日前預告之。三、繼續工作三年以上者，於三十日前預告之。」這一條本來是寫給雇主資遣用的，勞工自請離職透過第 15 條第 2 項「準用」，天數一模一樣。

計算方式勞動部講得很清楚。勞動部的預告期間說明引用 109 年 10 月 29 日令釋：預告期間從通知的次日起算（預告當日不計），依曆計算，包括各種假期在內，算到勞工依約應提供勞務的最後一日，勞工離職的預告期間計算方式相同。這也跟民法第 120 條「以日定期間者，其始日不算入」一致。

直接看例子比較快。假設你在 10 月 14 日把離職申請書交給主管：

三個實務提醒：

• 預告期間是最低標：你可以給得比法定更長，公司同意的話也可以提早走。實務上離職日可以雙方協商調整，但任何一方都不宜自己片面提前或延後。
• 工作規則寫「提前一個月」：年資半年的人，法律要求的是 10 日。比法定更長的約定能不能拘束勞工，實務見解不一致，真的卡住時可以打給地方勞工局問。
• 沒照預告期間就走：法律沒有罰則針對勞工，但公司如果能證明因為你突然不來而有實際損失，可以依民法請求賠償。最常見的爭點反而是「你到底哪天提出的」，這也是為什麼收受日期要簽下來。

如果你到職時簽過員工合約，先翻翻裡面有沒有寫預告期間或最低服務年限。最低服務年限要符合勞基法第 15 條之 1的條件（公司有出培訓費用或給合理補償）才有效，沒有就不用理它。

交接清單：離職申請書附上這張表，最少吵架

交接是離職爭議的第二大來源，第一名是預告期間。公司不能用「交接沒完成」當理由不讓你走，契約到了離職日就終止；但交接做得乾淨，日後被追究損失的機會就小很多。最實際的做法，是把交接清單直接附在離職申請書後面，讓交接範圍在提出那天就講清楚。

系統帳號這一列，站在公司的角度最容易漏。員工走了、帳號還開著，是資料外洩最常見的破口之一。我們在酷澎個資外洩事件後整理的離職員工權限回收 SOP裡有一份完整清單；核心員工離職連系統知識一起帶走的風險，則在核心員工離職的知識防禦框架談過。保密義務的部分，如果公司當初有簽保密協議，離職申請書裡那一條就是提醒，真正有拘束力的是原本那份協議。

離職後的競業禁止是另一回事。勞基法第 9 條之 1要求四個要件都符合（包括公司要給合理補償），期間最長 2 年，缺一個要件就無效。公司想在離職時才臨時要你簽競業條款，先看競業禁止條款的合法寫法。

特休沒休完怎麼辦：離職時的折現算法

先講結論：離職時還沒休完的特休，公司一定要折成工資發給你，算法是「未休天數 × 一日工資」，月薪制的一日工資是離職前一個月正常工時工資除以 30。

依據是勞基法第 38 條第 4 項：特別休假因年度終結或契約終止而未休的日數，雇主應發給工資。細節寫在勞基法施行細則第 24 條之 1：按未休畢的日數乘以一日工資計發；計月者，以契約終止前最近一個月正常工作時間所得工資除以 30。發給期限依施行細則第 9 條，契約終止時應即結清。

試算一次：月薪 42,000 元、離職時還有 6 天特休沒休。

有兩個常見誤會。第一，「預告期間拿去休特休」是可以的，特休本來就由勞工排定，只是要跟交接時程協調好；休掉的天數就不會再折現。第二，前一年協商遞延到今年的特休，離職時一樣要折現，基準照原本年度終結時的工資算。另外，勞基法第 38 條第 6 項規定，勞工主張特休權利時，雇主如果認為權利不存在，要由雇主負舉證責任。

薪資結清之後要辦貸款或租屋，會需要薪資證明；下一份工作要你提供在職經歷，用的是在職證明或英文版在職證明。這幾份都可以在離職前一次跟 HR 要齊。

離職申請書、離職證明書、自願離職切結書差在哪

一句話分工：離職申請書是你寫給公司的，離職證明書是公司開給你的，自願離職切結書是公司叫你簽的。三份文件的作用完全不同，簽錯一份可能影響失業給付或資遣費。

第四列最需要小心。如果公司是要資遣你，卻叫你寫離職申請書或簽自願離職切結書，簽下去就變成「勞工自請離職」，依勞基法第 18 條不能請求資遣費與預告期間工資，失業給付也會卡住。被要求簽之前，先看自願離職切結書要看的 4 個條款；公司拒開離職證明，則看離職證明書怎麼要。

順帶一提，管委會主委或委員請辭，用的是另一種文件，寫法與生效時點都不一樣，可以參考管委會辭職聲明書。

公司版：HR 怎麼讓員工線上簽離職申請書

站在公司這一邊，離職申請書最重要的功能就一個：把「員工哪天提出、哪天最後上班、交接什麼」三件事固定下來。紙本做得到，但遠端員工、分店員工、或主管剛好出差時，紙本常常卡在「還沒簽收」，預告期間的起算日就開始模糊。

電子文件可以取代紙本。電子簽章法規定，經相對人同意，電子文件與電子簽章可以取代書面與簽名；勞基法對離職通知也沒有規定一定要紙本。效力的細節在電子簽名法律效力有完整說明。

用秒簽 SpeedSign做公司版的流程是這樣：HR 從範本庫打開「辭職申請書」，把公司名稱、部門先打好，把「預計離職日」「交接事項」設成對方填的文字或日期欄位，寄給員工。員工收信、輸入 Email 驗證碼後填寫並簽名。要主管與 HR 一起簽收，可以設多人簽署並勾「鎖定簽署順序」，員工簽完才寄給主管，主管簽完再到 HR。

全部簽完之後，系統產生完成版 PDF，最後一頁是簽署證明書，記載完成時間、文件雜湊值與每位簽署人的驗證和簽署紀錄，自動寄給每位簽署人。日後要確認文件有沒有被改過，可以到公開驗證頁上傳 PDF 或輸入 8 碼驗證碼比對。稽核紀錄裡的「寄出、開啟、簽署」時間，就是預告期間起算日最直接的證據。

有兩件事先講清楚：免費方案一份文件只能 1 位簽署人，員工加主管加 HR 三人依序簽需要付費方案；簽署前一定要先過 Email 驗證碼，這是為了確認收信的人就是員工本人。

同樣的「簽約留證據」需求，我們也做在客戶的系統裡：汽車包膜報價與簽約系統把線上報價和電子簽約接在一起，客戶簽完就用 LINE 通知店家。公司如果想把離職流程接進自己的人事或簽核系統，可以先看電子簽核系統怎麼選，或比較市面上的台灣電子簽署工具。

想把離職申請書直接線上寄給員工或主管簽，可以打開秒簽的辭職申請書範本試一份；想把整套人事文件接進公司系統，也歡迎加 LINE 聊聊。需要用存證信函送達的情況，寫法可以參考存證信函怎麼寫。