錄取通知書怎麼寫？範本全文、必寫條件、發了能不能反悔，以及讓新人線上回簽

我們在整理秒簽範本庫的「人事勞務」分類時，把錄取通知書排在第一份。理由很實際：這是公司跟新同事之間的第一份文件，也是最常在報到當天吵起來的一份。面試時說好月薪四萬二，報到才發現是「底薪三萬五加績效」；說好每週遠端兩天，第一週就被叫回辦公室。這類糾紛幾乎都出在同一個地方：條件沒寫下來，或寫了但新人從來沒有回覆過。

先給答案：錄取通知書要寫清楚職稱、工作地點、到職日、薪資結構、試用期、應備文件和回覆期限，最後留一個讓新人簽名回覆的地方。新人回覆接受之後，法院多半認定勞動契約已經成立，公司這時候再收回，法律上就等於片面終止勞動契約。下面這張表是整篇的重點，後面再一段一段拆。

錄取通知書在法律上算什麼？新人回覆接受，勞動契約就成立

錄取通知書是公司對應徵者的「要約」，新人在期限內回覆接受就是「承諾」。兩邊意思一致，勞動契約就成立，跟有沒有正式報到、有沒有簽勞動契約書沒有直接關係。

這個判斷的起點是民法兩條。民法第 153 條第 1 項寫：「當事人互相表示意思一致者，無論其為明示或默示，契約即為成立。」民法第 154 條第 1 項接著寫：「契約之要約人，因要約而受拘束。」白話就是：錄取通知一寄到對方手上，公司就被自己寫的條件綁住了。

勞動契約在法律上沒有規定一定要用書面。勞基法施行細則第 7 條列出勞動契約「應約定」的事項（工作場所、工時、工資、終止、獎金等 13 項），講的是內容該談哪些，沒有要求一定要簽紙本才算數。所以實務上，錄取通知加上新人回覆，常常就被當成勞動契約本身。

法院的看法也一致。104 人資市集的律師專欄摘錄了兩則判決：臺灣士林地方法院 102 年勞訴字第 63 號認為，應徵者取得錄取通知時，雙方已有僱用的合意，「此際兩造間之勞動契約即已成立」；臺灣桃園地方法院 105 年勞訴字第 98 號則認定，應徵者回傳聘任通知書並約定到職日，雙方自到職日起成立不定期僱傭契約。（判決文字引自該專欄的摘錄，個案事實請以司法院裁判書原文為準。）

時間點不同，公司能做的事也不同。下面這張表把「寄出前」到「新人回覆」拆成五個階段：

最後一列很常見。新人回一句「可以，但月薪希望四萬五」，法律上就等於他拒絕了原本的錄取通知，換他提出一份新條件。這時候主動權回到公司手上，公司回覆同意，契約才以四萬五成立。所以談薪往返時，最後一版條件最好再寄一次完整的通知，讓新人針對那一版回覆。

有沒有辦法讓錄取通知「先不算數」？民法第 154 條但書允許要約時預先聲明不受拘束，民法第 166 條也規定雙方約定契約要用一定方式的，方式完成前推定不成立。所以有律師建議在通知書寫明「完成報到程序並簽署勞動契約後生效」。不過這種保留條款法院會不會採信，要看整體情形，我們不建議把它當成隨時可以取消的保險。

錄取通知書範本全文：8 個欄位，複製就能改

下面這份範本以秒簽範本庫的「錄取通知書」為底，補上工作時間、應備文件和應徵者回覆欄，總共 8 個欄位：職務、工作地點與時間、到職日、薪資、試用期、應備文件、回覆期限、簽名回覆欄。底線處換成你的條件就能用。

