離職證明書範本：勞基法第 19 條公司一定要開，要寫哪些欄位、非自願離職怎麼註記

離職證明書在法律上叫「服務證明書」。勞動基準法第 19 條寫得很短：勞動契約終止時，勞工請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕。所以員工開口要，公司就得開，不管他是自己辭職、被資遣、被解僱還是退休；拒開的公司可依第 79 條處新臺幣 2 萬元以上 30 萬元以下罰鍰。內容以職務、工作性質、年資、工資四項為主，考績與離職原因要員工同意才能寫上去。

我們在替自家電子簽署產品秒簽整理範本庫時，離職證明書是被追問最多次的一份。原因很實際：同一張紙常被拿去做兩件事，一件是到新公司報到證明經歷，一件是向就業服務站申請失業給付。這兩個用途背後是兩部不同的法律，要寫的欄位也不一樣。HR 只開一種格式，員工拿去就業服務站就可能被要求補件。

搜這個字的人通常很急。員工下週要去新公司報到、人資說離職證明「月底再一起開」；或是剛被資遣，想趕快去登記失業給付，卻不知道證明書上的離職原因要怎麼寫才算數。Ubersuggest 的台灣資料顯示，「離職證明書」每月約 8,100 次搜尋，「離職證明書範本」約 1,900 次，量體跟委託書同一級。

這篇講的是離職「之後」公司要開給員工的證明。公司要員工在離職前簽的「自願離職切結書」是另一份文件，條款怎麼看寫在自願離職切結書怎麼寫；一般切結書的格式看切結書範本。

離職證明書是什麼？勞基法第 19 條的服務證明書，公司一定要開

一句話：離職證明書是公司在勞動契約結束後，證明「這個人在我們這裡做過什麼、做多久」的文件，員工要求就一定要給。勞動部在 2026 年 2 月 24 日的新聞稿再提醒一次：不論離職原因是資遣、懲戒解僱、退休或自請離職，雇主都應依勞工的請求盡速發給；勞工在離職一段時間後才來要，雇主依法也不得拒絕。

容易被搞混的是，「離職證明書」這個名字其實同時指兩份法律性質不同的文件。勞動部 96 年的勞資 2 字第 0960079273 號書函講得很直接：就業保險法第 25 條的離職證明文件，和勞基法第 19 條的服務證明書，「係屬不同法律之規定」。先把兩者分清楚，後面的欄位與範本才不會寫錯。

看完這張表就知道，很多爭執其實來自用錯版本。員工要拿去新公司，公司卻在上面寫「因違反工作規則解僱」；員工要申請失業給付，公司給的卻是一張沒寫離職原因的經歷證明。兩種情況都會讓員工回頭找 HR 重開，HR 也多跑一趟流程。

比較實用的做法是一次開兩份：一份只寫四項客觀事實給員工求職用，一份如實寫離職原因給就業服務站用。兩份內容不衝突，差別只在揭露多少。

離職證明書要寫哪些欄位：必寫、選寫與不能亂寫

先講結論：抬頭、員工姓名與身分證字號、到職日與離職日、職稱與工作性質、出具日期、公司全名與統編加上公司用印，這幾欄是每一份都要有的。工資與離職原因看用途決定寫不寫；考績、獎懲、評語原則上不要寫。

「四項為主」這個說法出自前勞委會 83 年的（83）台勞資二字第 25578 號函：服務證明書的內涵法無明文，但應以勞工在事業單位內擔任的職務、工作性質、工作年資及工資為主。勞動部 2026 年的新聞稿進一步說明，雇主想記載這四項以外的內容，例如考績評價、終止契約事由、獎懲紀錄，應尊重勞工意願才能寫，不得逕自登載。

「不能寫負評」在法條上其實沒有明文。勞資律師整理過立法過程：勞基法施行細則草案原本有一條「不得記載對勞工不利之事項」，行政院審查時刪掉了（見勞資爭議律師的整理）。現在的依據是主管機關函釋與新聞稿的「尊重勞工意願」。實務效果差不多：員工對記載內容有意見，可以帶著證明書向地方勞工局求助，公司得解釋為什麼沒經同意就寫。

欄位整理好之後，剩下的就是每次離職都重打一份。這件事我們做成了現成範本：在秒簽 SpeedSign 的範本庫裡，離職證明書範本已經排好員工資料、任職期間與職稱、離職原因勾選和法條附註，工作性質、投保單位這類欄位在編輯器裡直接加一行就好，完整流程放在後面「HR 線上開立」那一段。產品介紹在秒簽產品頁，免費註冊就能用。

