英文在職證明怎麼寫？Certificate of Employment 範本中英對照、九個必備欄位，簽證與海外租屋各要加什麼

英文在職證明（Certificate of Employment）是公司用英文出具、證明某位員工目前在職的文件，最少要有九樣東西：公司英文抬頭、開立日期、與護照一致的英文姓名、護照號碼、到職日、英文職稱、在職狀態、用途限定，以及負責人簽名加公司章。辦簽證、申請海外學校、在國外租房子時，收件方要確認的都是同一件事：這個人真的有工作，而且會回來。

我們在秒簽範本庫整理「在職證明書」這份範本時，順手把員工最常來要的英文版也對照過一輪，發現退件的原因多半出在細節，跟文法關係不大：英文姓名跟護照差一個字母、日期寫成 10/11 讓對方看不出是幾月幾號、職稱直譯成對方看不懂的字。下面先給一張速覽表，範本全文在第二段。中文版怎麼開、公司不肯開怎麼辦，在職證明怎麼開那篇已經講完，這篇只談英文版。

這篇寫給兩種人：要幫員工開英文證明的人資或老闆，以及要拿著它去辦事的員工。兩邊的需求不一樣，表格裡會分開標示。

英文在職證明要寫哪些欄位：九個欄位中英對照

先講結論：英文版的骨架跟中文版一樣，差別在三個地方。身分證字號換成護照號碼、民國年換成西元年、公司名稱用登記過的英文名稱。其他欄位逐項翻譯就好，不用加形容詞。

公司英文名稱要用登記過的那一個。公司法第 392 條之 1規定公司可以向主管機關申請外文名稱登記，登記內容以公司章程記載的外文名稱為準；有做出進口廠商登記的公司，英文名稱也已經登記在案。沒有登記過英文名稱的小公司，就用官網、發票或合約上一直在用的那個，前後一致最重要，收件方真的打電話或上網查的時候才對得起來。

姓名的部分，人資最容易出錯的是自己幫員工翻。正確做法是請員工提供護照資料頁，照上面的英文姓名一個字母一個字母抄，姓氏放前或放後也照護照的順序，再加上 Mr. 或 Ms.。員工如果有英文暱稱（例如 Kevin），不要放進證明裡，收件方要比對的是護照。

護照號碼屬於個人資料，開立前要確認員工同意寫進去，用途欄也要寫清楚。英文證明常常要寄到國外，個資會跟著出境，這部分的法規概念在跨境資料傳輸合規指南裡有整理，公司端至少要做到「員工自己申請、只寫必要欄位、留存開立紀錄」這三件事。

英文在職證明範本全文：Certificate of Employment 中英對照

一句話：用公司抬頭紙，正文三到五句就夠，粗體是要換成你自己資料的地方。下面先放英文全文，再放逐句的中文對照，方便人資核對、員工確認內容。

[Company letterhead] ABC Technology Co., Ltd.｜No. 100, Sec. 1, Zhongxiao E. Rd., Taipei City, Taiwan｜+886-2-1234-5678｜[email protected]

CERTIFICATE OF EMPLOYMENT

Date: October 11, 2026

To Whom It May Concern:

This is to certify that Mr. Hsiao-Ming Wang (Passport No. 123456789, Date of Birth: May 20, 1992) has been employed by ABC Technology Co., Ltd. since March 1, 2021. He currently holds the position of Senior Engineer in the R&D Department on a full-time, permanent basis.

His current monthly base salary is NT$68,000. （選填，收件方要求才寫）

Mr. Wang has been granted annual leave from December 20, 2026 to January 3, 2027 and is expected to resume his duties on January 4, 2027. （選填，出國旅遊或探親的簽證用）

This certificate is issued at the request of the employee for the purpose of his visa application only.

For verification, please contact Ms. Mei-Ling Chen, HR Manager, at +886-2-1234-5678 ext. 201 or [email protected].

Sincerely,

[Signature]　[Company seal]

Ta-Hua Lee｜General Manager｜ABC Technology Co., Ltd.