錄取通知書

＿＿＿＿ 先生／小姐 您好：

感謝您參加本公司甄選。經評估後，本公司決定錄取您，任用條件如下：

一、職務：職稱＿＿＿＿，所屬部門＿＿＿＿，直屬主管＿＿＿＿。
二、工作地點與時間：工作地點＿＿＿＿＿＿。每日＿＿時至＿＿時，休息＿＿分鐘；如有遠端工作安排，每週＿＿日，依公司遠端工作規範辦理。延長工時依勞動基準法給付加班費。
三、到職日：民國＿＿＿年＿＿月＿＿日上午＿＿時，報到地點＿＿＿＿。
四、薪資：月薪新臺幣＿＿＿＿＿元整，其中本薪＿＿＿＿元、＿＿津貼＿＿＿＿元，每月＿＿日以轉帳發放。年終獎金依公司營運狀況與個人績效核發，不列入保障薪資。
五、試用期：自到職日起＿＿個月。試用期間之工資、勞保、健保、勞工退休金提繳及其他勞動條件，與正式任用相同。
六、報到應備文件：身分證影本、最高學歷證明影本、前一份工作之離職證明（如有）、薪資轉帳帳戶影本、＿＿＿＿。本公司僅留存影本，不留置正本。
七、回覆期限：請於民國＿＿＿年＿＿月＿＿日前回覆是否接受本通知，逾期未回覆，本通知失其效力。

正式任用後之權利義務，以雙方簽訂之勞動契約書為準；勞動契約書所定條件不低於本通知。

公司：＿＿＿＿＿＿＿＿（簽章）　日期：＿＿＿＿＿＿

應徵者回覆：
□ 本人同意上述任用條件，並將於到職日報到。
□ 本人婉拒本次錄取。
應徵者：＿＿＿＿＿＿＿＿（簽名）　日期：＿＿＿＿＿＿

每個欄位為什麼要這樣寫，對照下表：

範本裡「勞動契約書所定條件不低於本通知」這一句是刻意加的。它讓新人知道錄取通知寫的是底線，報到後簽的正式契約只會比這份好，不會更差，回覆的意願會高很多。

講到這裡，這份文件我們已經做進自家產品：秒簽 SpeedSign 的範本庫裡就有「錄取通知書」（範本頁可以直接看全文），按「立刻開啟這份合約並寄出簽署」，在編輯器把底線填好就能寄給新人。新人不用註冊，收信輸入 Email 驗證碼後就能讀全文、簽名回覆，簽完雙方各拿一份完成版 PDF。免費註冊就能用，寄一份給自己試試看最快。條件怎麼寫還拿不定主意，也可以直接加我們的 LINE 問。

錄取通知書必寫的 6 個條件，和最常吵起來的地方

最常引發爭議的是這 6 個條件：薪資結構、試用期、到職日、職務與工作地點、回覆期限、應備文件。每一個都有一個「看起來寫了，其實沒寫清楚」的版本，先看總表：

薪資：寫月薪總額，再寫組成

錄取通知書的薪資要寫月薪總額，再拆出本薪與各項津貼，獎金另外寫。只寫一個數字，日後算加班費、資遣費、勞保投保薪資時，「這筆算不算工資」就會變成爭點。

年薪制的寫法要特別小心。「年薪 14 個月」聽起來很明確，但多出來的 2 個月是保障還是看公司營運，新人和公司的理解常常不一樣。建議把保障的部分寫進月薪或明確寫「保障年終 1 個月」，其他寫「依營運狀況與績效核發」。

數字本身也有下限。目前最低工資是月薪 29,500 元、時薪 196 元；2026 年 9 月最低工資審議會已決議 2027 年起調整為月薪 30,900 元、時薪 205 元（今周刊報導，決議後還要送行政院核定）。到職日落在 2027 年的錄取通知，薪資要用新數字檢查一次。延長工時的規則也寫一句「依勞動基準法給付加班費」就好，需要員工同意加班的情況，另外用自願加班同意書處理。

試用期：可以約定，但勞動條件跟正式員工一樣

勞動部在試用期權益說明講得很直接：現行勞動法令沒有明文規範試用期，雙方可以約定合理的試用期，但「不論工資、工時、休假等勞動條件及相關福利事項，皆有勞動基準法等相關勞動法令之適用，與一般勞工並無不同」。

同一份說明也寫到，雇主在試用期內或期滿要終止契約，仍然要有勞基法第 11 條、第 12 條或第 13 條但書的情形，不能約定「試用期間可以隨時終止」。試用不通過，要回到「不能勝任工作」走資遣，按年資預告、給資遣費與謀職假。延長試用期屬於契約變更，要跟員工協商，不能公司單方決定。

