在職證明怎麼開？在職證明書範本、必備欄位，公司不開怎麼辦

週五下午四點，人資的 LINE 跳出今天第三則一樣的訊息：「可以幫我開一張在職證明嗎？銀行說下週一前要。」一張在職證明只有五、六行字，花時間的是後面那串事：找去年用過的 Word 檔、對到職日、確認員工要拿去哪裡用、等老闆回辦公室蓋大小章，最後再交到員工手上。

我們在替自家電子簽署產品秒簽整理範本庫時，把在職證明書拆成三個區塊：員工資料、任職資料、用途。範本刻意沒有放薪資欄，用途欄則寫死「僅供某某之用，不作他用」。這兩個決定背後各有一條法律，這篇會一路講到。

先給答案：在職證明是公司應員工申請開立、證明「這個人現在確實在本公司上班」的文件，內容通常是姓名、身分證字號、到職日、職稱、部門、用途，加上公司大小章與開立日期。員工辦信貸、房貸、租屋、簽證、補助時最常被要求附上。Ubersuggest 的台灣資料顯示，「在職證明」每月約 12,100 次搜尋，需求全年都在，搜的人多半是正在被銀行或房東催件的員工，以及要幫他開的人資。

這篇同時寫給兩邊：員工看「要請公司寫什麼、公司不開怎麼辦」，人資與老闆看「怎麼開才不會出事、一個月要開很多張時怎麼省事」。離職時要開的服務證明書是另一份文件，下面只在對照表裡帶到；公司要你簽離職切結時該看什麼，可以看自願離職切結書怎麼寫。

在職證明是什麼？銀行、房東、簽證、補助各要它做什麼

一句話：在職證明回答的是「你現在有沒有工作」，收入多少要另外證明。收件單位要它，是為了確認你的身分與工作穩定度，所以各單位要求的重點不太一樣，先看這張表：

銀行這一列的要求，各家寫法其實很接近。凱基銀行的信貸說明把申請文件分成身分證明、工作證明、收入證明三類，工作證明一欄寫的就是「工作證、勞保明細、在職證明等」；玉山銀行的常見問題則列出薪轉存摺、扣繳憑單、薪資單、勞健保投保資料都可以當所得證明。換句話說，在職證明在銀行眼裡是「工作證明」的一種，有其他替代品，這點在公司不肯開的時候很重要。

在職證明要寫哪些欄位：七個欄位一張表看完

先講結論：收件單位看在職證明，只看三件事有沒有對得上：人是不是本人、公司是不是真的、狀態是不是現在。下面七個欄位就是為了讓這三件事能查證，少一個常常就被退件。

兩個欄位最常吵架。第一是身分證字號要不要遮：公司擔心個資外洩，員工擔心被退件，比較好的折衷是寫完整字號，再用用途欄把文件綁在單一收件單位上。第二是薪資：範本不放薪資欄，因為薪資是比較敏感的個人資料，收件單位要看收入時，薪轉存摺或扣繳憑單通常比公司自己寫的數字更有說服力。

欄位定好之後，剩下的就是怎麼讓它蓋好章、交到員工手上。這一段我們已經在做：秒簽 SpeedSign（看它長什麼樣）的範本庫裡有一份在職證明書，員工資料、任職資料、用途限定的句子都寫好了，人資在編輯器裡把空白處填完就能寄給負責人用印。後面「人資怎麼一次開很多張」那段會把整個流程拆開講。

在職證明範本全文：一般版、含薪資版、英文版

下面三份範本可以直接複製，空格自己填。公司有制式格式就用公司的；收件單位指定格式（例如某些補助申請表），一律以指定格式為準。

一般版在職證明範本

最常用的一份，銀行、房東、大多數補助申請都夠用：

在職證明書

茲證明下列人員現任職於本公司：

1. 員工資料：姓名＿＿＿＿，身分證字號＿＿＿＿＿＿。
2. 任職資料：到職日民國＿＿年＿＿月＿＿日，職稱＿＿＿＿，部門＿＿＿＿。
3. 用途：本證明係應當事人申請出具，僅供＿＿＿＿之用，不作他用。

