人事保證書怎麼寫？民法保證期間上限、賠償範圍、保證人可以拒絕嗎，附雇主版範本與遠端線上簽署

人事保證書是公司、員工的保證人之間簽的書面約定：員工將來因為職務上的行為讓公司受損、又賠不出來時，由保證人代為賠償。規定在民法債編第 756 條之 1 到之 9，一共九條，重點只有三個數字和一個順序：保證期間最長三年，賠償金額原則上以員工出事那一年可以領到的報酬總額為限，公司對保證人的請求權兩年不行使就消滅；而且公司要先向員工本人或其他管道求償，求不到才輪到保證人。

我們在整理線上簽署工具的範本時，把人資最常發給新人的文件翻過一輪，人事保證書是其中「最常被抄錯」的一份。網路上流傳的版本很多還寫著「保證期間五年」「無限連帶賠償」「保證人拋棄先訴抗辯權」，這些條款放到民法人事保證那一節裡，有的會被自動縮短，有的可能被法院認定無效，公司以為有保障，真的出事時才發現打了折。這篇寫給要發保證書的雇主與人資：先把九條法律講成白話，再給一份三方欄位齊全的範本，最後處理最實際的問題，保證人住在外縣市要怎麼簽。

先用一張表把重點講完：

人事保證書的法律依據：民法第 756 條之 1 到之 9 白話對照

先講結論：人事保證是民法替「員工保證人」特別設計的一套規則，比一般保證對保證人寬鬆很多。這一節是民國 88 年民法債編修正時增訂的，民法債編施行法第 35 條還規定修正前就簽好的人事保證，除了賠償上限那一項，也一樣適用新規定。下面這張表是九條條文的原文重點與白話，數字都以全國法規資料庫的現行條文為準。

條文原文可以直接到全國法規資料庫查：第 756 條之 1、之 2、之 3、之 4、之 5、之 6、之 7、之 8、之 9。九條加起來不到五百字，發保證書之前，人資自己讀一遍原文最保險。

讀完會發現一件事：這套規則幾乎每一條都在保護保證人。立法的背景是，保證人通常是員工的家人或朋友，出於人情簽名，對公司內部怎麼管錢、怎麼管貨完全沒有控制力。所以法律要求公司先盡自己的管理責任，再來找保證人。理解這個方向，後面寫範本時就知道哪些條款寫了也沒用。

如果你的公司同時在整理員工到職文件，員工合約範本整理了勞動契約必寫的 8 個項目；要求新人簽保密協議書的，也可以一起看。條文看完還有疑問，可以直接加 LINE 問我們，我們會跟你說哪些地方要找律師確認。

人事保證書跟一般保證、連帶保證差在哪

一句話分清楚：人事保證保的是「員工將來可能造成的損害」，一般保證與連帶保證保的是「已經存在的債務」，例如借款。保的東西不同，法律給保證人的保護也差很多。很多公司拿借款保證書或本票保證的格式改一改當人事保證書用，就是混淆了這三種。

一般保證的定義在民法第 739 條，先訴抗辯權在第 745 條，連帶債務的明示要件在第 272 條。借錢找保證人的情境，借款契約書範本有完整的寫法；如果你要員工承諾的是某個行為而非賠償，例如不碰公司客戶資料，用承諾書會比保證書貼切，那篇也整理了承諾書和保證書的差別。

另外要分清楚的是保證人和員工本人的責任。員工自己造成的損害，本來就要依民法負責；公司對外被第三人求償時，民法第 188 條也讓公司賠完後可以回頭向員工求償。人事保證書只是在員工賠不出來時，多一個人可以找。它不會讓員工的責任變大，也不會讓公司可以從薪水裡先扣錢，勞基法第 26 條明定雇主不得預扣工資作為違約金或賠償費用；就業服務法第 5 條也禁止雇主扣留員工財物或收取保證金。要擔保，就用保證人；收押金、扣薪水這兩條路都走不通。

最實際的卡點：保證人住在外縣市

分清楚規則之後，人資真正頭痛的通常是流程。保證書需要三方簽名：公司、員工、保證人。員工每天都在公司，保證人卻常常是住在南部的父母、在國外工作的兄姊。傳統做法是把紙本寄回老家，請家人簽名蓋章、附身分證影本再寄回來，一來一回一週跑不掉，中間還可能寄丟或漏蓋章，而這段時間新人已經開始經手現金了。

這件事我們自己做了工具在處理。秒簽 SpeedSign是恆遠自己開發的線上簽署工具，一份文件最多可以放 10 位簽署人，勾選「鎖定簽署順序」就會照順序寄出：員工先簽、保證人接著簽、最後公司用印，前一位簽完才寄給下一位。保證人不用註冊帳號，收到 Email 後輸入驗證碼就能用手機簽名，公司那一欄可以上傳大小章用印。需要多一層證據時，可以把信任等級設為 L2，請保證人拍身分證正面並錄一段約 5 秒的確認影片，這些檔案會存檔當作簽署證據，系統不會自動比對或驗證身分證真偽。全部簽完會產生完成版 PDF，最後一頁附簽署證明書，記錄每位簽署人的驗證與簽署時間。

