合約終止通知書怎麼寫？提前終止與到期不續約範本、要多早通知、寄 Email 還是存證信函

合約終止通知書是一方單方面告訴對方「這份合約到某天為止」的書面通知。它要寫清楚原合約是哪一份、依哪一條或哪一條法律終止、從哪天生效，以及終止後款項、資料、物品怎麼結清。依民法第 95 條，這種通知在送達對方時才生效，所以寫得對只做完一半，另一半是留下對方確實收到的證據：重要的合作寄存證信函，平常的合作用 Email 加上可追蹤的線上簽收也行。

我們在整理秒簽 SpeedSign 的 120 份範本時，把每一份「結束關係」的文件都對過一次，發現一件很多人沒注意的事：範本庫裡跟終止有關的只有「租約終止協議書」，那是雙方都同意、一起簽名的協議。可是企業實際最常要寄的，是對方還沒點頭、由你單方面發出的終止通知。這兩種文件的寫法、生效方式、要留的證據都不一樣，混用就容易出事。這篇照實際會遇到的順序寫：先分清楚終止、解除、不續約，再給必寫事項與兩份範本全文，接著比較寄送方式，最後講終止後要收尾的事。

先給一張速覽表，三十秒拿到答案：

合約終止通知書是什麼？什麼時候算生效

先講結論：合約終止通知書在法律上是一個「意思表示」，它在對方收到的那一刻生效，生效之後就不能反悔撤回。寫的時候最要緊的兩件事，是把終止的意思講得毫不含糊，以及確保它真的送到對方手上。

民法第 95 條規定，非對話的意思表示，以通知達到相對人時發生效力。所謂「達到」，實務上一般理解為通知已經進到對方可以支配、隨時能了解內容的範圍，例如信送到對方營業所、Email 進到對方指定的信箱。對方拆不拆、看不看，原則上不影響。真的找不到對方地址時，第 97 條還有公示送達這條路。

終止的規則寫在民法第 263 條，它準用第 258 條與第 260 條。換成白話是三件事：

• 要向對方表示：依第 258 條，終止要向他方當事人以意思表示為之。內部開會決定終止、在 LINE 群組抱怨不算數，要有一份明確寄給對方的通知。
• 對方有好幾個人時要全部通知：合約的一方是兩個以上的人（例如共同承租、合夥接案），通知要由全體發出或向全體發出，漏掉一個人效力就有爭議。
• 寄出去就收不回來：第 258 條第 3 項規定意思表示不得撤銷。寄出之前要確定真的想結束，有談判空間的話先談，不要拿終止通知當試探。

另外，第 260 條規定終止不妨礙損害賠償請求。對方違約讓你不得不終止，寄出通知不代表放棄求償，通知書裡可以加一句保留損害賠償請求權。第 263 條本身講的是「依法律規定終止」，合約自己約定的終止權，條款通常也會寫明向誰通知、怎麼通知；條款沒寫的，照同一套原則處理最穩。

終止、解除、到期不續約怎麼分？一張表看懂

先講結論：合約還沒到期、你想提早結束，用「終止」；對方嚴重違約、你想讓合約當作從沒存在過，用「解除」；合約快到期、你不想再延，用「不續約通知」。三種用錯字，效果會差很多。

「解除」的門檻比較高。以遲延給付為例，民法第 254 條要求先定相當期限催告，期限內還不履行才能解除；解除後依第 259 條雙方要把收到的東西還回去，收到金錢還要加計利息。所以長期服務型的合約（顧問、維運、委外），多數情況用終止就夠了，已經做完的部分照算，雙方都比較好收尾。

還有一種情況要分清楚：雙方坐下來談好要提早結束，那份文件叫終止協議書，要兩邊都簽。房東房客合意退租就屬於這種，秒簽範本庫裡的「租約終止協議書」就是這個用途，終止日、押金結算、拋棄其他請求都有欄位。本篇談的是另一種，你單方面發出、對方不必同意就會生效的通知。單方通知寫好之後，秒簽也能用空白文件把它寄給對方線上簽收，後面寄送方式那一段會細講；想先問自己的狀況適用哪一種，也可以直接在 LINE 跟我們聊。

合約終止通知書必寫的 7 個事項

先講結論：一份站得住的終止通知書，要讓一個完全不知情的第三人（例如法官）讀完就能回答：誰通知誰、終止哪份合約、憑什麼終止、哪天生效、錢和東西怎麼處理。下面七項缺一項，日後就多一個可以吵的地方。

語氣上，終止通知書越平淡越好。只寫事實、依據、日期與要求，情緒和指責都省掉，因為這份文件很可能原封不動被呈到法院。對方違約的事實寫具體：哪一天、哪一項交付沒做到、你催過幾次，比「貴公司屢次怠忽職守」有用得多。