離職證明書範本全文：一般版與非自願離職版

下面兩份可以直接照抄，括號處換成實際資料。一般版給員工求職用，只寫客觀事實；非自願離職版給員工申請失業給付用，離職原因照就業保險法的事由寫清楚。

一般版（求職、報到用）

離職證明書（服務證明書）

茲證明 ○○○（身分證統一編號：A123456789）自民國 ○○ 年 ○ 月 ○ 日起至民國 ○○ 年 ○ 月 ○ 日止，任職於本公司 ○○部，離職時職稱為 ○○○，主要工作為 ○○○○（例如：門市銷售與庫存管理）。

本證明書係應當事人請求，依勞動基準法第 19 條出具。

公司名稱：○○股份有限公司　統一編號：○○○○○○○○

負責人：○○○（公司大小章）　聯絡電話：（○○）○○○○○○○○

中華民國 ○○ 年 ○ 月 ○ 日

非自願離職版（申請失業給付用）

離職證明書

申請人姓名：○○○　出生日期：民國 ○○ 年 ○ 月 ○ 日　身分證統一編號：A123456789

投保單位名稱：○○股份有限公司　投保單位保險證號：○○○○○○○○

任職期間：民國 ○○ 年 ○ 月 ○ 日至民國 ○○ 年 ○ 月 ○ 日；勞保退保日：民國 ○○ 年 ○ 月 ○ 日

離職原因：本公司依勞動基準法第 11 條第 2 款（虧損或業務緊縮）規定，於民國 ○○ 年 ○ 月 ○ 日預告終止勞動契約，並已依就業服務法第 33 條辦理資遣通報。

以上屬實。投保單位（公司用印）、負責人（簽章）、出具日期：中華民國 ○○ 年 ○ 月 ○ 日

非自願離職版有官方格式可用。勞動部勞工保險局的離職證明書下載頁提供 PDF、ODT、DOC 三種格式與填寫範例，離職原因欄已經依就業保險法的事由排好勾選項，公司只要照實勾。用勞保局格式的好處是就業服務站的承辦人看慣了，比較不會被問。

離職原因怎麼註記，才算非自願離職

非自願離職的定義在就業保險法第 11 條第 3 項：因投保單位關廠、遷廠、休業、解散、破產宣告離職，或因勞基法第 11 條、第 13 條但書、第 14 條及第 20 條各款情事之一離職。同條第 2 項另外規定，定期契約屆滿離職、逾一個月未能就業，且離職前一年內契約期間合計滿六個月，視為非自願離職。

有兩個地方最常出錯。第一，員工依勞基法第 14 條主動離職（例如公司不依約給薪），在就業保險法上仍屬非自願離職，證明書寫成「自請離職」就會害員工領不到。第二，依勞基法第 12 條懲戒解僱雖然是公司把人辭掉，在就業保險法上卻不屬於非自願離職。公司不能因為同情把它寫成第 11 條資遣，員工也不該要求公司這樣寫。

原因是刑法第 215 條的業務登載不實：從事業務之人明知不實而登載於業務上作成的文書，足以生損害於公眾或他人，可處三年以下有期徒刑、拘役或一萬五千元以下罰金。把資遣寫成自願、或把自願寫成資遣，兩個方向都踩得到這一條。

離職證明書和在職證明、自願離職切結書差在哪

一句話分工：在職證明證明「現在還在這裡上班」，離職證明書證明「曾經在這裡做過、已經結束」，自願離職切結書是員工對公司表示「是我自己要走的」。前兩份是公司出給員工的證明，切結書方向相反，是員工簽給公司的承諾。

自願離職切結書最大的問題是內容常被塞進「放棄一切請求權」這類條款，員工簽之前要逐條看，細節在自願離職切結書那一篇。切結書整體有沒有法律效力、需不需要見證人，另外寫在切結書有法律效力嗎。如果公司是要員工對某件事做單方面表示，用聲明書或承諾書會比切結書更貼切。

有一個實務順序值得記住：員工簽不簽自願離職切結書，都不影響他向公司要服務證明書。反過來，公司也不能用「先簽切結書才給離職證明」當交換條件，第 19 條的義務沒有附條件。

公司拒開或拖延離職證明書怎麼辦

先講結論：求職用的服務證明書被拒，找公司所在地的勞工局申訴；失業給付用的離職證明拿不到，有兩條替代路，一條是請地方主管機關核發，一條是經就業服務站同意以書面釋明代替。勞動部的勞工諮詢申訴專線是 1955，線上入口在勞動部申訴專區。

前勞委會 86 年的（86）台勞資二字第 015061 號函說得很清楚：第 19 條屬強制規定，違反者可處罰鍰；條文所稱「勞動契約終止時」也包含終止之後，公司不能用「人都走了」當理由拒開。