要說清楚的是，秒簽的範本庫裡目前沒有人事保證專用範本（借款保證是另一份文件，條件不同，不能混用）。做法是開一份空白文件，把本文下一段的範本貼上去，再設定三位簽署人的欄位。多人簽署的人數依方案而定，免費方案一份文件是 1 位簽署人。免費註冊就能用，可以先簽一份試試看。

人事保證書範本全文：雇主、受僱人、保證人三方欄位

下面這份範本照民法人事保證那一節的規定寫，粗體是要換成自己資料的地方。保證期間、賠償上限與通知方式三個地方，請依公司實際情況填寫，不要留白。

人事保證書

立保證書人（以下稱保證人）王大明，茲為受僱人王小華受僱於○○股份有限公司（以下稱僱用人）擔任門市出納職務，依民法第 756 條之 1 至第 756 條之 9 規定，與僱用人約定人事保證如下：

第一條（保證範圍）受僱人於保證期間內，因職務上之行為而應對僱用人負損害賠償責任，且僱用人不能依他項方法受賠償時，由保證人依本保證書負賠償責任。

第二條（保證期間）本保證自民國115年11月1日起至民國118年10月31日止，期間不逾三年。期間屆滿前，雙方得以書面更新。

第三條（賠償上限）保證人之賠償金額，以賠償事故發生時，受僱人當年可得報酬之總額為限。（如雙方另行約定上限，改寫為：保證人之賠償總額以新臺幣○○萬元為限。）

第四條（通知）有下列情形之一者，僱用人應即以書面或電子郵件通知保證人：一、僱用人依法得終止僱傭契約，而其終止事由有發生保證人責任之虞者。二、受僱人因職務上之行為而應對僱用人負損害賠償責任，並經僱用人向受僱人行使權利者。三、僱用人變更受僱人之職務或任職時間、地點，致加重保證人責任或使其難於注意者。保證人之通知地址與電子郵件以本保證書所載為準，變更時應通知僱用人。

第五條（終止）保證人受前條通知或知悉前條情形時，得終止本保證。受僱人之僱傭關係消滅時，本保證關係隨之消滅，但保證人對消滅前已發生之賠償責任仍依本保證書負責。

第六條（請求期限）僱用人對保證人之請求權，依民法第 756 條之 8 規定，自得請求時起二年間不行使而消滅。

第七條（其他）本保證書未規定事項，依民法人事保證及保證之相關規定辦理。本保證書以電子方式簽署者，各方同意以電子文件及電子簽章為之，與紙本簽名蓋章具同等效力。

保證人已詳閱本保證書全文及民法第 756 條之 1 至第 756 條之 9 規定，確認了解保證範圍、期間與賠償上限。

僱用人：○○股份有限公司　統一編號：○○○○○○○○　代表人：○○○（用印）　地址：○○市○○路○號

受僱人：王小華（簽名）　身分證字號：A1234○○○○○　職務：門市出納　到職日：115 年 11 月 1 日

保證人：王大明（簽名或蓋章）　身分證字號：A1000○○○○○　與受僱人關係：父子　通訊地址：○○縣○○鄉○○路○號　電話：09○○-○○○-○○○　電子郵件：○○○@○○○.com

中華民國115年11月1日

範本裡每個欄位為什麼要這樣寫，整理成下表：

關於「拋棄先訴抗辯權」：一般保證的保證人可以拋棄先訴抗辯權，這是很多保證書習慣加上的條款。但人事保證的補充性是第 756 條之 2 直接規定的，實務上對保證書能不能用一句拋棄條款排除它，看法並不一致，民法第 247 條之 1也規定定型化條款加重他方責任而顯失公平的部分無效。與其寫一條可能被打掉的條款，不如照法條寫，把力氣放在後面講的內控與通知上。

同樣是新人到職要簽的文件，自願加班同意書和減班休息協議書都有勞動法上的要件要顧；員工離職時公司依法要開的離職證明書，也可以一起放進人資的文件清單。

雇主的 4 個義務，與 3 個會讓人事保證求償打折的情況

先講結論：人事保證書簽了，公司還有四件事要持續做，任何一件沒做到，法院都可能減少保證人要賠的金額。很多公司把保證書收進檔案櫃就忘了，等到真的出事，才發現自己沒盡到義務。

