詢價單範本怎麼寫？必填欄位、三家比價表與收到詢價單怎麼回報價（Excel 下載）

我們最近翻自家官網的 Google Search Console，看到一組有點尷尬的數字：過去 90 天，有人搜「詢價單範本下載」，Google 把這些人送到我們兩篇報價單文章，一篇是 Excel 報價單範本，另一篇是 空白報價單與估價單。合計 90 次曝光、3 次點擊。搜的人要的是詢價單，我們手上卻一篇詢價單的文章都沒有。

所以我們把這個缺口補上。詢價單（RFQ，Request for Quotation）是買方發給廠商、請對方報價的單子；報價單是賣方回過去的答案。搜「詢價單範本」的人大致兩種：一種是採購或老闆，要同時發給三家廠商比價；另一種是業務，剛收到客戶的詢價單，想知道怎麼回才不會被刷掉。下面兩邊都會講到，範本也一起附上，Excel 可以直接下載。

先講結論：詢價單寫得好不好，看的是三家廠商回來的數字能不能直接放在同一張表上比。規格、數量、交貨條件、付款條件只要有一項沒寫死，三家就會各自用自己的假設報價，最後比的是三種不同的東西。

詢價單、報價單、估價單、訂購單：四張單據誰先誰後

一句話分工：詢價單是買方問價，報價單是賣方給價，訂購單是買方下單，估價單則是報價前的粗估。四張單據的方向不一樣，發單的人也不一樣，混在一起用就會出事。

估價單和報價單的差別在 估價單 vs 報價單 那篇有完整的六個差異；請款單之後怎麼接，可以看 請款單怎麼寫。這篇專心處理最前面那一張：詢價單。

一個實務上很好用的習慣：詢價單號一開出來，後面每一張單都把它帶著走。報價單寫「回覆 RFQ-2026-001」，訂購單寫「依 RFQ-2026-001 報價」，請款單再帶報價單號。半年後要查一筆帳，從任何一張單都能翻回源頭。報價到簽約、請款這後半段，我們自己做成了產品 秒發報價Pro，靠的就是這條單號鏈。

詢價單必填欄位：九個欄位缺一個，三家就比不起來

先給答案：詢價單至少要有品名規格、數量、需求交期、交貨地點、交貨條件、付款條件、報價幣別與稅、報價有效期、比價基準九項。前四項決定廠商報的是什麼東西，後五項決定這些數字能不能拿來比。

第十個欄位是回覆期限。它跟報價有效期常被搞混：回覆期限是廠商最晚什麼時候要回你，報價有效期是廠商報出來的價格能維持多久。兩個都要寫，一個管你的時程，一個管對方的價格。

跨國採購的交貨條件，建議直接寫國際商會的 Incoterms 貿易條件代碼（例如 FOB、CIF、DAP），一個代碼就把運費、保險、風險在哪一個點轉移講清楚，比自己寫一段說明可靠得多。

詢價單範本全文（附 Excel 下載）

下面是一份可以直接用的詢價單範本，分成三塊：基本資料、詢價品項、交易條件。Excel 版多了自動加總、5% 營業稅與含稅總計，還附三家比價表和業務回覆對照表。

基本資料區

詢價品項區

交易條件區

• 交貨地點：新北市五股區○○路○號倉庫，含卸貨。
• 交貨條件：送達指定地點，運費由廠商負擔。
• 付款條件：驗收合格後月結 30 天，電匯。
• 報價幣別與稅：新台幣，請分列未稅金額與 5% 營業稅。
• 報價有效期：自報價日起至少 30 天。
• 回覆期限：2026/10/20 下午 5 點前，以 Email 回覆。
• 比價基準：總價最低者優先，交期與付款條件同時評比。
• 保固與售後：保固 12 個月，瑕疵品 7 日內更換。
• 應附文件：型錄、材質證明、公司登記資料。

寫完後用一個方法檢查：把詢價單拿給一個完全不懂這個案子的同事看，問他「如果你是廠商，看完能直接報價嗎？」他只要開口問了任何一個問題，那個問題的答案就該補進詢價單。

詢價單寄出去的格式也有講究。用 Excel 寄，廠商可以直接在單價欄回填，回收後貼進比價表最省事；要求對方用自己的報價單回覆也可以，但比價時你得多做一次轉檔。報價單本身該長什麼樣，可以對照 報價單格式懶人包。

三家比價表怎麼做：把三份報價放在同一張表上

答案很簡單：比價表比的是含稅、含運、同規格的總價，再加上交期與付款條件。只比單價，十次有八次會比錯。

先看一個例子。同一份詢價單寄給三家，回來的數字長這樣：

只看貨款，B 廠最便宜；把運費加回去，A、B 兩家打平；再看交期和付款條件，C 廠反而是最好的選擇。這就是為什麼比價表一定要有「運費／其他費用」和「含稅總價」兩列。

價格以外的條件怎麼一起算？用加權評分。權重要在寄出詢價單之前就定好，寫進詢價單的「比價基準」，事後才定權重，很容易變成替想選的廠商找理由。

權重沒有標準答案。急件把交期拉到 35%；關鍵零件把品質拉到 40%；一般耗材就讓價格佔一半以上。Excel 範本裡的權重格可以直接改，總分會自動重算，最後會標出建議得標廠商。

