驗收單怎麼寫？進貨驗收、工程驗收與專案驗收欄位範本，三單比對與驗收不過怎麼處理

驗收單是收到貨、完工或交付成果時，由收貨或使用的人確認「品項對、數量對、品質對」的紀錄。它通常由倉管、工地主任或專案負責人當下開立，點收人和使用單位簽名，金額大的再加主管或品管。簽完的驗收單會變成入庫、付款和保固起算的依據。

我們幫企業盤點採購流程時，常先問一句：上個月那批料是誰點收的？很多公司答不出來。貨進倉了，帳也付了，翻回去只找到一張司機帶來的送貨單，上面一個看不清楚的簽名。等到發現少了兩箱、或規格送錯，已經沒有東西可以拿去跟廠商談。

驗收單是請購、採購之後的第三張單，也是最常被省略的那一張。這篇把重點放在驗收單本身：三種驗收單各要哪些欄位、一份可以照抄的範本、驗收不過或只收一部分時怎麼記，以及什麼情況值得把它搬上系統。前兩張單的寫法可以看 請購單怎麼寫 和 採購單怎麼開。

驗收單是什麼？誰開、誰簽、簽完會發生什麼

一句話：驗收單證明「我們收到了，而且東西對」。沒有它，會計付款沒有依據，倉庫入帳沒有依據，日後要退貨或索賠也沒有依據。先用一張表把最常被問的事講完。

「誰不該簽」那一列有法源可以參考。政府採購法第 71 條 規定，承辦採購的人員不得擔任該案的主驗人。民間公司不受採購法拘束，但道理一樣：讓下單的人自己驗收，價格和品質出問題時沒有第二雙眼睛。小公司人少，至少讓倉管或使用單位簽一個名，和下單的人分開。

保存年限的部分，驗收單常被當成付款傳票的附件，商業會計法第 38 條 規定會計憑證在年度決算後至少保存五年。紙本驗收單散在倉庫抽屜裡，五年後還找得到的公司不多。

驗收單和送貨單、簽收單差在哪

送貨單是廠商開的，寫「我送了什麼」；簽收單是你簽給司機的，只證明「有東西到了」。驗收單是你自己開的，證明「東西我看過，對或不對」。很多公司拿簽收過的送貨單當驗收單用，問題在於簽收當下通常沒拆箱，數量和品質都還沒確認。送貨單怎麼開、和發票怎麼對，可以參考 出貨單怎麼開，那是站在賣方的角度。

進貨驗收、工程驗收、專案驗收：三種驗收單的欄位差在哪

先講結論：進貨驗收看數量和規格，工程驗收看完成度和圖說，專案（系統）驗收看功能和交付文件。三種單共用一半欄位，差在「驗什麼」和「誰來驗」。

進貨驗收的品質檢查，在製造業通常由進料檢驗（IQC）負責，抽多少、怎麼判，可以接著看 進料檢驗怎麼設計。驗收單只要記下檢驗結果和檢驗單號，不用把檢驗表整份抄進來。

工程和專案驗收有一個共同點：常和分期付款綁在一起。民法第 505 條 規定承攬報酬在工作交付時給付，分部交付、報酬也分部定的，就在每部分交付時給付該部分。換句話說，驗收單切幾段，付款就切幾段，單據之間的金額得對得起來。

這類「驗收一段、請款一段」的系統我們做過同型的：汽車包膜報價與簽約系統 把報價、合約、簽署、請款串成同一條線，包膜工程分訂金、施工中、交車幾段請款，系統確保同一筆訂金只扣抵一次，每張請款單都顯示正確的已扣抵與應收尾款。你的驗收和付款如果也是分好幾段，可以 跟我們聊聊，我們先幫你看流程適不適合上系統。

系統或軟體案的驗收要另外注意什麼

系統案驗收最常吵的是「什麼叫做完成」。建議在合約附上驗收測試清單，每個功能寫明操作步驟和預期結果，驗收單上逐項打勾、附截圖。完整的測試清單與會議流程可以看 軟體驗收 SOP 與 UAT 測試清單，合約裡分期驗收條款怎麼寫，看 軟體開發合約範本。

驗收單範本：可以直接照抄的欄位

下面這份是民間公司通用版，進貨、工程、專案都能用，不需要的欄位留空。欄位順序照實際填寫的順序排：先填基本資料，再逐項記結果，最後簽名。

這份欄位的骨架參考了公部門的格式。政府採購法施行細則第 96 條 規定驗收紀錄要記載案號、標的名稱及數量、廠商名稱、履約期限、完成履約日期、驗收日期、驗收結果，以及不符契約時的情形，並由辦理驗收人員會同簽認。民間公司照這幾項去改，基本上就不會漏。台大總務處採購組的 驗收實務簡報 也列了驗收常附的文件：送貨單、保固書、驗收照片、規格功能檢測表，可以當附件清單的參考。

一張填好的進貨驗收單長什麼樣

• 驗收單號 RC-20261108-003，對應採購單 PO-20261030-012，廠商送貨單號 D-88123
• 品項：304 不鏽鋼板 1.5mm，訂購 100 片，本次到貨 100 片，實收 98 片
• 合格 95 片，不合格 3 片（表面刮傷），短少 2 片
• 處理方式：3 片退貨換新，2 片通知廠商補交，本次可付款數量 95 片
• 附件：送貨單、刮傷照片 3 張；點收人、使用單位主管簽名並押日期

這張單一看就知道三件事：可以付多少錢、廠商還欠什麼、誰負責追。想把你現在用的驗收單丟過來比對，可以直接 用 LINE 傳給我們，我們看一下哪些欄位少了、哪些可以省。

