檢驗報告怎麼做？進料、製程、出貨檢驗報告範本欄位，客戶要的 COA 與檢驗紀錄怎麼留

週五下午，業務轉來一封客戶採購的信：「下個月起每批出貨請附檢驗報告，含 COA。」品保主管打開共用資料夾，裡面有三種格式的出貨檢驗表，一份是前任留下的 Word，一份是 Excel，還有一份是客戶兩年前給的範本，欄位各不一樣。要交給客戶的那一份該長什麼樣子，沒有人說得準。

檢驗報告就是把「這批東西檢過了、照哪一份規格檢、量到多少、誰判定合格、誰核准放行」寫成一份可以查的紀錄。我們寫這篇時，用一個示範用的金屬沖壓支架，把出貨檢驗報告從表頭到簽核實際填了一份，放在文章中段。填完最大的感想是：欄位抄得到，真正難的是每個欄位都要能往回連到批號、量具和規格版次。

如果你要找的是進料、製程、出貨三道檢驗關卡要怎麼設計，先看 進料檢驗怎麼設計；這篇只講「檢驗報告」這份文件本身：三種報告差在哪、要放哪些欄位、客戶要的 COA 跟內部紀錄怎麼分、紙本與 Excel 的檢驗紀錄怎麼留才查得到。想先看整個品質系統的分層，可以從 QMS 品質管理系統是什麼 開始。

國際標準對這件事有一條很明確的底線。ISO 9001:2015 條文 8.6「產品與服務的放行」要求組織保留放行的文件化資訊，內容要包含符合允收準則的證據，以及能追溯到授權放行的人，條文重點可以參考 ISMS.online 的條文解說。換成工廠的話：出貨檢驗報告上要看得到量測結果跟允收標準，也要看得到是誰簽名放行。

檢驗報告是什麼？進料、製程、出貨三種報告差在哪

先講結論：三種報告的欄位大同小異，差在誰填、什麼時候填、要給誰看。進料檢驗報告擋的是供應商的料，製程檢驗報告擋的是自己產線的問題，出貨檢驗報告是唯一會交到客戶手上的那一份。

製程檢驗裡最常見的兩種紀錄，首件與巡檢，各有專門的表單寫法：換線後第一件怎麼確認，看 首件檢查怎麼做；巡檢的頻率與路線，看 巡檢怎麼排。進料端除了自己檢，也要管供應商附來的報告可不可信，供應商評鑑的做法整理在 供應商評鑑 那篇。

檢驗報告範本：一份報告要有哪些欄位

一份檢驗報告可以拆成三塊：表頭說明這份報告在檢哪一批東西，本文是每個檢驗項目的規格與量測值，表尾是判定和簽核。下面是我們建議的範本欄位，進料、製程、出貨三種報告都能套用，差別只在幾個欄位的來源。

抽樣那一欄最常被亂填。樣本數、允收數要照抽樣表查出來，查表方法在 AQL 抽樣計畫怎麼查表；檢驗項目與規格，則要跟 QC 工程表一致，欄位說明見 QC 工程表怎麼寫。量具編號那一欄，是後面「量具過期要追回報告」唯一的線索，量具週期怎麼訂寫在 儀器校正法規怎麼看。

這些欄位要串成一條線，靠的是表單之間互相連得起來。我們做過一套 QMS 品質管理系統互動原型，把品質異常、矯正措施與簽核放在同一套流程骨架裡；它目前是原型，用來當報價依據，後面系統比較那一段會再說明它跟檢驗紀錄的關係。

出貨檢驗報告填寫範例：一份完整的報告長這樣

下面這份是示範用的出貨檢驗報告，料號、批號、數值都是依常見的金屬沖壓件設定，方便你對照自己的格式。

本文的量測區長這樣。注意每一項都有量具編號和實際數字，外觀這種計數型的項目，寫的是缺點數。

填完這份我們發現，最花時間的是「檢驗依據與版次」那一格：要先確認客戶圖面現在是 Rev.D，再確認出貨檢驗規範有沒有跟著改。這一格填錯，後面每個數字都在對錯的規格。關鍵尺寸如果客戶還要求製程能力，量測值累積起來就能算 Cpk，算法見 Cpk 怎麼算。

客戶要的 COA 跟內部檢驗報告差在哪

先講結論：內部檢驗報告是給自己查的完整紀錄，COA 是從這份紀錄整理出來、交給客戶的證明文件。兩者的數據要同一個來源，交出去的那一份可以少，絕對不能跟內部紀錄對不上。

COA（Certificate of Analysis，分析證明書）在化工、食品、藥品、原物料行業最常見。製造業系統商 SG Systems 的 COA 名詞說明把它定義為每一批貨都要附的文件，內容包含批號、檢驗項目、規格、實測結果與品保簽核。金屬與機構件的客戶，比較常講「出貨檢驗報告」或「材質證明」，歐洲標準 EN 10204 把這類文件分成四種，差別在有沒有附數據、數據是不是這一批的、由誰確認，對照整理可以看 Project Materials 的說明。