為什麼是三家？這個數字來自公部門。《中央機關未達公告金額採購招標辦法》第 2 條規定，金額超過公告金額十分之一、但未達公告金額的採購，其中一種辦法是公開徵求、取得三家以上廠商的書面報價後再比價或議價；第 5 條則讓十分之一以下的小額採購可以逕洽廠商。以現行公告金額 150 萬元計算，分界點就是 15 萬元。民間公司沒有這條法規約束，但「三家比價」已經是多數公司內控的預設值，主管簽核時也習慣看到三份報價。

三家報價差太多也是一個訊號。軟體外包常見「三家報價差五倍」，原因多半出在規格沒寫死，三家報價差 5 倍怎麼解讀 那篇有完整的拆法。最後提醒一件公部門明文禁止、民間也該避開的事：不要請其中一家幫你「順便找另外兩家報價」，那三份報價的獨立性就沒了。

收到詢價單後怎麼回：報價單要逐欄對上詢價單

原則只有一條：詢價單上問了什麼，報價單就逐欄回答什麼，做不到的地方寫清楚做不到。採購拿到三份報價，第一件事是確認「有沒有照我的規格報」，對不上的直接剔除，價格再漂亮也不會被看到。

規格寫得太模糊、你沒辦法報價時，先回信確認，不要自己猜。一封「為了報得準確，想確認以下三點」的信，反而讓採購覺得你專業。確認的內容記得留在信件裡，之後有爭議才找得到。

價格怎麼呈現也有技巧。總價和細項要不要拆開列，報價單該列多細 有完整的取捨；如果對方回頭砍價，可以參考 報價被砍價怎麼辦。報價寄出後幾天沒消息，追單的節奏在 報價之後客戶消失 那篇。

回報價最花時間的地方，通常是把詢價單上的品項一筆一筆搬進自己的報價單，再算稅、排版、轉 PDF。這段我們自己做成了 秒發報價Pro：業務用一段話描述客戶需求，系統拆出報價項目並給定價建議，產出品牌 PDF 報價單；客戶收到電子簽署連結，在手機上就能簽回；簽回後一鍵轉請款單，訂金、分期與逾期提醒都接在同一條線上。要說清楚的是，秒發報價處理的是賣方回報價這一側，它沒有詢價單模組，也不做買方的比價。想看你的報價流程搬進去會長什麼樣子，可以先到 秒發報價服務頁 看看，或 直接加 LINE 問我們。

客戶確認報價之後，下一步就是簽約。報價單、服務合約、線上簽約怎麼串成一條線，在 報價單確認後怎麼簽約 那篇有完整流程。

詢價單最常見的五個錯，採購和業務各自要避開什麼

這五個錯，前三個出在採購寫詢價單的時候，後兩個出在業務回報價的時候。兩邊都看一下，比較知道對方在意什麼。

還有一個灰色地帶：廠商回覆了「建議替代方案」。比較好的處理方式是要求廠商照原規格報一次，再另外附替代方案的報價。原規格那份放進比價表，替代方案另外評估，兩件事不要混在同一格裡。

採購端如果常常要比價，順手把歷次詢價、報價和最後得標的價格存起來。下一次詢價時，你手上就有一條歷史價格線，看得出這次三家報價是貴了還是便宜了。這份歷史紀錄，往往比三份報價本身更有參考價值。

什麼時候詢價比價該從 Excel 搬進系統

直白講：一個月詢價十幾次以內，Excel 範本加上一個共用資料夾就夠用。範本的天花板通常在三個地方出現：同時跑的詢價案太多、簽核要好幾層、或要回頭查歷史價格。

大型企業會直接上採購系統（P2P），把詢價、比價、訂購、驗收、付款串成一條；中小企業多半走折衷，從最痛的那一段開始做。客製化採購系統要考慮哪些決策、大概落在什麼預算，在 客製化採購管理系統開發指南 有完整拆解；報價這一側的三條路（Excel、現成 SaaS、客製化）則在 自動報價系統怎麼建 那篇。

這股往系統搬的趨勢在大企業已經很明顯。Deloitte 的 2025 全球採購長調查訪問了 250 多位採購長，數位化程度最高的那群「Digital Masters」，最多把 24% 的採購預算放在採購科技上，達成節省成本目標的比例也比其他人高。中小企業不需要照抄這個比例，但方向是一樣的：詢價比價留下的資料，就是下一次議價的籌碼。

如果你的情況是 B2B 批發，報價要依客戶等級、數量級距算不同價格，再送主管審核，Excel 很快就會撐不住。我們做過同型的報價系統，例如 食品階梯報價與型錄系統：成本連動四階梯報價、主管審核，加上中英型錄匯出。

看到這裡，如果你也在想「我們公司的詢價、報價流程，哪一段最值得先搬進系統」，可以把現在的做法丟過來，加 LINE 跟我們聊聊，我們會直接告訴你哪一塊值得做、哪一塊繼續用 Excel 就好。

詢價單常見問題