通知期限要對照原合約本身的條款。合約當初怎麼寫的，可以回頭翻契約書範本怎麼挑那篇整理的官方範本來源；如果是記帳、顧問這類委任型的服務，記帳士委任書怎麼寫裡有終止時資料交接的約定方式，可以直接拿來對。

合約終止通知書範本：提前終止版與到期不續約版

先講結論：下面兩份範本，第一份用在合約還沒到期、你依合約或法律提早結束；第二份用在合約快到期、你不打算續約。粗體是要換成自己資料的地方。寄出前對照上一段七個事項，逐項檢查有沒有漏。

提前終止版（依約定或法定終止權）

主旨：○○合約終止通知

受文者：○○股份有限公司（統一編號○○○○○○○○），地址：○○市○○區○○路○號

一、本公司與貴公司於民國○○年○月○日簽訂「○○服務合約」（合約編號○○○），約定由貴公司提供○○服務，合約期間自○○年○月○日至○○年○月○日。

二、依該合約第○條約定（或：依民法第○○○條規定），本公司得於○○日前以書面通知終止合約。本公司謹以本函通知貴公司，上開合約自民國○○年○月○日起終止。

三、終止前已完成之服務，本公司將依合約第○條計價，於收到貴公司發票後○日內付清；本公司已預付而尚未提供服務之費用新台幣○○○○元，請貴公司於終止日後○日內退還至本公司帳戶（○○銀行○○分行，帳號○○○○）。

四、請貴公司於終止日後○日內，將本公司提供之文件、資料、帳號權限及○○返還或移交本公司，並刪除留存之本公司資料，以書面回覆刪除結果。

五、本公司就貴公司○○○（違約事實，無則刪除本點）所生之損害，保留依法請求賠償之權利。

六、本案聯絡窗口：○○○，電話○○○○，Email ○○○○。

通知人：○○股份有限公司，代表人：○○○（簽章）　民國○○年○月○日

違約終止時，第二點建議先寫事實再寫依據，例如「貴公司應於○年○月○日交付第二階段成果，經本公司於○月○日、○月○日以 Email 催告，迄今仍未交付」，再接「依合約第○條終止」。對方遲延交付想要的是解除而不只是終止的話，那就是另一種寫法，要先催告，可以參考存證信函怎麼寫裡違約催告的本文骨架。

到期不續約版（不續約通知書）

主旨：○○合約期滿不續約通知

受文者：○○有限公司，地址：○○市○○區○○路○號

一、本公司與貴公司於民國○○年○月○日簽訂「○○合約」，合約期間至民國○○年○月○日屆滿。

二、依該合約第○條約定，任一方未於期滿前○○日以書面表示不續約者，合約自動延長一年。本公司謹以本函通知，期滿後不再續約，上開合約於民國○○年○月○日屆滿時終止。

三、期滿前雙方仍依原合約履行。最後一期費用依合約第○條結算；押金或保證金新台幣○○○○元請於期滿後○日內返還。

四、請貴公司於期滿前與本公司窗口○○○安排交接，移交事項包括○○、○○、○○。

五、感謝貴公司過去的合作。（可留可刪）

通知人：○○股份有限公司，代表人：○○○（簽章）　民國○○年○月○日

不續約通知最大的風險在時間。合約寫「期滿前 30 日未表示即自動續約」，你在第 29 天寄出就晚了，合約又多綁一年。安全的做法是把通知期限往前推一週寄，讓郵寄、退件重寄都還有餘裕。

合約終止要多早通知？看合約條款與民法規定

先講結論：先翻合約。合約有寫通知期限，照合約；合約沒寫，才看該類型合約在民法裡的規定。下面這張表整理企業最常遇到的幾種。

表裡有兩條值得多看一眼。民法第 549 條讓委任的雙方都能隨時終止，但在不利於對方的時期終止要負賠償責任，例如會計師事務所在報稅季中間被終止。第 511 條讓定作人在工作完成前隨時終止承攬，代價是要賠承攬人的損害。這兩條說明了一件事：法律給你終止權，同時也替對方的損失留了請求權，挑對時間點和把結算寫清楚，比急著寄出去重要。

租賃的時間規則最細。第 450 條規定不動產租金按月支付的，出租人要以月底為終止期，並至少一個月前通知；第 451 條則是很多房東吃過的虧，租期到了房客沒搬、你也沒馬上反對，租約就變成不定期。住宅與店面的終止條款，分別可以對照住宅租賃契約書範本與店面租賃契約範本。

合約類型拿不準時，先判斷它是僱傭、承攬還是委任，終止的規則差很多，勞務契約範本那篇有從屬性的判斷方式。藝人或創作者的經紀約又是另一套，終止與違約金的判決見解整理在經紀合約範本。