所以錄取通知書寫試用期，最安全的一句就是範本裡那句「試用期間之工資、勞保、健保、勞工退休金提繳及其他勞動條件，與正式任用相同」。正式契約裡試用期與競業條款要怎麼寫才合法，可以接著看員工合約範本那篇的逐條拆解。

到職日與回覆期限：寫日期，不要寫「盡快」

回覆期限寫具體日期，到職日也寫具體日期。民法第 158 條規定要約定有承諾期限的，期限內沒有承諾就失去拘束力；沒寫期限，就要回到「依通常情形可期待承諾之達到時期」判斷，這個「通常情形」誰都說不準。

期限多長，我們的建議是 3 到 7 天。太短，新人會覺得被逼；太長，你手上的備取人選會先被別家錄取。到職日則要預留新人跟前公司預告的時間，在職者通常要 10 天到 30 天。

應備文件：列影本清單，不收正本

應備文件要列清楚、只收影本。就業服務法第 5 條第 2 項第 2 款規定，雇主不得「違反求職人或員工之意思，留置其國民身分證、工作憑證或其他證明文件，或要求提供非屬就業所需之隱私資料」。收走身分證正本、要求提供家人職業或婚育計畫，都可能踩線，被主管機關處以罰鍰。

收了身分證與帳戶影本，就是蒐集個人資料，個資法的告知義務也要一起顧到。報到時讓新人簽一份個資同意書，把蒐集目的、利用期間、刪除方式寫清楚，是最省事的做法。

職務與工作地點：寫到能對照的程度

職稱、部門、直屬主管、辦公室地址、遠端天數都寫上。之後要調動，勞基法第 10 條之 1 的調動五原則會拿錄取時約定的內容當比較基準，寫得越具體，雙方越不會各說各話。

錄取通知書發了可以反悔嗎？公司與新人兩邊怎麼處理

公司在新人回覆期限內原則上不能收回；新人接受後要終止，得有勞基法的法定事由，否則可能被要求補發工資。新人反悔的話，公司實務上很難請求賠償。兩邊的法律風險差很多，處理方式也不同。

公司反悔：最貴的是補發工資

新人接受錄取後，公司片面取消，新人可以主張雙方僱傭關係存在、是公司拒絕受領勞務。民法第 487 條寫：「僱用人受領勞務遲延者，受僱人無補服勞務之義務，仍得請求報酬。」也就是說，官司打多久，公司可能就要補多久的薪水。前面引用的律師專欄也提醒，勞動事件法施行後，勞工還能聲請定暫時狀態處分，要求公司先繼續僱用、照付工資。

就算契約還沒成立，例如新人只是口頭說「應該沒問題」，公司也不是完全沒有責任。民法第 245 條之 1 的締約上過失，規定準備或商議訂約時「顯然違反誠實及信用方法」，對方非因過失而信契約能成立、因此受損害的，要負賠償責任。新人為了這份工作先辭掉原工作，就是最典型的情況。這條在錄取爭議上法院怎麼適用，要看個案，我們這裡只標出風險。

真的不得不取消，比較好的做法是跟新人協商合意終止，補償金額與雙方不再追究寫進書面。這時候請避免叫新人簽「自願離職」，那份文件在勞資爭議裡常被翻案，原因在自願離職切結書那篇有完整說明。

新人反悔：法律上很難追，靠流程預防

新人報到前改變心意，公司能做的其實不多。勞基法第 15 條第 2 項規定，不定期契約勞工終止契約，準用第 16 條的預告期間；第 16 條的預告從「繼續工作三個月以上一年未滿者，於十日前預告」起算，還沒報到的新人年資是零，法律上沒有預告義務。

在錄取通知書寫「接受後反悔須賠償一個月薪資」也多半沒用。勞基法第 15 條之 1 只允許雇主在提供專業技術培訓、或給予合理補償的前提下，約定最低服務年限與違約金；勞基法第 26 條也禁止雇主預扣工資作為違約金或賠償費用。報到前的新人兩個條件都不符合。

比較有用的是流程：回覆期限寫短一點、到職前一週再確認一次、備取人選不要太早回絕。用線上簽署寄出的話，新人要婉拒也可以直接按拒簽，系統留下紀錄，公司當天就知道要聯絡備取，不用等到報到日才發現人沒來。