逐句的中文對照如下。台灣機關、日本或部分歐洲單位如果要中英對照，可以把中文放在英文下面，或做成左右兩欄。

範本刻意不放「表現優良」「深受信賴」這類評語。在職證明是事實證明，推薦信（Reference Letter）才寫評價；兩者混在一起，收件方反而會懷疑是員工自己寫的。如果對方要的是工作經歷證明（例如移民申請要看工作內容），在第二段後面加一段職務說明即可，下一段的情境表有寫法。

實際卡關的地方常在最後一步：證明打好了，要負責人簽名、蓋公司章，負責人在外面跑客戶，員工的簽證面談又只剩三天。我們做的秒簽 SpeedSign範本庫裡有「在職證明書」這份範本，選了之後可以在編輯器裡直接把內容改成上面的英文版（從 Word 複製貼上也會自動清掉格式雜訊），再用 Email 寄給負責人簽。負責人收信輸入驗證碼後就能用手機手寫簽名，公司章可以上傳圖片蓋上去，系統會自動去背；簽完自動產生完成版 PDF，最後一頁附簽署證明書，記錄誰在什麼時間簽的。免費註冊就能用。

辦簽證要的英文在職證明：各國辦事處怎麼說

先講結論：多數辦事處的官方頁面只寫「要證明你會回來、付得起、目的屬實」，很少規定在職證明的格式。真正把格式寫出來的，是個別使館的文件清單、留學與移民的申請須知。下表只收我們在 2026 年 10 月 11 日查得到官方原文的項目，查不到原文的不列格式。

持中華民國護照的讀者先確認一件事：短期觀光多半免簽，用不到在職證明。以申根區為例，外交部領事事務局的免簽國家一覽寫明「每 180 天期間內總計可停留至多 90 天」。會需要英文在職證明的，通常是長期停留、留學、移民，或幫外籍同事、外籍員工開的情況。

表格的出處逐一列在這裡，方便你自己點進去對照。歐盟執委會的申根簽證申請說明只要求提出停留目的、財力、住宿與「回國意圖」的證明，沒有指定在職證明格式；把格式寫到「近三個月薪資單」這麼細的，是個別使館的清單，例如瑞典駐肯亞使館的短期簽證文件表。每個使館、每個國籍的清單都不一樣，這份只是讓你看到常見的寫法，實際以你送件的那個辦事處公告為準。

日本的部分，出入國在留管理廳的留學在留資格說明在認定申請一覽表裡，對經費支付者要的是「職業を立証する資料」與過去一年的收入資料，用語是證明職業的文件，沒有規定一定叫在職證明書。台灣家長幫孩子辦日本留學時，學校多半會給自己的文件清單，格式與語言（日文、英文或中英對照）照學校的要求做。

加拿大移民部的常用證明文件說明在「工作經歷證明」項下列出雇主推薦信，括號註明要有職務內容、任職期間與薪資。這比一般在職證明多了職務描述，套用本文範本時，要把第二段的情境加段一起放進去。

反過來，公司幫外籍員工開在職證明也很常見。移民署對外籍移工申請居留的須知要求「一個月內開立之在職證明書（含公司及負責人章戳）」，並提供了中英文版在職證明書格式，欄位只有日期、全名、護照號碼、出生日期、公司名稱、職稱、到職日、公司章與雇主簽名，可以當成最精簡的中英對照骨架。

美國與澳洲的官方頁面，我們這次查不到對在職證明格式的明文規定。AIT 的簽證頁把 B1/B2 的申請流程導向美國國務院與預約系統，準備文件時以面談預約後收到的指示為準。查不到官方要求的時候，用本文的基本款加上請假返工日期最穩，寧可多帶也不要自己猜格式。

留學、海外租屋、外商與移民：英文在職證明要加哪一段

先講結論：基本款九個欄位不動，依用途在正文後面加一段就好。最常見的是四種情境，各自要多寫的東西不一樣，寫多了反而會洩漏不必要的個資。

薪資那一段要特別小心。在職證明預設不寫薪水，收件方要求才加；要寫就寫清楚是本薪（base salary）還是含獎金的年收入（annual gross income），幣別寫 NT$ 並可以括號附美金約略值。數字要跟薪資證明或扣繳憑單對得上，差太多會被要求補件。

海外租屋的情況，英國、澳洲的仲介常要 employer reference，日本則常要求保證公司或在職證明加上收入資料。這些多半是仲介或房東自己的審核規則，沒有統一格式，對方給了表格就照表格填。租約本身的條款怎麼看，可以參考住宅租賃契約範本裡房東房客最常吵的五個條款，國外租約的爭點其實也差不多。

實習生、派遣人員來要英文證明時，先確認誰是雇主。實習生要的通常是實習證明（Internship Certificate），格式比照在職證明，但在職狀態寫 intern，實習合約範本有講學校、機構、學生三方的關係；派遣人員的雇主是派遣公司，在職證明應由派遣公司開，要派單位只能另開工作證明，派遣契約範本有說明兩份契約的分工。