此致　＿＿＿＿（收件單位）　　公司名稱：＿＿＿＿　統一編號：＿＿＿＿　地址：＿＿＿＿　電話：＿＿＿＿　負責人：＿＿＿＿（蓋公司章及負責人章）　　中華民國＿＿年＿＿月＿＿日

含薪資的在職證明範本

收件單位明確要求在同一份文件上看到薪資時才用。在一般版第二點後面加一行，並先取得員工同意：

「月薪：新臺幣＿＿＿＿元整（□含　□不含　獎金及津貼），本項記載經當事人同意。」

金額寫「本薪」還是「含獎金」要講清楚，否則銀行拿去對扣繳憑單時會對不上。如果收件單位只是要證明收入，另開一份收入證明，比把薪資塞進在職證明乾淨。

英文版在職證明（Employment Certificate）

辦簽證、海外學校或外商用。內容與中文版相同，姓名改用護照英文拼音、身分證字號改護照號碼，公司名稱用英文登記名稱。內政部移民署公告的在職證明書格式就是中英對照版，欄位只有全名、護照號碼、出生日期、公司名稱、職務、起始日期、核發日期、公司章與負責人簽章，可以當成英文版的骨架。英文版常用的開頭句是「This is to certify that (full name) has been employed by (company) as (position) since (date) till now.」

範本寫好之後，有效性跟一般私文書一樣，看的是內容真實、出具人有權代表公司。私文書怎麼寫才站得住，原理可以參考切結書範本與聲明書怎麼寫，公司用印的習慣在這幾份文件上是一樣的。

在職證明、離職證明書、收入證明、勞保明細差在哪

一張表分清楚：在職證明證明「現在在職」，離職證明書證明「曾經在職、已經離職」，收入證明證明「領多少錢」，勞保投保資料則是政府端的紀錄，最難造假。

最多人搞混的是前兩份。勞動基準法第 19 條只規定「勞動契約終止時」勞工請求發給服務證明書，雇主不得拒絕；違反的話，第 79 條可以處新臺幣 2 萬元以上 30 萬元以下罰鍰。這條保護的是離職的人，在職期間要的證明不在範圍內。勞動部在2026 年 2 月的新聞稿也重申，服務證明書應以職務、工作性質、工作年資、工資四項為主，考績、離職原因這類內容要尊重勞工意願。這個「只寫客觀事實」的原則，拿來開在職證明一樣適用。

如果員工已經離職，公司該開的是離職證明書，再開一張「在職」證明就是內容不實。至於公司拿出一張離職切結要員工簽，又是另一件事，簽之前要看哪些條款，在自願離職切結書那篇有逐條拆解。

公司不肯開在職證明怎麼辦？誠實說法與四個替代做法

先講實話：法律沒有強制公司在員工在職期間開立在職證明，所以公司不開，勞工局多半也幫不上忙。好消息是，多數收件單位要的只是「確認你有工作」，有其他文件可以做到同樣的事。

第一列最實用。我的 E 政府的勞保局申辦說明列出好幾種登入方式：插卡式自然人憑證、金融電子憑證，或是用本人月租型門號的手機加健保卡卡號做行動電話認證，查詢下載都是線上即時完成；勞保局的說明頁也寫明可以親自帶有相片的身分證件到各地辦事處查詢。投保資料上會列出目前的加保單位與加保日期，等於政府替你開了一張在職證明。自然人憑證還能做哪些事，看自然人憑證用途；請別人代查的話，先看自然人憑證給別人有風險嗎。

還有一種情況要先排除：公司其實願意開，只是開得很慢。很多公司規定要提前幾天申請，一張證明要經過主管簽核、再等負責人蓋章。這時候與其催人資，不如把用途、收件單位、期限一次寫清楚，讓對方一次開對，比來回補件快得多。