錄取通知書之後還要簽什麼？入職文件的順序

順序是：錄取通知書確認條件，報到當天或第一週簽勞動契約書，接著依職務簽保密協議與競業或禁止招攬條款，同時收個資告知同意。錄取通知書負責「說好的條件」，後面幾份負責「上班後的規矩」。

有兩件事容易漏。第一，勞動契約書的條件不能比錄取通知書差。新人已經接受了錄取條件，報到時拿出一份薪資比較低的契約要他簽，等於要求變更已成立的契約，新人拒簽也站得住腳。第二，保密協議不要塞進錄取通知書。錄取通知越短越好回覆，保密範圍與違約金這種需要細讀的條款，放在報到時另簽，新人比較不會因為一份條款卡住整個錄取。

員工在職期間與離職時也會需要文件，常見的有在職證明和離職證明書。入職時把資料整理好，之後開這些證明會快很多。

用 Email、LINE 發錄取通知書有效嗎？要不要蓋公司大小章

有效。勞動契約不以書面為必要，Email、LINE 都能讓契約成立，也不需要蓋公司大小章。真正的問題在舉證：日後吵起來，你拿不拿得出「新人看過完整條件、明確表示接受」的紀錄。

大小章的部分，民法第 3 條處理的是「依法律之規定，有使用文字之必要者」，而勞動契約沒有法定的書面要件，所以錄取通知書蓋不蓋章，不影響效力。公司習慣用印的話照用沒問題，想做成電子檔，可以參考印章產生器與電子印章那篇。

電子方式的效力，2024 年電子簽章法修法後更清楚了，電子簽名有沒有法律效力那篇有逐條整理；想先弄懂紙本與電子合約差在哪，可以看電子合約是什麼。各種發送方式的差別，整理成下表：

「只回收到」是 Email 最常見的漏洞。收到代表看到了，不代表接受了。錄取通知書要的是一個明確的動作：勾選接受並簽名。這也是範本裡回覆欄同時放「同意」和「婉拒」兩個選項的原因。

讓新人線上回簽錄取通知書：用秒簽寄出的實際流程

用秒簽寄錄取通知書分四步：開範本、填條件、設簽署期限寄出、新人驗證後回簽。從打開範本到寄出，熟悉之後幾分鐘就能完成。

1. 開範本：到錄取通知書範本頁按「立刻開啟這份合約並寄出簽署」。還沒有帳號也能先寫，草稿存在瀏覽器裡，要寄出時再登入（換電腦或清除快取草稿就會不見）。
2. 填條件：在編輯器裡直接把底線換成實際條件，條款會自動編號。前面那份 8 欄位範本可以整段複製貼上，標題與條款會自動轉好。
3. 設簽署期限並寄出：簽署期限預設 14 天，可以設 1 到 90 天，超過天數連結自動失效。建議把它設成跟錄取通知書的回覆期限同一天，期限一到連結就關，跟文件寫的「逾期失效」一致。
4. 新人回簽：新人不用註冊，收信後輸入 Email 驗證碼（6 位數、10 分鐘有效）才看得到文件，讀完全文後簽名回覆；不接受也可以直接拒簽，系統會記錄下來。

對錄取通知書來說，最有用的是兩個設計。第一，有人簽了內容就鎖定，公司不能在新人簽完後偷偷改條件；文件列表也會標出哪份「寄出後曾修改」。第二，全部簽完後系統產生完成版 PDF，附一頁簽署證明書（完成時間、8 碼驗證碼、文件 SHA-256 雜湊、每位簽署人的驗證紀錄），自動寄給公司與新人，日後任何一方都能到公開驗證頁確認文件有沒有被改過。

新人報到後，同一套流程可以接著寄範本庫裡的「勞動契約書」和「保密協議」，入職三份文件都在同一個後台看得到誰簽了、誰還沒簽。目前的限制也先講清楚：秒簽還不能直接匯入 Word 或 PDF 檔，要用複製貼上；免費方案一份文件只能有 1 位簽署人，錄取通知只寄給新人一個人剛好夠用。台灣其他電子簽署工具怎麼比，可以看我們整理的電子簽署工具比較。

如果你在評估的是整套人資流程，而不只是錄取通知這一份文件，我們整理過人資系統客製開發的費用與做法，可以對照自己公司的規模看要買現成系統還是客製。