至於移民或技術類簽證要的工作經歷證明，通常比在職證明嚴格得多，會指定要寫職務、工時、薪資與期間。這類文件建議由員工先擬職務內容，人資核對與人事紀錄一致後再出具，不要為了配合申請把職務寫大；收件方若打電話查證，對不上的是公司。

英文在職證明常見錯誤：職稱翻譯、日期格式、民國年

一句話：英文證明的退件原因大多是格式，很少是內容。職稱要用對方看得懂的通用說法，日期用月份英文字，年份一律西元。

職稱翻譯的原則是「讓對方猜得到你在做什麼」。如果公司內部職稱很特別（例如「產品魔法師」），英文就寫對應的通用職稱，例如 Product Manager，不要直譯。外商或集團有統一英文職稱的，照公司人事系統的寫法，跟員工名片、LinkedIn 一致最安全。

還有一個常被忽略的細節：開立日期。許多收件單位只收近期開立的證明，常見是一到三個月內，過期就要重開。員工如果同時辦好幾件事，建議每件事各開一份、用途各寫各的，日期也比較不會過期。

英文在職證明要公證嗎？簽名、用印與電子簽的界線

先講結論：大多數情況不用公證，公司負責人或授權主管簽名、蓋公司章就有效。要不要公證、驗證，或能不能收電子簽的 PDF，決定權在收件方，不在公司。

部分國家的機關會要求在台灣做成的文件先經法院或民間公證人公證，再送外交部領事事務局驗證，有些還要再經該國駐台機構驗證。要做到哪一層，各國規定不同，以收件單位的書面要求為準，不要自己猜著先辦。員工如果人在國外、需要家人在台灣幫忙代辦證件，護照代辦委託書怎麼寫整理了委任書的填法。

電子簽的效力問題，台灣的電子簽名有法律效力嗎那篇有完整說明：私人之間的文件，相對人同意用電子方式就有效。英文在職證明的收件方大多在國外，台灣法律的效力管不到對方收不收，所以實務上看的是對方的規定。手寫簽名的圖片、電子簽名與數位簽章是三種不同東西，數位簽章與電子簽名差在哪有一張表講清楚；只是要在既有 PDF 上補簽名的話，PDF 電子簽名怎麼簽列了電腦與手機的做法。

我們的立場很直接：在職證明這種「公司單方出具、對方只要確認真偽」的文件，最適合電子簽。它不需要雙方協商，卡住的只是負責人的簽名跟公司章；把這一步搬到線上，員工當天就能拿到，收件方也能從簽署證明書與稽核紀錄回頭查是誰簽的。真正需要紙本正本的情境，印出來再蓋一次實體章，兩種做法並不衝突。

人資一年開幾十份英文在職證明：從範本到系統

先講結論：一年幾份，用範本加線上簽署就夠；一年幾十份、還要中英兩版、常有人急件，問題會變成「資料從哪裡來、誰核准、開過哪些」，這時該處理的是流程本身。

現成的人資系統大多有證明申請功能，人資系統推薦比較過台灣主流方案和計價方式，先看現成的夠不夠用。如果公司已經有內部簽核流程，想讓證明申請也走同一條線，電子簽核系統怎麼選講了簽核與電子簽署的差別；要從人事主檔、出勤到證明開立整個接起來，人資系統開發是範圍更大的版本。這類把申請、核准、出具串在一起的內部系統，在我們的客製化系統開發服務範圍內，想先確認自己的流程適不適合系統化，可以直接跟我們聊。

員工離職後要開的是服務證明書（離職證明），依勞基法第 19 條雇主不得拒絕發給，英文版的寫法跟本文範本相近，只是把 has been employed since 改成 was employed from ... to ...，離職證明書範本有中文欄位與非自願離職的註記方式。到職時的勞動契約要寫哪些項目，則在員工合約範本。

我們怎麼看

秒簽的登入走的是我們自己做的恆遠會員中樞，同一個帳號接起我們所有產品，註冊一次就能用。要比較不同電子簽署工具，台灣電子簽署工具比較把 DottedSign、BreezySign、DocuSign 和秒簽放在同一張表；電子合約的基本觀念則在電子合約是什麼。

延伸閱讀：在職證明怎麼開（中文版）、薪資證明怎麼開、離職證明書範本、電子簽名有法律效力嗎。