人資怎麼一次開很多張在職證明：從 Word 檔到線上簽發

一句話：人資開在職證明真正卡住的是「蓋章」這一步。內容五分鐘就能填完，但大小章鎖在老闆抽屜，老闆出差一週，證明就卡一週。員工三、五十人以上的公司，每個月開在職證明、收入證明、離職證明加起來可能是十幾張，流程沒整理就會變成人資的固定加班項目。

紙本流程最大的風險在第二步。拿上一張證明改名字，最常出事的是到職日或職稱沒改到，員工拿去銀行才被發現，公司就得重開一次，還得解釋為什麼寫錯。

這一整段，就是秒簽在做的事。人資可以直接開啟在職證明範本寄出簽署：範本裡員工資料、任職資料、「僅供某某之用，不作他用」的用途句都已經寫好，在編輯器裡填完空白處，寄給負責人或授權主管。對方收到 Email 後先輸入 6 位數驗證碼，才看得到文件，接著可以手寫簽名，或上傳公司大小章的圖檔蓋上去，印章會自動去背，大小可以拖拉調整。全部簽完後，系統產生完成版 PDF，最後一頁附上簽署證明書，裡面有 8 碼驗證碼與文件的 SHA-256 雜湊值，自動寄給人資和簽署的人；收件單位拿到 PDF，可以到秒簽的公開驗證頁輸入驗證碼或上傳檔案，確認文件有沒有被改過。

也要講清楚做不到的部分：秒簽目前沒有「一次批次產生五十張」的功能，每位員工還是一份文件、寄一次；能省下的是找檔案、等蓋章、掃描回傳這幾段。另外，銀行、外國駐台機構、補助承辦單位收不收電子簽署版的在職證明，要以受理單位的規定為準，有些仍然只收紙本正本加大小章。私人間的電子簽署在電子簽章法第 4 條下與實體簽章功能等同，詳細的適用範圍與受理端差異，在電子簽名有法律效力嗎那篇有完整整理。保險的做法是先問收件單位，收電子版就寄 PDF，只收紙本就把完成版印出來再蓋一次實體章。免費註冊就能用，可以拿下一張在職證明試試看（秒簽產品頁）。

如果你在評估其他工具，DottedSign、DocuSign 這類以 PDF 為起點的簽署工具也做得到用印，差別在要不要自己先準備好文件，比較表在台灣電子簽署工具比較。手上已經有 PDF、只想快速簽一下，PDF 電子簽名怎麼簽介紹了不用額外工具的做法。電子簽名、數位簽章、電子簽章三個名詞常被混用，這篇用一張表講清楚。

公司開在職證明的三個風險：職稱美化、假證明、個資外流

先講結論：在職證明是公司以業務身分出具的文件，內容寫錯，責任在開立的人身上。老闆最該盯的是下面三件事，跟流程快不快比起來，這三件出事的代價高得多。

第一列最常見，也最容易被當成「幫員工一個小忙」。刑法第 215 條處罰的是「從事業務之人，明知為不實之事項，而登載於其業務上作成之文書」，在職證明正好是業務上作成的文書。員工自己動手改的話，碰到的是刑法第 210 條偽造私文書。至於第三列，個人資料保護法第 20 條要求非公務機關在蒐集目的的必要範圍內利用個資，在職證明是「應員工申請」才開，這個申請本身就是同意；沒有申請過的單位打電話來問，公司就不該順口回答。

把這三件事做進流程，最簡單的方式是一本「證明開立登記簿」：哪天、替誰、開了什麼、給哪個單位、幾份。紙本可以，表單也可以；員工人數多、證明種類多的公司，可以考慮把它接進既有的差勤或人事系統，差勤與排班系統怎麼做談過人事資料怎麼整合；要不要上一套簽核系統，可以先看電子簽核系統怎麼選。公司層級要用工商憑證處理的政府申報，則在工商憑證用途有整理。