地方主管機關什麼情況會核發離職證明，前勞委會有列出四種（見職業字第 0940026280 號函）：雇主資遣員工時已依就業服務法第 33 條列冊通報；關廠、歇業或雇主行蹤不明經查明屬實；勞資雙方因離職事由發生爭議並經調解有案；其他經地方主管機關事實查證確定。同一份函也寫明，公司如果認為員工自己寫的內容與事實不符，應依事實自行開具詳實的離職證明書交給員工，不應拒絕簽發。

時間也要抓好。就業保險法第 25 條規定離職退保後二年內要親自到就業服務站辦求職登記，文件沒帶齊，七天內要補正，逾期視為未申請。失業給付的金額依第 16 條是離職退保當月起前六個月平均月投保薪資的 60%，最長發六個月；離職退保時已滿 45 歲或領有身心障礙證明的，最長九個月。這筆錢對剛被資遣的人很重要，所以離職原因那一欄寫錯，影響的是實實在在的生活費。

HR 線上開立與寄送離職證明書：從一份一份印到一次寄完

一句話：離職證明書是 HR 最典型的「低風險、高頻率、要用印」文件，最適合先搬到線上。假設一家 50 人的公司每年有一成的人離職，就是五份，零售、餐飲這類流動率高的行業更多。每一份都要找主管蓋章、掃描、寄出，員工人已經不在公司，紙本還要郵寄。

PTT Salary 板有人問過「離職證明可以只給電子檔嗎」，擔心電子檔會被新公司質疑。這個擔心有道理，也有解法。私人之間的文件用電子方式出具，在電子簽章法下可以有效，條件是雙方同意用電子方式，細節在電子簽名有法律效力嗎。新公司要確認真偽，重點是能不能驗證文件沒有被改過。

要提醒一個邊界：就業服務站收不收電子版的離職證明，以各站的實際作法為準，我們不宣稱線上簽完一定能直接送件。比較穩的做法是事先問清楚，不收的話就把完成版 PDF 印出來，或改用勞保局的紙本格式。

講到這裡，這件事我們其實已經在做。秒簽 SpeedSign（看它長什麼樣）是為了「手上沒有 PDF、只有一件要辦的事」做的，離職證明書就在它的 120 份範本裡。HR 可以直接開啟離職證明書範本寄出簽署：在編輯器裡填好員工資料與離職原因，加上用印欄指定給負責人、簽收欄指定給離職員工，勾選「鎖定簽署順序」讓公司先蓋章、員工再簽收。每個人都要先輸入 Email 驗證碼才看得到文件；全部完成後，伺服器產生完成版 PDF，最後一頁附簽署證明書，裡面有文件 SHA-256 與 8 碼驗證碼，自動寄給每一位簽署人。新公司拿到 PDF，可以到免登入的公開驗證頁確認內容沒被改過。

兩個限制先講清楚：一份文件最多 10 位簽署人，但免費方案一份只能 1 位，要公司用印加員工簽收兩人以上就要用付費方案；從 Word 或 PDF 直接匯入檔案的功能還沒做，目前是用範本或把內容貼進編輯器。免費註冊就能用，先拿一位離職同仁的證明書試一次，流程順不順你自己就看得出來。

公司層級的離職流程不只這一張紙。帳號權限要收回（離職員工權限回收 SOP）、競業與保密條款要確認（競業禁止與禁止招攬條款），公司對外用印如果要走憑證，工商憑證用途那篇有整理。人數再多一點、離職流程要跑主管簽核與交接清單，那是內部簽核系統的範圍，怎麼選看電子簽核系統怎麼選。

公司開離職證明書最常寫錯的 6 件事

這幾個錯誤都會讓員工回頭要求重開，嚴重一點就是勞工局的申訴單。開出去之前對一次這張表，比事後補救省事很多。

另外一點常被忽略：勞基法第 7 條規定勞工名卡要保管到勞工離職後五年，名卡上就有到職日、工資等證明書會用到的資料。離職員工隔幾年才回來要證明，HR 能不能開得出正確內容，取決於當年資料有沒有留好。這也是我們建議把開立紀錄留在系統裡的原因，之後重開一份不用翻箱倒櫃。

我們的判斷很直接：離職證明書這種文件，花力氣去設計「漂亮的格式」意義不大，該花力氣的是讓每一份都從同一個範本出來、用印與交付都有紀錄。格式錯一次會被員工抓到，紀錄缺一次則要等勞資爭議時才會發現，後者的代價高得多。要比較市面上的電子簽署工具，看台灣電子簽署工具比較；想搞清楚電子簽名、數位簽章差在哪，看數位簽章與電子簽章的差別；要找其他契約的官方範本，看契約書範本怎麼挑；拿到 PDF 只想自己簽名，看PDF 電子簽名怎麼簽。