寄 Email 算書面通知嗎？Email、存證信函、線上簽收比較

先講結論：合約沒有限定通知方式時，Email 通常可以當書面通知，問題在舉證。終止通知的勝負在「對方收到」，所以寄送方式要依爭議風險來選：可能吵起來的寄存證信函，和平結束的用 Email 加線上簽收，兩者並用最保險。

Email 能不能算書面，要看電子簽章法。電子簽章法第 4 條規定電子文件及電子簽章符合該法規定者，在功能上等同於實體文件及簽章，不得僅因電子形式否認效力。第 5 條接著說，依法令應以書面為之者，內容可以完整呈現、日後可以取出查驗的，得以電子文件為之；但有相對人的，要對方同意採用電子形式，或事先給對方合理的反對機會。至於什麼時候算收到，第 9 條規定收文者有指定收件系統的，以電子文件進入該系統的時間為收文時間。

把這三條套回實務，有兩個陷阱。第一，合約若明定「應以掛號郵寄至本合約所載地址」，就照合約寄，只寄 Email 容易被主張不合約定。第二，Email 寄出去，對方大可說「信被歸到垃圾郵件」「那個信箱沒人在看」，你手上只有寄件備份，很難證明它進到對方可以了解的範圍。

存證信函的格式、份數、網路交寄怎麼開通、費用試算，存證信函怎麼寫那篇有完整拆解。這裡只補一點：存證信函郵局留存的副本只保存三年，可能打官司的案子，自己那份要跟回執收在一起。

如果雙方還有合作意願，只是不想留下「誰也說不清有沒有收到」的模糊地帶，可以把通知書寄給對方線上簽收。這件事我們自己在做：秒簽 SpeedSign（看它長什麼樣）範本庫沒有通用的終止通知書範本，做法是開一份空白文件，把上面的範本貼進編輯器，填好自己的資料，在文末放一個給對方簽名的欄位，再寄出去。對方收到邀請信，輸入 Email 驗證碼後在手機上閱讀、簽名就完成簽收，不用註冊。

寄出之後，稽核軌跡會逐筆記下寄出邀請、對方開啟文件、閱讀到文件末尾、通過驗證碼、完成簽署的時間，連同 IP 與裝置資訊。對方簽完，系統產生完成版 PDF，最後一頁附簽署證明書，載明文件的 SHA-256 雜湊與每位簽署人的驗證紀錄，雙方各收到一份，日後可以到公開驗證頁確認文件沒被改過。免費註冊就能用，簽一份試試看。

誠實講邊界：線上簽收要對方願意按下簽名，對方失聯或擺明不配合時，它取代不了存證信函。我們的建議是兩條線並用，存證信函負責法律上的送達，線上簽收負責讓對方留下「我收到了、我知道了」的書面回覆。電子簽名本身的效力與哪些文件不能線上簽，整理在電子簽名有法律效力嗎與電子合約是什麼；各家電子簽署工具的稽核與證明書差異，可以看台灣電子簽署工具比較。

軟體外包合約終止，通知書以外還要處理的事

先講結論：系統或網站外包要終止，通知書只是開頭，真正的難題在原始碼、主機帳號與資料拿不拿得回來。寄出通知之前，先把交接清單列好，寫進通知書第四點。

換廠商最常卡在最後一步：合約終止了，網域還掛在舊廠商名下，雲端主機的 root 帳號只有對方有，原始碼的著作權歸屬當初沒寫。通知書寄出去之後，對方的配合意願只會往下掉，所以能在通知前拿到的東西，先拿。

這張表的每一項，最好在簽約時就寫進合約。客製化系統的退場機制、觸發紅線與資料返還框架，客製化系統合約撤退條款有完整整理；合約條款怎麼寫才保得住原始碼，看軟體開發合約範本；驗收後的維運合約要換廠商時怎麼判斷，看軟體外包驗收後的維運合約。走到雙方對終止有爭議的地步，軟體外包合約爭議解決 SOP整理了仲裁前的內部動作。

合約終止後要收尾的事：結算款項、返還資料、留存證據

先講結論：通知寄出到合約真正結束之間，還有三件事要做完：錢結清、東西還清、證據收好。很多糾紛都發生在這段「已經不合作、但還沒結清」的空窗。

最後一項常被忽略。多數保密條款會約定終止後仍持續有效，通知書裡提醒一句，對方就很難說不知道。結算款項談妥後要簽的確認書，也一樣可以用空白文件寫好寄給對方線上簽。

如果公司每個月都有合約到期、要續約或終止，靠人記期限遲早會漏。把合約到期日、通知期限、簽約與簽收狀態放進系統裡追蹤，是很典型的流程自動化需求。我們做過一套汽車包膜報價與簽約系統，把線上報價、電子簽約、訂金與分期收款串成一條線；這類流程怎麼設計，在電子簽約與分期收款系統怎麼做有完整拆解。

延伸閱讀：存證信函怎麼寫、客製化系統合約撤退條款、電子合約是什麼、契約書範本怎麼挑。