驗收單怎麼跟請購單、採購單、發票對

先講規則：發票上的數量不能超過驗收合格的數量，單價不能超過採購單的單價，兩個都對才付款。這就是常說的三單比對；如果把請購單也拉進來核對「當初有沒有人申請」，就是四單。採購單那一端要對哪些欄位，採購單怎麼開 已經整理過，這裡只講驗收單那一端最常出的差異。

「沒有驗收單」那一列是最常見、也最容易被低估的。Tellius 在 2026 年 9 月的整理 引用 Ardent Partners《State of ePayables 2025》，平均有 18.4% 的發票需要人工介入處理，應付帳款人員有 21.9% 的時間在回覆供應商詢問；文中把「缺驗收紀錄或只驗收一部分」列為卡住付款的原因之一，負責補件的是收貨或服務驗收的人。

這不是新問題。蘇格蘭邊區議會 2017 年 9 月一份內部通報 就寫到，有些發票付不出去，是因為貨收了卻沒做收貨登錄，而不少待補的登錄還掛在已離職或調職的人名下，只能由主管改派。驗收單拖著不開，最後被追著跑的是會計，被催款的是公司信用。

我們的看法很直接：驗收單應該在收貨當下開，不該等發票來了才補。事後補的驗收單只能照發票抄，三單比對就變成兩單在對自己。發票對上之後的請款與收款追蹤，可以接著看 應收帳款怎麼管，那是同一條單據鏈在賣方的那一頭。

驗收不合格、部分驗收、退貨怎麼記

原則只有一條：不合格也要開驗收單，把不合格的數量、原因和處理方式寫清楚。整張不開、等廠商補完再一起開，最後會沒有人記得當初少了什麼。

「部分驗收」和「減價收受」在公部門有明確規定。政府採購法第 72 條 寫明，驗收不符時應通知廠商限期改善、拆除、重作、退貨或換貨；不符部分不重要、其他部分能先使用的，可以先驗收那部分並支付部分價金；不妨礙安全與使用的，必要時可以減價收受。施行細則第 99 條 也規定，先行使用的部分應先辦驗收，並可就該部分付款、起算保固。民間公司可以直接把這套做法寫進自己的採購規定。

時效也要注意。民法第 356 條 規定買受人應依通常程序從速檢查收到的物品，發現瑕疵要立即通知賣方，怠於通知的，除了一般檢查發現不了的瑕疵以外，視為承認所受領之物。貨放了一個月才拆箱，發現刮傷再找廠商，對方可以主張你已經收下了。驗收單上的「到貨日」和「驗收日」分開記，就是為了留下你有及時檢查的證據。

退貨之後，庫存和帳要怎麼跟著動

退貨單要回頭對到原驗收單號，庫存扣掉退回的數量，會計那邊對到廠商的折讓或重開發票。這三件事如果分散在倉庫、採購、會計三個 Excel 裡，月底一定對不起來。庫存端的領料、退料與盤點怎麼設計，可以看 物料管理怎麼做。

驗收簽收要誰簽、怎麼留下證據

先講結論：簽名的人要說得出「我在什麼時候、看過什麼」，所以簽名要加日期，最好配照片或檢驗紀錄。公部門的做法是驗收紀錄由參加人員會同簽認，施行細則第 101 條 還規定公告金額以上的工程或財物採購，驗收完畢後 15 日內要填具結算驗收證明書，由主驗與監驗人員分別簽認。

簽名最卡的地方在工程和專案驗收：參與的人多、常常不在同一個地方，一張紙要跑好幾天，中間還可能被改。這段如果想先數位化，可以從簽名開始。我們自己做的 秒簽 SpeedSign 可以把驗收紀錄貼上去整理成文件，寄給多位簽署人（一份最多 10 位，人數依方案），也能鎖定順序，讓使用單位簽完才輪到主管。全部簽完會產生完成版 PDF，最後一頁附簽署證明書，記下每位簽署人的驗證與簽署時間，日後要查有沒有被改過，可以到公開驗證頁比對。免費註冊就能用，先拿一張驗收單試試。

秒簽處理的是「簽」這一段；驗收數量要自動回寫庫存、帶出可付款金額，還是得靠採購或 ERP 系統，兩件事分開評估比較清楚。

紙本、Excel、ERP 採購模組、客製系統：驗收單放哪裡

一句話分工：月進貨幾十筆、單一倉庫，Excel 加固定格式就夠；驗收要接庫存和付款，就該進系統；流程有分段驗收、多方會簽或特殊檢驗，才考慮客製。

用 ERP 的公司要注意一件事：多數採購模組把驗收當成「收貨入庫」一個動作，工程分段驗收、限期改善後複驗、減價收受這些情況，常常要在備註欄自己記。選型時拿你最麻煩的那張驗收單去問廠商怎麼處理，比看功能清單有用。整體怎麼選，可以看 採購系統怎麼選 和 台灣 ERP 廠商比較。

什麼時候該把驗收單搬上系統

出現下面任兩種狀況，就值得評估：月底對帳常因為找不到驗收單卡住付款；同一批貨分好幾次到，Excel 算不清楚還欠多少；退貨後庫存和應付帳款對不起來；工程或專案驗收要好幾個人簽，一張單跑一週。

順序很重要：先統一格式和簽核規則，再上系統。流程還沒定下來就導系統，只是把混亂搬到線上。整個 ERP 從需求盤點到驗收怎麼分階段，可以看 ERP 系統流程完整拆解。

如果你也在想驗收這段放到自己公司會長什麼樣，我們很樂意 聽你聊聊現況，也可以直接 用 LINE 傳你現在的表單。值不值得做、從哪一段開始最划算，我們會直接告訴你。

驗收單常見問題