最常讓求償打折的是下面三種情況，也是人事保證糾紛裡最典型的三種：

• 出事前就有徵兆，公司沒通知保證人。例如員工帳目短少已經被約談、公司已經在跟員工談分期還款，卻等到員工離職才通知保證人。這正好命中第 756 條之 5 的第一、二款，第 756 條之 6 讓法院可以減輕或免除保證人的賠償。
• 一個人管錢又管帳，沒有覆核。出納自己收款、自己記帳、自己對帳，月底沒有人核對。這種情況下發生侵占，法院很容易認定公司對受僱人的監督有疏懈，賠償金額可能被大幅減少。
• 員工調職或升職，沒讓保證人知道。保證書寫的是門市店員，後來升任區經理、開始管多家店的現金，保證人承擔的風險完全不同。第 756 條之 5 第三款要求公司通知，保證人接到通知可以選擇終止。

看完這張流程圖就知道，人事保證書在整個求償流程裡排在最後一關。公司真正能控制的，是前面那幾個步驟做得多確實。

保證人可以拒絕簽人事保證書嗎？什麼時候可以終止

先給答案：保證人當然可以拒絕簽，保證是自願的契約，沒有人有義務幫別人作保。簽了之後想退出，要看保證書有沒有寫期間，以及有沒有發生法定的終止事由。

從公司的角度看，「保證書沒寫期間」是最不利的寫法：保證人隨時可以退出，人資也不會知道哪一份保證書什麼時候失效。建議一律寫起訖日，並在到期前三個月提醒員工更新。

至於員工能不能拒絕提供保證人：如果公司在招募時就說明這個職務需要人事保證，找不到保證人可能就不會被錄取，這屬於公司的用人條件。但員工已經到職一段時間，公司才突然要求補簽，員工拒絕時公司若以此懲處或調降職務，就很容易變成勞資爭議。要求保證人的時點，最好放在錄取通知或員工合約簽署的同一天。

也提醒一件事：人事保證書和公司要員工簽的切結書是兩回事。有些公司在員工離職時要求簽自願離職切結書，內容寫到放棄某些權利，那份文件的效力另有判斷標準，不能拿保證書的規則套用。

哪些職位適合要人事保證書，哪些要了反而惹爭議

一句話判斷：員工的日常工作直接碰到公司的錢、貨或客戶款項，而且單一事件可能造成明顯損失，才值得要求人事保證。其他職位要了，增加的是招募阻力，保障效果很有限。

工程師和設計師那一列值得多說一句。這類職位最大的風險是客戶資料、原始碼外洩，這種損害通常很難用「員工當年報酬」為上限的保證來彌補，保密協議書加上帳號權限管理才是對的工具。實習生要簽的是學校、機構與學生三方的實習合約；外包人員則用勞務契約或派遣公司的要派契約處理，人事保證的對象限於公司自己的受僱人。

我們的看法比較直接：對大多數中小企業，人事保證書的心理作用大過實際求償作用。它讓員工知道公司重視這個職位的誠信，也讓家人多一層關心；但真正能擋住損失的，是一人收錢、另一人記帳的流程設計，和每天下班前的對帳。保證書排在這些制度後面當最後一道防線，這樣的順序才對。

人事保證書可以線上簽嗎？三方依序簽署的實際流程

可以。民法要求人事保證要以書面為之，電子簽章法第 5 條規定依法令應以書面為之者，內容可以完整呈現、日後可以取出查驗時，得以電子文件為之；應簽名或蓋章者，得以電子簽章為之，前提是相對人同意採用電子形式。第 4 條也明定電子文件不得僅因電子形式而否認效力。這也是範本第七條要寫電子簽署合意的原因。電子簽章法 2024 年修法後的完整變化，可以看電子簽名有法律效力嗎這篇；想先了解電子合約和紙本合約差在哪，電子合約是什麼有一張對照表。

用秒簽寄一份三方人事保證書，實際步驟如下：

完成版 PDF 之後如果有人質疑被改過，可以到秒簽的公開驗證頁上傳 PDF 或輸入 8 碼驗證碼比對。信任等級的選擇建議這樣分：一般職位用 L1（Email 驗證碼加手寫簽名）就夠；保證金額高、保證人與公司從未見過面的，用 L2 多留一份身分證照片與確認影片當證據。L3 可以用插卡式自然人憑證簽章，但只能在電腦上操作、需要讀卡機，對住在外地的長輩保證人門檻偏高，行動自然人憑證目前還不支援。

要提醒的是，寄出前請在文件裡確認保證人的 Email 正確，邀請連結預設 14 天到期。保證人若是不熟悉手機操作的長輩，可以請員工在旁邊協助開信，但簽名一定要保證人本人完成，L2 的確認影片也要本人入鏡唸出同意內容。

如果你在比較不同的電子簽署工具，台灣電子簽署工具比較用同一套標準比過 DottedSign、BreezySign、DocuSign 和秒簽，各自適合誰都寫在裡面。

延伸閱讀：員工合約範本、承諾書怎麼寫、借款契約書範本、勞務契約範本。