COA 要放原始數據，還是只放判定？

看客戶規格怎麼寫。客戶的採購規格、品質協議或圖面上，通常會寫明要哪幾個項目、要不要附實測值。沒寫清楚就去問，問完把答案寫進客戶別的出貨檢驗規範，不要每次出貨才重新猜。

我們的看法比較明確：能附實測值就附。只寫「PASS」的 COA，客戶收到後沒辦法自己判斷這批離規格上限還有多遠，一旦出問題，也很難證明出貨當時是合格的。附上數據，反而是在保護自己。真正要小心的是另外打一份 COA：業務或助理把數字從檢驗表抄到客戶格式，抄錯一個小數點，就是一份跟內部紀錄對不上的對外文件。

檢驗報告的簽核與保存：誰簽、存多久、怎麼查得到

簽核的原則只有一條：量的人跟放行的人分開。檢驗員簽檢驗結果，品保主管簽放行，兩個簽名都要有日期。同一個人簽滿檢驗、審核、核准三格，稽核員通常會直接開缺失。

保存期限 ISO 9001 沒有給固定年數，交給公司自己訂，寫在文件管制或紀錄管制程序裡，實務上大多會再參考客戶要求、產品壽命與法規。品質手冊與程序書怎麼分工，可以看 品質手冊怎麼寫。

「查得到」比「存起來」難。紙本報告收進檔案夾，三個月後客戶來問某一批，要先知道出貨日期、再翻那個月的夾子；Excel 檔則是散在各人電腦，檔名各自命名。要讓報告查得到，最低限度要做到一件事：報告編號、批號、出貨單號三個號碼能互相找到。

檢驗報告最常出的四種錯

下面這四種錯，是稽核和客訴時最常被翻出來的，而且多半跟格式無關，問題出在報告跟其他資料沒有連起來。

量具過期那一項，除了校正日期，還要確認量具本身量得準不準，這是量測系統分析在管的事，見 MSA 量測系統分析。出貨檢驗抓到的不良品，要算進不良率才看得出趨勢，計算方式見 不良率計算怎麼算。

客訴來的時候，檢驗報告要能往回追

檢驗報告真正被用到的時候，通常是客訴。客戶說「上週那批孔距偏大」，品保要在最短時間內回答三件事：那一批出貨時量到多少、用哪一支量具、同一批原料還做了哪些貨。

圖上每一個箭頭，都是一個要人工翻找的地方。紙本和 Excel 的做法，每一步大約要翻一個資料夾；把這些號碼放進同一個系統，就能從客訴單直接點到相關紀錄。批號怎麼從工單一路串到檢驗紀錄，生產履歷系統怎麼做 有完整說明；追到原因之後，要開品質異常單跟催對策，寫法在 品質異常單怎麼開、怎麼追；對客戶的回覆流程，看 客訴處理流程圖。

紙本、Excel、QMS 系統：檢驗紀錄怎麼留

先講結論：單一產品線、客戶不要求數據，紙本就夠；客戶要每批附數據、出貨量開始變大，Excel 是常見的第二步；當你需要從客訴一路追回原料批號，或是量具、規格版次要自動檢查時，才是系統化的時機。

多數工廠會先用 Excel 撐一段時間，卡住的點幾乎都一樣：資料存得下來，但跟批號、量具、規格版次是分開的，客訴時還是要靠人翻。這時候要解的，是把檢驗紀錄接到工單和出貨，光把表格搬上雲端解決不了。品質系統怎麼選、費用大概多少，在 品質管理系統軟體怎麼選 有整理。

這類跨表單、要簽核的品質流程，我們做過一套 QMS 品質管理系統互動原型：電子零組件製造業的需求，8 個廠區，10 個工作天做出 13 個可點擊畫面，讓客戶在寫規格前先點過一輪畫面，原型最後成為報價的依據。它目前還是原型，檢驗報告那一段要接的批號、量具與簽核，也是從同樣的方式開始：先畫出你們的表單怎麼流，再決定哪些要系統化。想知道你們的檢驗紀錄適不適合這樣做，可以把現在的表單跟我們聊聊。

什麼時候該把檢驗報告系統化

給老闆一個判斷方法：下面三件事裡中了兩件，就值得認真評估。

• 客訴回覆常常超過兩天：時間大多花在找報告、對批號，真正分析原因的時間反而很少。
• COA 是另外打出來的：業務或助理從檢驗表抄數字到客戶格式，一年至少出過一次錯。
• 稽核常被開紀錄缺失：量具過期還在用、規格版次對不上、報告缺簽名，同一類缺失連續被開。

沒中也沒關係，先把現有的檢驗表照上面的範本欄位整理一輪：每一份都有批號、規格版次、量具編號和兩個簽名，這件事不用任何系統就能做，客訴時找資料的時間就會少很多。作業員怎麼量、怎麼記，最好寫進作業指導書，寫法見 作業指導書怎麼寫。看到這裡，如果你也在想「我們的檢驗紀錄放進系統會長什麼樣子」，我們很樂意 聽你聊聊現在的做法，一起看看從哪一塊開始最划算。